s

ECM för projektledning

Bättre projektledning med metadata

M-Files ECM-lösningar sträcker sig mycket längre än till bara enkel dokumenthantering. Den unika metadatadrivna arkitekturen gör att du kan organisera innehåll efter "vad" i stället för efter "var" det är lagrat, snarare än att använda traditionell, manuell katalogstruktur. Du kan utnyttja denna innovativa arkitektur för att hantera inte bara dokument, utan även andra typer av "objekt", t.ex. projekt, fall, kunder, anställda och mycket annat – bokstavligen vilket "informationsobjekt" som helst som är viktigt för din bransch och verksamhet.

Utnyttja metadata för att få flexibilitet

När man inför ett projektledningssystem brukar man oftast planera strukturen och rollerna i förväg. Ibland är det inte möjligt, t.ex. när oförutsedda behov uppstår, och det är då som rollbaserade behörigheter och metadatadrivna system verkligen kommer till sin rätt. Det är lika lätt som att definiera enkla regler för innehålls synlighet, tidsfrister för olika uppgifter och ägarskap.

Plattformarna för företagsinnehållshantering (Enterprise content management, ECM) är mångsidiga och kan utnyttjas för ett antal olika andra ändamål än bara dokumenthantering. Från hantering av kundrelationer (customer relationship management, CRM) och företags tillgångshantering (enterprise asset management, EAM), till hantering av avtals livscykler (contract lifecycle management, CLM) utnyttjas företagsinnehållshanteringssystem för att sköta många olika kärnfunktioner inom verksamheten.

I praktiken kan detta innebära att interna avtal träffas om vissa riktlinjer, t.ex. vem som äger ansvaret att se till att tillstånd undertecknas och vid vilket datum, vem som ska se till att HVAC-ritningarna arkiveras, vem som ska ha tillgång till kalkylbladen med budgeten, osv. Att implementera de regler och procedurer som är förknippade med sådana riktlinjer kräver bara några musklick. Det fina med M-Files är att det enkelt går att ändra och anpassa sig när nya behov eller oförutsedda omständigheter uppstår. Inom ett projekt kan t.ex. åtkomst till CAD-ritningar förknippade med en viss design tilldelas en ny underleverantör, och M-Files uppdaterar då automatiskt åtkomsträttigheterna till allt relaterat innehåll.

Olika användare ser saker och ting på olika sätt

Det finns ofta många olika roller i en projektorganisation, och olika roller behöver i allmänhet ha tillgång till samma information på olika sätt. Samtidigt bör alla i projektteamet lätt kunna hämta den senaste versionen av dokument som de fått tillgång till.

M-Files metadata-baserade metod löser denna utmaning eftersom de som skapar innehållet inte behöver veta hur man kommer att söka efter och använda det innehåll de skapar. I stället behöver de bara beskriva vad det är för information och vad den gäller.

Exempel: En projektledare får en faktura i februari 2013 från en underleverantör för en hissinstallation i projekt A, förknippad med Byggnad B som befinner sig i Fas C. Med en traditionell, katalogbaserad metod skulle fakturan då ha arkiverats i underleverantörens katalog, eller i de olika katalogerna för projekt A, Byggnad B, Fas C, eller bland fakturorna för Februari 2013? Med M-Files beskriver man bara, eller taggar, dokumentet med dessa egenskaper, så gör systemet dokumentet synligt var det än behövs, och skapar dynamiska "virtuella kataloger" baserade på vilken som helst eller alla dessa egenskaper. dessutom är det möjligt att visa en lista över många olika slags innehåll från olika projekt i en och samma vy, t.ex. alla fakturor från en viss underleverantör det här året. eller alla dokument som är förknippade med Byggnad B.

Dagligt verktyg som ersätter behovet av att använda lokala hårddiskar

Ett vanligt problem när man använder ett webbaserat projektarkiv är att det utgör en separat informationssilo där information blir duplicerad, förutsatt att användarna kommer ihåg att använda det. Mycket ofta finns den senaste versionen på någons C-enhet, eller i Outlook. Med M-Files sparar användarna filerna i arkivet direkt från valfri tillämpning till en "virtuell-lokal" hårddisk som kallas M drive, oavsett om de är online eller offline. Eftersom M-Files använder det reda välkända gränssnittet Utforskaren i Windows vet användarna redan hur de ska använda det, men nu har de enkel tillgång till en stor samling inbyggda dokumenthanteringsfunktioner, inklusive snabbsökning (både i metadata och "full text"-filinnehåll), versionskontroll, åtkomstbehörigheter, ut- och incheckning, digitala signaturer, revisionsspår och mycket annat. Och allt detta är baserat på en ny, unik metod att hantera information efter vad den är i stället för efter var den lagras, som är mycket mer intuitivt och precist än traditionella, katalogbaserade metoder.

Mer kontroll med arbetsflöde, meddelanden, uppgifter och tilldelningar

M-Files har inbyggd funktion för att bygga upp individ- eller teamspecifika elektroniska uppgiftslistor som kan genomföras med digitala signaturer när det behövs. Dessa tilldelningar kan gälla dokument eller andra informationsobjekt, t.ex. ett projekt, fall eller en kund. Det är till exempel möjligt att begära att alla ritningar av en viss typ ska gå igenom ett arbetsflöde för godkännande innan de publiceras för bredare användning, eller också kan regelbundna kalibreringsuppgifter schemaläggas för utvalda verktyg eller utrustningar och tilldelas vissa personer eller grupper.

Resurshanteringsfunktioner för att säkerställa punktlig leverans och efterlevnad

De anställdas utbildning och kvalifikationer är enkla att hantera med M-Files. Till exempel är det möjligt att snabbt avgöra vem som är certifierad att utföra en viss uppgift, eller vem som är tillgänglig för en annan uppgift. Dessutom kan bevis på kvalifikationerna (t.ex. utbildningscertifikat) enkelt hanteras med M-Files, med automatiska meddelanden som informerar projektledarna när de anställdas kvalifikationer håller på att löpa ut. Dessa funktioner är användbara inom många olika branscher och verksamheter, men de är också ett gemensamt krav för ett professionellt kvalitetsledningssystem som kan garantera efterlevnad till standarder som exempelvis ISO 9001.

Fördelarna med att använda M-Files för projektledning

  • Förbättrad effektivitet tack vare konsoliderad dokumentation från flera olika underleverantörer i ett och samma centrala arkiv
  • Förbättrad kvalitet och kortare cykeltider med inbyggd versionskontroll och revisionsspårningsfunktioner som säkerställer att endast kontrollerade ändringar tillåts och att alla parter använder samma korrekta version av informationen.
  • Smidig samordning av underleverantörer och de dokument och annan information som de är ansvariga för genom att möjliggöra enkel klassificering och taggning i ett projekts inledande faser. Resultatet blir att all information organiseras på ett effektivt sätt och taggas efter funktionell plats, tillverkare, osv., och är tillgänglig för hela projektteamet under hela projektet. I stora projekt brukar underleverantörerna normalt leverera all dokumentation på CD i slutet av projektet, vilket kräver en stor och tidskrävande insats för att importera alltihop manuellt, samtidigt som effektiviteten också minskar eftersom all viktig projektdokumentation kanske inte är lättgänglig under projektets implementeringsfas.
  • Konsekvent och utbredd daglig användning av systemet uppmuntras genom det välkända gränssnittet Utforskaren i Windows som stöder alla tillämpningar med gemensamma kommandon för att spara och öppna filer.
  • Mer effektiv resurs- och uppdragshantering i ett gemensamt verktyg med möjlighet att utvärdera och rapportera framsteg och kvarvarande uppgifter via specialkalendrar och GANTT-vyer.
  • Flexibla implementeringsalternativ, inklusive i molnet, lokalt på plats eller en hybridkombination av de båda.

Redo att börja?

Planera in en demonstration

När det passar dig kommer vi att boka in en skräddarsydd demonstration av M-Files.

Se den guidade turen

Ta en titt på våra videoklipp som visar hur M-Files kan förändra ditt företags sätt att hantera dokument och information.

Ställ en fråga

Vi finns här för att hjälpa dig. Hör av dig om du har frågor om M-Files eller bara behöver mer information.