Hur ofta blir du ombedd att redigera, godkänna eller kommentera ett dokument som skickats som en e-postbilaga? För många av oss är det en daglig företeelse.

Ett typiskt scenario: En välmenande medarbetare mejlar ett Word-dokument till flera personer för att få feedback. En hjälpsam kollega gör några ändringar, trycker på svara alla och bifogar den redigerade filen, vilket gör att ytterligare en person läggs till i gruppmejlet. En annan medarbetare gör samma sak. Och en till. Plötsligt är din inkorg överfull av bifogade filer, alla med lite olika filnamn (många användare lägger till sina initialer i namnet).

Timmar senare har du äntligen tid att ta itu med dokumentet. Vilken av de dussintals e-postbilagor använder du?

E-postbilagornas röra

E-postbilagor var en gång ett nytt tillägg till e-postmeddelanden, en till synes fördelaktig funktion som möjliggjorde snabb delning och utbyte av information. Men de blev också snabbt otympliga. Om din organisation hanterar arbete via e-postbilagor förstår du huvudvärken.

Det måste finnas ett bättre sätt. Med en Enterprise Content Management-lösning som M-Files kan användarna samarbeta, samordna och hantera arbetsprojekt på ett mycket mer effektivt sätt.

Låt oss ta en närmare titt på de utmaningar som e-postbilagor utgör och varför.

Versionskontroll

En sträng av e-postmeddelanden med bilagor, som i exemplet ovan, skapar stora kvalitetsproblem. Det finns en naturlig frustration hos många användare när de försöker ta reda på vilken version de ska använda. Om man använder fel version eller inte inkluderar hela listan med granskare förvärras problemet för alla.

För den som är ansvarig för det slutliga dokumentet är det mycket lätt att missa en ändring eller ett förslag på grund av alla olika dokumentversioner som finns. Vad värre är, processen kan avskräcka vissa personer från att delta i dokumentgranskningen, när de tröttnar på den e-postmani som har drabbat deras inkorgar.

Ett system för versionshantering som erbjuds av ECM gör det möjligt att spåra versioner, ändringar och vem som har gjort ändringarna och är en mycket mer förnuftig metod för gemensam dokumentgranskning.

Problem med lagring

Tänk på alla dessa versioner av samma dokument. Tänk dig att det är ett presentationsmaterial med massor av högupplösta foton. Sådana filer tar upp enorma mängder lagringsutrymme. Om användarna laddar ner och sparar dessa otaliga versioner på sina skrivbord eller i sina egna nätverksfiler kan systemet snabbt bli överbelastat med gigabyte av duplicerade filer.

Överbelastning av systemet kan leda till sämre drift för alla andra som behöver använda filservrar för att komma åt eller spara sina egna arbetsfiler. Om en filserver blir full kommer det att få ringar på vattnet i hela organisationen.

För att lösa ett lagringsproblem krävs ofta att en central IT-anställd ökar lagringsstorleken för en överbelastad server. Många organisationer har dock strikta begränsningar för serverstorlekar och kan debitera affärsenheter för extra kapacitet.

Dåligt samarbete

Faktum är att e-postbilagor motverkar den ursprungliga avsikten med e-postbilagor: samarbete. Med den förvirring, frustration, ineffektivitet och felaktighet som kan uppstå är de förlorade möjligheterna otaliga.

Samarbete är en nödvändig och viktig faktor på alla effektiva arbetsplatser. Det finns en anledning till att kollegor vill ha insikter om dokument. E-postbilagor är inte rätt väg att gå för att få värdefull feedback på ett effektivt sätt.

Varför en Enterprise Content Management-lösning är meningsfull

ECM-system (Enterprise Content Management) minskar problemen med att förlita sig på e-postbilagor. ECM-verktyg fångar upp, levererar, hanterar, bevarar och lagrar alla typer av dokument. Dessutom möjliggör de bättre samarbete med hjälp av fördefinierade processer som säkerställer att alla vet var de ska hitta och använda dokumenten.

Det finns två centrala funktioner i ECM-system när det gäller samarbete. Den ena är att ha en enda källa för var ett dokument finns. Den andra är funktioner som gör det möjligt för flera användare att komma åt, använda och redigera ett dokument, ofta i realtid.

Dessa lösningar kan göra det möjligt för användare att "checka ut" dokument för att redigera dem individuellt, men ändringarna görs och spåras på den gemensamma filplatsen. Andra viktiga arbetsflödesfunktioner som ledande ECM-lösningar tillhandahåller inkluderar:

• Åtkomsthantering, inklusive möjlighet till delning av skrivskyddade filer
• Granskningsfunktionalitet
• Efterlevnad av lagstadgade mandat
• Dokumenthistorik
• Stöd för flera filtyper
• Allmän tillgång via en hyperlänk

M-Files ger en välformulerad lösning som eliminerar behovet av e-postbilagor.