M-Files sekretessmeddelande till arbetssökande
Senaste uppdatering: 26.3.2024
INTRODUKTION
M-Files skyddar och respekterar din sekretess. Det här sekretessmeddelandet beskriver vilka personuppgifter M-Files samlar in från dig och hur vi behandlar dessa uppgifter.
M-Files tillhandahåller nästa generations plattform för intelligent informationshantering. M-Files hjälper företag att öka sitt resultat genom att hjälpa människor hitta och använda information mer effektivt. M-Files förenar organisationens system, data och innehåll utan att påverka befintliga system och processer eller kräva migrering av data.
De personuppgifter vi behandlar kontrolleras av:
M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tammerfors, Finland
och våra koncernföretag (nedan ”vi”)
Dataskyddsombud: [email protected]
Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?
Syftet med behandling av personuppgifter är att ta emot och behandla arbetsansökningar och att hantera våra rekryteringsprocesser. Vi behandlar uppgifter relaterade till rekryteringsprocessen för de personer som har sökt våra tjänster för att möjliggöra kontakt med sökanden och beslutsfattande vid tillsättningen av tjänsterna.
Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är:
- vårt legitima intresse, som bygger på behovet av att behandla personuppgifter för rekryteringsändamål och som bildas av förbindelsen mellan oss eller
- ditt samtycke, som kan begäras till exempel i följande situationer:
- insamling av personuppgifter från referenser
- behandling av personuppgifter i lämplighetsbedömningar
- behandling av personuppgifter vid utförande av medicinska tester
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar följande personuppgifter om arbetssökande:
- grundläggande information såsom förnamn, födelsedatum, språk, användarnamn och/eller annan identifierare, lösenord;
- kontaktuppgifter såsom privat e-postadress, privat telefonnummer, hemadress;
- information om befattningen i fråga såsom information om anställningens art och typ och information om kontaktpersoner som är utsedda för ansökningsprocessen, lönebegäran, information om arbetets början. Mer specifika detaljer visas i platsannonsen;
- viktig information om lämplighet som du har lämnat till oss i samband med rekryteringsprocessen och annan information om dig själv, din bakgrund och så vidare såsom fotografi, information om studier och utbildning, yrke, information om arbetshistoria (t.ex. arbetsgivare, startdatum, anställningstid och arbetsuppgifter), språkkunskaper, andra särskilda färdigheter och kompetens, beskrivning av personliga egenskaper, olika typer av certifikat och utvärderingar samt referenser till portföljer, profiler och andra källor på internet samt referenser och personlighets- och lämplighetsbedömningar som utförs baserat på ditt samtycke och information om dem;
- information om hur rekryteringsprocessen fortskrider såsom information om kommande intervjuer eller avbrott i rekryteringsprocessen;
- annan möjlig information som du har gett oss frivilligt i samband med rekryteringsprocessen eller specifikt publicerad för yrkesmässiga ändamål såsom en LinkedIn-profil eller information som vi har samlat in separat baserat på ditt samtycke.
Tillhandahållandet av dina uppgifter är ett krav för att vi ska kunna gå vidare i ansökningsprocessen.
Varifrån får vi personuppgifter?
Informationskällan är främst du som arbetssökande. Andra informationskällor används inom gränserna för tillämpliga föreskrifter. Vid behov kan vi använda rekryteringskonsulter.
Genom att skicka in en ansökan godkänner du att vi samlar in information från din profil som publicerats för yrkesmässiga ändamål i den mån insamlingen av uppgifter är nödvändig och relaterad till arbetsprestanda med hänsyn till den lediga tjänsten.
Till vem avslöjar och överför vi uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?
Vi behandlar uppgifterna själva och använder underleverantörer som arbetar på våra vägnar för behandling av personuppgifter (IT-förvaltning, rekryteringstjänster).
I regel lämnar vi inte ut uppgifter om arbetssökande för externa parter, såvida vi inte har begärt och fått ditt samtycke för att lämna ut till exempel lämplighetsbedömningar.
Vi kan avslöja personuppgifter som du angett till våra dotterbolag eller en efterföljande ägare, delägare eller leverantör av tjänsterna och deras rådgivare i samband med företagsfusion, konsolidering, omstrukturering, försäljning av i stort sett hela vårt lager och/eller alla våra tillgångar eller i samband med konkursförfarande eller annan omorganisation. Vi kan sälja, överföra eller på annat sätt dela vissa eller alla av deras tillgångar, inklusive dina personuppgifter, i samband med företagsfusion, företagsförvärv, omorganisation eller försäljning av tillgångar eller i händelse av konkurs.
Vi använder underleverantörer för behandling av personuppgifter för vår räkning och för oss. Vi har delvis lagt ut behandlingen av personuppgifter till underleverantörer för följande tjänster:
– Ekonomisk förvaltning (inkl. löne- och redovisningstjänster)
– Personalresurser
– IT-förvaltning
Vi har säkerställt skyddet av dina uppgifter genom att ingå nödvändiga avtal med underleverantörerna.
Vi överför personuppgifter utanför EU/EES. När personuppgifter behandlas utanför EU/EES ser vi till att underleverantören har förbundit sig att använda EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller annan lämplig skyddsåtgärd enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).
Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?
Endast de av våra anställda som på uppdrag av sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter, har rätt att använda systemen som innehåller personuppgifter. Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna samlas in i databaser som är säkrade med brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Kommunikationen mellan servern och användarens klient är säkrade. Personerna som behandlar uppgifter är bundna av tystnadsplikt. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta lokaler som är säkrade med åtkomstkontroll och kan endast nås av vissa på förhand utsedda personer.
Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt med tanke på användningsändamålet. I princip kan uppgifterna användas i sex (6) månader för arbetssökning. Uppgifterna förstörs inom två (2) år. Om du blir anställd hos oss lagrar vi de uppgifter du har lämnat som arbetssökande och informationen relaterad till rekryteringsprocessen som en del av din HR-profil enligt vårt sekretessmeddelande till våra anställda.
Vi utvärderar behovet av att lagra uppgifter regelbundet med tanke på gällande lagstiftning. Dessutom vidtar vi sådana rimliga åtgärder som säkerställer att inga oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras med hänsyn till syftet med behandlingen. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.
Vilka är dina rättigheter som registrerad?
Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som lagras om dig själv och rätt att kräva rättelse eller radering av uppgifterna. I den mån behandlingen bygger på samtycke har du också rätt att återkalla eller ändra ditt samtycke. Att återkalla ditt samtycke påverkar inte lagligheten av behandling före återkallandet av samtycket.
Du har rätt att invända mot eller kräva begränsning av behandlingen av dina uppgifter och att klaga hos tillsynsmyndigheten.
Av skäl som hänför sig till din specifika situation har du också rätt att invända mot annan behandling när den rättsliga grunden för behandlingen är det legitima intresset. I samband med din begäran ska du identifiera den specifika situationen, utifrån vilken du invänder mot behandlingen. Vi kan endast avslå begäran om invändning av juridiska skäl.
Kontaktinformation
Om du har frågor eller kommentarer om det här sekretessmeddelandet, din sekretess i relation till användning av personuppgifter eller skyddet av de personuppgifter vi har om dig, kan du kontakta:
Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsingfors, Finland
+358 44 978 2295
Vi försöker svara på dina frågor så fort som möjligt.
Om du vill läsa mer om M-Files Corporations sekretesspolicy kan du besöka https://www.m-files.com/en/privacy-policy-statement.