Tio skäl att automatisera hanteringen av dokument och regelefterlevnad
Hybridarbete, hårdare regelverk och snabbt växande datamängder har blivit en del av företagens vardag. Samtidigt är den mänskliga faktorn och den enskilda medarbetaren ofta anledningen till att säkerheten försvagas. För att inte brista i regelefterlevnad och fastna i manuellt tidskrävande arbete behöver fler verksamheter automatisera sina processer – och det gäller inte minst dokumenthanteringen.
Med en mer automatiserad dokumenthantering kan företag och organisationer effektivisera sina arbetsflöden, bli mer produktiva och minska risken för fel i viktiga processer. Det kan göra dem mer lönsamma och konkurrenskraftiga. Automatiserad dokumenthantering är också avgörande för att upprätthålla och säkerställa att man efterlever alla myndighetsregler och standarder.
– Att jobba med regelefterlevnad är ett maratonlopp. Det gäller att arbeta hållbart och klara av en lång kuperad bana av nya regler, ökande informationsmängder och krav på effektivitet. Det finns studier som visar att ett genomsnittligt dokument finns i 17 olika format eller versioner, samtidigt som medarbetarna i genomsnitt delar 6 dokument om dagen. Att hantera den situationen på ett traditionellt, manuellt sätt blir snabbt ohållbart, särskilt när mängden information fördubblas på drygt ett år, säger Per Löjdahl, försäljningschef på M-Files i Sverige.
– Särskilt viktigt är det i kunskaps- och dokumentintensiva verksamheter. Där kan automatiserade system för dokumenthantering göra stor nytta genom att minska affärsrisken och säkerställa att man följer reglerna. Vi använder ibland uttrycket ”knowledge work automation” för att beskriva den typen av arbetssätt där efterlevnad och effektiv dokumenthantering blir en enkel och inbyggd del av vardagen, fortsätter Per Löjdahl.
Här är tio goda anledningar att arbeta med automatiserad regelefterlevnad och dokumenthantering:
- Efterlevnad av regler och standarder – en automatisk dokumenthantering gör att man kan vara säker på att dokumenten uppfyller alla relevanta regler och standarder. Det minskar risken för att bryta mot lagar och bestämmelser, vilket kan leda till juridiska konsekvenser och ekonomiska sanktioner.
- Dataintegritet och autenticitet – ett system för automatisk dokumenthantering ser till att dokumenten förblir oförändrade och det är avgörande inte minst för viktig affärs- och juridisk dokumentation.
- Spårbarhet och verifieringskedja – genom att använda automatiserade system för dokumenthantering kan företag enkelt spåra och granska dokumenthistorik, vilket underlättar revisioner och ökar transparensen i verksamheten.
- Säkerhet och dataskydd – ett automatiserat dokumenthanteringssystem ser löpande till att känslig information och företagsdata skyddas på ett säkert sätt, i enlighet med dataskyddsföreskrifter och lagar för integritetsskydd.
- Rapportering och analys – genom att automatisera dokumenthantering kan företag enkelt skapa rapporter och analyser baserat på dokumentdata, vilket underlättar uppföljningar av om företagets når upp till sina mål och följer reglerna.
- Minskad risk för mänskliga fel – automatisering minskar risken för mänskliga fel som kan uppstå vid manuell hantering av dokument, vilket kan leda till förlust av viktig information eller förseningar i viktiga processer.
- Automatiserad datalagring – policys för datalagring eller borttagning baserat på klient, regelverk eller rättsliga ärenden kan automatiseras över alla filsystem, användare och arbetslag.
- Förhindra läckage av data – behörigheter som baseras på roller ändrar automatiskt åtkomsten när medarbetare slutar, ändrar roller eller projekt byter status.
Det finns också ett par allmänna skäl till att automatisera dokumenthanteringen som inte är direkt kopplade till säkerhet och regelefterlevnad:
- Tidsbesparing – genom att automatisera dokumenthanteringsprocesser kan man spara mycket tid som annars skulle ha lagts på manuella uppgifter som att leta efter, organisera och hantera dokument.
- Kostnadsbesparingar – automatisering minskar behovet av manuellt arbete och därigenom minskar kostnaderna för personal och resurser som annars skulle ha krävts för att hantera dokument manuellt.
– En del företag utser en särskild ”compliance officer” som ska övervaka att allt går rätt till, men alltför ofta läggs en stor del av bördan på de anställda. Det kan lätt dra ner både tempot och engagemanget. Ska man lyckas få kontroll över alla dokument och samtidigt ha en organisation som är produktiv, då behövs en modern, automatiserad lösning för informationshantering och tydliga processer, avslutar Per Löjdahl.
Här finns mer information om hur du kan använda moderna lösningar för informationshantering för att arbeta säkert, följa regler – och samtidigt vara produktiv.
Om M-Files:
M-Files är den ledande plattformen för ”knowledge work automation”. Med M-Files-plattformen kan medarbetare hitta information snabbare, arbeta smartare och få mer utfört. M-Files har en innovativ metadatadriven arkitektur, en inbäddad motor för arbetsflöden och avancerad artificiell intelligens. Det gör det möjligt för kunder att eliminera informationskaos, förbättra processeffektiviteten och automatisera säkerhet och regelefterlevnad. För mer information, besök https://m-files.com.