Kontrollera och övervaka dokumentintensiva processer

Rollbaserade behörigheter och automatiserade arbetsflöden begränsar dokumentåtkomsten till enbart auktoriserade roller.

Minska affärsrisker och säkerställ regelefterlevnad

Automatisera policyer och styrning

Se till att alla kontor, all personal och alla projekt följer de rutiner och policyer som har tagits fram för effektivt arbete och riskbegränsning.

Automatisera data- kvarhållning

Policyer efter kund, reglering eller rättstvister för kvarhållning och destruktion av data kan automatiseras för alla filsystem, användare och team.

Begränsa data- läckor

Rollbaserade behörigheter ger rätt personer omedelbar åtkomst till data – som andra inte ens känner till.

Påvisa regelefterlevnad för granskare, kunder och beslutsfattare

Inbyggd spårning av dokumentversion och åtkomsthistorik möjliggör snabba granskningar enligt policyer och regleringar.

Organisationer som minskar risker och säkerställer regelefterlevnad

"Vi arbetar på ett processbaserat sätt. Det innebär att vi har beskrivit processens ägarroll och har även dedikerade e-utbildningslösningar för att definiera dessa roller. Det här säkerställer att alla arbetar på ett effektivt och säkert sätt i enlighet med gällande lagar och regler, med hög kvalitet och minimal miljöpåverkan."

Amy Wegdam
Operations Manager
Bond3D

"Vår kund är en immaterialrättsbyrå som tillhandhåller tjänster som kommersialisering av innovationer och lösningar på immaterialrättstvister. De har genererat tusentals dokument, från patentansökningar till bilagor och ritningar – och innan M-Files arkiverades de flesta dokument i form av papperskopior. Med metadata kan vi enkelt länka dokument till motsvarande klient och fall och enbart utvalda personer kan komma åt och redigera filerna."

Manuel Alvarado
Director of IT
Berggren

"Utöver användbarhet och åtkomst var regelefterlevnad också mycket viktigt. M-Files programvara är kompatibel med JCIA- och HIIPAA-standarderna. Kritiskt, eftersom det fanns vissa överväganden som måste vara på plats för att kunna uppfylla standarderna för regelefterlevnad."

Yasser Quraishy
Executive Director of Digital Health and Innovation
Manzil Healthcare Services

Efterlevnad och riskhantering

M-Files hjälper organisationer att minska affärsrisker och säkerställa regelefterlevnad.

Skyddad åtkomst

Version tracking

Rollbaserade behörigheter

Taggning av masterposter

Skanning av dolda data

Vyer med redovisningsspårning

Datakvarhållning

Skyddad åtkomst

Skyddad åtkomst ger informationssäkerhet med kontroll över vem som har åtkomst till dokument i olika processfaser

Version tracking

Versionsspårning säkerställer att dokumentationen är korrekt och alltid uppdaterad

Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter ändrar informationsåtkomsten automatiskt när personer lämnar företaget eller byter roll

AI ger större insyn i och kontroll över befintliga dokument via automatisk metadatataggning

Taggning av masterposter

Taggning av masterposter håller dokument anpassade och möjliga att granska efter kund, engagemang och projekt

Skanning av dolda data

Skanning av dolda data får riskerna under kontroll med identifiering och taggning i alla lagringssystem och lagringsplatser

Vyer med redovisningsspårning

Redovisningsspårningsvyer över dokumentversionshistorik bidrar till att processen att demonstrera regelefterlevnad går snabbare

Datakvarhållning

Policyer för kvarhållning och destruktion av data kan implementeras automatiskt för alla lagringsplattformar, användare och team.

Se hur andra använder M-Files för att säkerställa regelefterlevnad

Fingrid

Det finska eldistributionsföretaget Fingrid letade dokumenthanteringssystem som kunde uppfylla deras höga krav på informationssäkerhet. M-Files blev deras lösning.

Läs mer

IKM Ocean Design

KM Ocean Design är leverantörer åt energiindustrin och projekterar enerigitransportsystem. Dem använder M-Files för allmän dokumenthantering, arkivering och projektdokumentering.

Titta på videon