M-Files eliminerar risken för mänskliga dokumenthanteringsfel

Dokumenthantering är en central del av de flesta företags verksamheter, men att organisera stora mängder information kan vara en utmaning och hindra bolag från att arbeta effektivt.

– Digital hantering av våra dokument har gett en förbättrad produktivitet och ökad efterlevnad av standarder och regler, säger ansvarig på AQ Group.

Dokumenthantering utgör en viktig del av verksamheten för de flesta företag, oavsett storlek och bransch. Man hanterar och organiserar dagligen dokument, filer och data – och i takt med att dokumenthanteringssystemen blir alltmer avancerade kan företag effektivisera sina processer och rutiner ordentligt. Den finska dokumenthanteringsmarknaden har länge dominerats av M-Files. Nu har de expanderat i Norden och växer stadigt i Sverige, inte minst inom tillverkandeindustrin och Professional services.

Sticker ut på marknaden

Anders Edlund, säljchef Norden, berättar att det som gör att M-Files sticker ut på marknaden är att lösningen inte arbetar med traditionella mappstrukturer utan länkar information till användarna baserat på innehåll.

– Det handlar om vad något är, inte var det finns lagrat. Detta kopplas i sin tur till ett avancerat workflow och en samarbetsplattform för externa parter, säger han.

Genom att samla all dokumentation på ett ställe och skapa en enhetlig vy av företagets dokumentation kan företag enkelt leta efter, hitta och använda informationen de behöver utan att behöva söka i flera olika system.

– Våra lösningar möjliggör också automatisering av manuella arbetsuppgifter, vilket eliminerar risken för mänskliga fel och sparar tid och resurser som annars skulle ha använts på administrativa uppgifter. Våra lösningar är dessutom möjliga att integrera med befintliga system, vilket sparar både tid och pengar eftersom det inte krävs några extra investeringar i hårdvara eller mjukvara.

Så här fungerar M-Files, läs mer

En pålitlig partner

M-Files har visat sig vara en pålitlig partner för flera företag som vill förbättra sin produktivitet. Några av dessa är teknikföretaget Sinch och medicintekniska företaget Getinge.

– Getinge och Sinch är bolag med mycket höga krav på sin informationshantering. Vid ett införande av den här omfattningen finns det alltid unika förutsättningar och krav som behöver hanteras. Här är vi särskilt stolta över att kunna erbjuda en smidig och säker digital plattform som kan öka produktiviteten och göra stor skillnad i vardagen, inte minst genom att information blir enklare att hitta och använda, säger Anders Edlund.

Ett annat exempel är verkstadsföretaget AQ Group, som har använt M-Files för att hantera sina stora mängder dokument och optimera dokumenthanteringsprocesserna inom organisationen.

– Vi har lyckats uppnå både en enhetlig dokumentationsvy och fullständig överensstämmelse med olika standarder och regler. M-Files har också möjliggjort automatisering av våra manuella arbetsuppgifter, vilket har lett till minskad risk för mänskliga fel och förbättrad effektivitet, säger ansvarig projektledare på AQ Group.

Även finländarnas stamnätsbolag Fingrid Oyj har kunnat uppnå fullständig efterlevnad av olika standarder och regler med hjälp av M-Files, vilket enligt bolagets Communications and Information Management Manager har varit viktigt för deras verksamhet. Dessutom har teknikkonsultföretaget IKM Ocean Design och det ledande stål- och metallföretaget SSAB med hjälp av M-Files kunnat automatisera manuella arbetsuppgifter och förbättra efterlevnaden av olika standarder och regelverk.

– Traditionella dokumenthanteringssystem uppfyllde inte våra verksamhetskrav. Vi ville ha en modern, ny strategi för informationshantering som kunde erbjuda användarna nya digitala funktioner och verkliga fördelar för deras dagliga arbete, konstaterar projektansvarig på Fingrid Oyj.

Läs mer om M-Files erbjudande här