Avis de confidentialité pour les candidats M-Files
Dernière mise à jour : 26.3.2024
INTRODUCTION
M-Files s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. Cet avis de confidentialité précise comment M-Files collecte et traite vos données personnelles.
M-Files fournit une solution intelligente de gestion de l’information qui améliore la performance des entreprises en permettant aux salariés de gérer et d’exploiter simplement leurs données et documents depuis leur ordinateur, mobile ou tablette. M-Files unifie les systèmes et s’intègre rapidement au cœur des systèmes d’information sans nécessiter la migration des contenus.
Les données personnelles que nous traitons sont contrôlées par :
M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finlande
et nos sociétés du Groupe (ci-après « nous »)
Délégué à la protection des données: [email protected]
Quelles sont la finalité et la base légale du traitement des données personnelles ?
Le traitement des données personnelles a pour finalité la réception et le traitement des candidatures et la gestion de nos processus de recrutement. Nous traitons les données liées au processus de recrutement des personnes qui ont postulé aux postes proposés afin de pouvoir contacter le candidat et de prendre la bonne décision lors de la dotation des postes.
La base légale du traitement des données personnelles est comme suit :
- notre intérêt légitime, qui repose sur la nécessité de traiter des données personnelles à des fins de recrutement et de créer un lien réciproque, ou
- votre consentement, qui peut être demandé par exemple dans les situations suivantes :
- collecte de données personnelles à partir de références
- traitement des données personnelles dans les tests d'aptitude
- traitement des données personnelles lors de l'exécution de tests médicaux
Quelles données personnelles traitons-nous ?
Nous traitons les données personnelles des candidats suivantes :
- informations de base telles que prénom, date de naissance, langue, nom d'utilisateur et/ou autre identifiant, mot de passe ;
- coordonnées telles que l'adresse électronique privée, le numéro de téléphone privé, l'adresse du domicile ;
- informations concernant le poste en question telles que des informations sur la nature et le type de l'emploi et des informations sur les personnes de contact désignées pour le processus de candidature, la demande de salaire, des informations sur le début de l'emploi. Des détails plus précis apparaissent dans l'annonce de recherche d'emploi ;
- informations importantes concernant l'adéquation que vous nous avez fournies dans le cadre du processus de recrutement et d'autres informations vous concernant, vos antécédents, etc. notamment photographie, informations concernant les études et la formation, profession, informations concernant les antécédents professionnels (tels que les employeurs, la date de début et la durée de l'emploi et la nature des tâches), compétences linguistiques, autres aptitudes et compétences spéciales, description des caractéristiques personnelles, différents types de certificats et d'évaluations et références aux portfolios, profils et autres sources sur Internet et références et évaluations de personnalité et d'aptitudes effectuées sur la base de votre consentement et des informations les concernant ;
- informations concernant le déroulement du processus de recrutement telles que des informations sur les entretiens suivants ou l'interruption du processus de recrutement ;
- autres informations possibles que vous nous avez fournies volontairement dans le cadre du processus de recrutement ou spécifiquement publiées à des fins professionnelles telles qu'un profil LinkedIn ou des informations que nous avons collectées séparément sur la base de votre consentement.
La fourniture de vos données est un prérequis pour que nous puissions avancer dans le processus de candidature.
D'où recevons-nous les données personnelles ?
La source d'information est principalement vous en tant que candidat. D'autres sources d'information sont utilisées dans la limite de la réglementation applicable. Nous pouvons solliciter des consultants en recrutement si nécessaire.
En soumettant une candidature, vous consentez à ce que nous collections des informations de votre profil publié à des fins professionnelles dans la mesure où la collecte de données est nécessaire et liée aux performances professionnelles en tenant compte du poste vacant.
À qui divulguons-nous et transférons-nous des données et transférons-nous des données en dehors de l'UE ou de l'EEE ?
Nous traitons nous-mêmes les données et faisons appel à des sous-traitants travaillant pour notre compte pour le traitement des données personnelles (gestion informatique, services de recrutement).
En règle générale, nous ne divulguons pas les données des candidats à un emploi à des parties externes, à moins que nous n'ayons demandé et reçu votre consentement à cette fin, par ex. évaluations d'aptitudes.
Nous pouvons divulguer les données personnelles que vous fournissez à nos filiales et sociétés affiliées, ou à un propriétaire, copropriétaire ou opérateur ultérieur des services et à leurs conseillers dans le cadre d'une fusion d'entreprise, d'une consolidation, d'une restructuration, de la vente de la quasi-totalité de nos actions et/ou des actifs, ou dans le cadre d'une procédure de faillite ou d'une autre réorganisation d'entreprise. Nous pouvons vendre, transférer ou partager d’une autre manière tout ou une partie de ses actifs, y compris vos données personnelles, dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’une réorganisation ou d’une vente d’actifs ou en cas de faillite.
Nous sollicitons des sous-traitants pour le traitement des données personnelles en notre nom et pour nous. Nous avons sous-traité partiellement le traitement des données personnelles à des sous-traitants pour les prestations suivantes :
– Gestion financière (y compris les services de paie et de comptabilité)
– Ressources humaines
– Gestion informatique
Nous avons assuré la protection de vos données en concluant les contrats nécessaires avec les sous-traitants.
Nous transférons des données personnelles en dehors de l'UE/EEE. Lorsque des données personnelles sont traitées en dehors de l'UE/EEE, nous nous assurons que le sous-traitant s'est engagé à utiliser les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou toute autre protection adéquate, conformément au Règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD).
Comment protégeons-nous les données et combien de temps les conservons-nous ?
Seuls nos employés qui, dans le cadre de leur travail sont amenés à traiter les données personnelles, sont autorisés à utiliser les systèmes contenant des données personnelles. Chaque utilisateur dispose d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe personnels pour le système. Les données sont collectées dans des bases de données protégées par des pare-feu, des mots de passe et d'autres mesures techniques. Les communications entre le serveur et le client de l'utilisateur sont sécurisées. Les personnes traitant les données sont tenues au secret professionnel. Les bases de données et leurs copies de sauvegarde sont dans des locaux sécurisés par un contrôle d'accès et ne sont accessibles que par certaines personnes préalablement désignées.
Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins prévues. En principe, les données peuvent être utilisées pendant six (6) mois pour la recherche d'emploi. Les données sont détruites après deux (2) ans. Si vous devenez notre employé, nous stockons les données que vous avez fournies en tant que candidat et les informations relatives au processus de recrutement dans le cadre de votre profil RH conformément à notre avis de confidentialité destiné aux employés.
Nous évaluons régulièrement la nécessité de stocker des données en tenant compte de la législation applicable. En outre, nous appliquons les mesures raisonnables qui garantissent qu'aucune donnée personnelle incompatible, obsolète ou inexacte n'est stockée en tenant compte de la finalité du traitement. Nous corrigeons ou effaçons ces données sans délai.
Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?
Vous avez le droit d'accéder aux données personnelles stockées vous concernant et le droit d'exiger la rectification ou l'effacement des données. Dans la mesure où le traitement est basé sur le consentement, vous avez également le droit de retirer ou de modifier votre consentement. Le retrait de votre consentement n'affecte pas le caractère licite du traitement avant le retrait du consentement.
Vous avez le droit de vous opposer ou d'exiger la limitation du traitement de vos données et de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle.
Pour des motifs liés à votre situation particulière, vous avez également le droit de vous opposer à d'autres activités de traitement lorsque la base juridique du traitement est l'intérêt légitime. Dans le cadre de votre demande, vous devez identifier la situation spécifique sur la base de laquelle vous vous opposez au traitement. Nous ne pouvons refuser la demande d'opposition que pour des motifs légaux.
Nous contacter
En cas de questions, de commentaires ou de préoccupations concernant cet avis de confidentialité, la protection de votre vie privée par rapport à l’utilisation des données personnelles ou la protection des données personnelles que nous détenons à votre sujet, veuillez contacter :
Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki, Finlande
+358 44 978 2295
Nous ferons en sorte de traiter votre demande dans les meilleurs délais.
Pour en savoir plus sur la politique de confidentialité de M-Files Corporation, rendez-vous sur https://www.m-files.com/en/privacy-policy-statement.