Programvara för hantering av myndighetsdokument för offentliga myndigheter

M-Files hjälper myndigheter på alla nivåer (federala, delstatliga, lokala och kommunala) att hantera och administrera de dokument som ligger till grund för ert arbete i Microsoft 365. Era avtal, ärendeakter, tillstånd, riktlinjer och inlämnade ansökningar om tillstånd har alla sina egna regler för efterlevnad, arkiveringsplaner och revisionskrav.

Få en demo

Visa priser

En man som använder en telefon med grafiska M-Files Microsoft och M-Files .

Er organisation vill modernisera teamens arbetssätt i Microsoft 365, men lagstiftningen kräver strikt dokumentkontroll, regler för bevarande och revisionsspår. M-Files löser detta genom att lägga till styrning till er befintliga Microsoft 365-investering. Ert team kan automatisera godkännanden, se till att reglerna för bevarande följs och upprätthålla efterlevnaden utan att arbetet saktas ner.

Lösa utmaningar inom offentlig information

Förbättra dokumenthanteringen och efterlevnaden av regler

M-Files hjälper din myndighet att stärka dokumenthanteringen och underlätta efterlevnaden av metadatastyrda kontroller. Du kan organisera dokument, hantera versioner, fastställa säkerhetsnivåer, tillämpa bevaranderegler och automatiskt upprätthålla revisionsspår. ” M-Files ” tillämpar behörigheter och arbetsflödeskontroller utifrån vilka dokument det rör sig om, var de befinner sig i en process och hur de förhåller sig till annan information. Du hanterar riktlinjer, rutiner, personalakter och andra känsliga dokument under hela deras livscykel utan manuella ingrepp.

Förenkla hanteringen av offentliga handlingar

M-Files hjälper organisationer inom den offentliga sektorn att hantera offentliga handlingar och verksamhetsdokument med hjälp av ett metadatastyrt elektroniskt dokument- och arkivhanteringssystem (EDRMS). Metadata, behörigheter, revisionsspår och livscykelkontroller gör det enklare att hitta, styra och hantera handlingar samtidigt som ni uppfyller kraven på bevarande och bortskaffande. Ni bevarar institutionell kunskap och gör det enklare för ert team att återanvända beslut, samband och historik över avdelningsgränserna.

Effektivisera tjänsterna för medborgare och myndigheter

M-Files Med automatiserade arbetsflöden kopplas dina dokument till fastställda granskningar, godkännanden och processsteg för tillståndsansökningar, licensansökningar, inspektioner, upphandlingar, avtal, investeringsprojekt och medborgartjänster. Du definierar arbetsflödet en gång, och M-Files ser till att det följs varje gång. Sluta vidarebefordra dokument via e-postkedjor och kalkylblad. Ditt team hanterar förfrågningar snabbare och mer konsekvent, medborgarna ser konkreta framsteg och du behåller en fullständig revisionsspårbarhet för varje beslut.

Stärka informationsstyrningen

M-Files kopplar samman din information direkt inom Microsoft 365 och mellan SharePoint, delade enheter, e-post, affärsapplikationer och äldre arkiv. Istället för att söka i flera olika system kan ditt team hitta och hantera allt på ett och samma ställe. M-Files utökar din redan välbekanta Microsoft 365-upplevelse med metadatastyrd hantering, automatiserade arbetsflöden, arkivhantering och livscykelkontroller för dokumentintensiva processer. Dina medarbetare får enhetlig åtkomst till informationen samtidigt som du tillämpar enhetliga styrningskontroller överallt.

Skapa en AI-anpassad grund för myndighetsinformation

Er myndighet utforskar Microsoft Copilot och andra AI-verktyg för att kunna betjäna medborgarna snabbare. Välorganiserad och styrd information utgör grunden för AI-initiativ. M-Files hjälper er att förbereda och förbättra informationen för Microsoft Copilot och andra AI-initiativ genom att tillämpa metadata, behörigheter, relationer, arbetsflödesstatus, godkännandestatus och styrningskontroller på era dokument. När Copilot inte bara förstår vad ett dokument säger, utan också vem som har åtkomst till det, var det befinner sig i en process, vad dess godkännandestatus är och hur det relaterar till andra dokument, förbättrar du relevansen, säkerheten och tillförlitligheten hos AI-stödda resultat. Ditt team får bättre svar. Din myndighet behåller kontrollen.

Experter som testar en surfplatta med AI-baserade verktyg för dokumentsökning.

Se M-Files praktiken redan nu

Se vår interaktiva produktpresentation. Ingen väntetid. Ingen tidsbokning.

Börja utforska vårt AI-drivna dokumenthanteringssystem med en demo som är skräddarsydd för din bransch.

Kvinna som använder M-Files dokumentmetadata och godkännandeprocess

Minska pappersbaserade processer

M-Files hjälper offentliganställda att minska det pappersbaserade arbetet genom en papperslös dokumenthantering som ersätter pappersarkiv och manuella godkännandeprocesser med digitala arbetsflöden som du kan följa, granska och skala upp. När dokumenten väl har skannats in eller skapats digitalt organiserar och automatiserar M-Files hur de rör sig genom era processer. Era medarbetare kan fokusera på det arbete som verkligen betyder något, samtidigt som ni behåller kontrollen under hela dokumentets livscykel.

Vanliga frågor och svar

Vad är programvara för hantering av myndighetsdokument?

Programvara för dokumenthantering inom offentlig sektor hjälper organisationer inom den offentliga sektorn att på ett säkert sätt organisera, söka, hitta, hantera och tillämpa styrningsriktlinjer på dokument och information. Den kan stödja versionshantering, automatisering av arbetsflöden, behörigheter, krav på bevarande och revisionsspår genom hela informationslivscykeln. Istället för att lagra dokument i spridda mappar och e-postmeddelanden har ni en enda plats där informationen är organiserad, sökbar och hanteras i enlighet med era regler för regelefterlevnad.

Hur hanterar myndigheter offentliga handlingar?

Myndigheter kan hantera offentliga handlingar genom att tillämpa metadata, behörigheter, bevaranderegler, rutiner för bortskaffande och revisionsspår på era dokument. Ett elektroniskt dokument- och arkivhanteringssystem kan göra det enklare att hitta, styra och hantera handlingar under hela deras livscykel. Ni bevarar institutionell kunskap, uppfyller bevarandekrav, tillmötesgår FOIA-förfrågningar och gör det enkelt för ert team att återanvända information mellan olika avdelningar.

Kan M-Files automatisera arbetsflöden inom offentlig förvaltning?

Ja. M-Files automatiserar era administrativa arbetsflöden genom att koppla dokument till fastställda granskningar, godkännanden och processsteg. Istället för att vidarebefordra dokument via e-postkedjor och kalkylblad definierar ni arbetsflödet en gång, och M-Files ser till att det följs konsekvent. Ni använder detta för tillståndsansökningar, licensansökningar, inspektioner, upphandlingar, avtal, investeringsprojekt och medborgarserviceprogram. Ert team minskar antalet manuella steg, hanterar ärenden på ett tillförlitligt sätt och förbättrar serviceleveransen, samtidigt som ni behåller fullständig översikt och ansvarsskyldighet.

Vad är skillnaden mellan dokumenthantering och arkivhantering?

Dokumenthantering underlättar skapande, redigering, delning, godkännande och organisering av aktiva dokument som ditt team arbetar med varje dag. Arkivhantering omfattar styrning, bevarande, bortskaffande och åtkomstkontroll av information som måste bevaras som officiella handlingar. M-Files stöder både dokument och arkiv på samma plattform, så att du inte behöver välja mellan produktivitet och efterlevnad.

Hur stödjer M-Files myndigheternas krav på regelefterlevnad?

M-Files hjälper myndigheter att uppfylla efterlevnadskrav genom metadatastyrda kontroller, rollbaserade behörigheter, versionshistorik, bevaranderegler, revisionsspår och automatiserade arbetsflöden. Dessa kontroller tillämpas konsekvent på riktlinjer, rutiner, personalhandlingar, offentliga handlingar och annan känslig information. Varje dokument spåras, varje godkännande registreras och ni upprätthåller ett fullständigt revisionsspår för efterlevnad och öppenhet.

Hur stöder M-Files Microsoft 365 och Microsoft Copilot?

M-Files förbättrar värdet av Microsoft 365 och Microsoft Copilot genom att tillföra affärsmässig kontext via metadata, relationer, behörigheter och arbetsflödesstatus. Din organisation förbättrar informationsstyrningen, innehållets sökbarhet och beredskapen för AI. När Copilot inte bara förstår vad ett dokument säger, utan också vem som har åtkomst till det, var det befinner sig i en process och hur det hänger samman med andra dokument, får du mer relevanta och säkra AI-stödda resultat.

Varför är informationsstyrning viktigt för AI inom den offentliga sektorn?

Informationsstyrning säkerställer att dina AI-verktyg arbetar med information som är välorganiserad, behörighetsstyrd och på lämpligt sätt kontrollerad. Utan detta kan ” Copilot ” eller andra AI-verktyg leverera felaktig, föråldrad eller begränsad information. ” M-Files ” tillämpar metadata, behörigheter, relationer, arbetsflödesstatus och styrningskontroller för att förbereda din information för AI. Detta förbättrar noggrannheten, säkerheten och relevansen hos de AI-stödda resultaten för ditt team.

Är M-Files FedRAMP-certifierat?

Inte ännu. M-Files arbetar för att erhålla FedRAMP 20x klass C-certifiering för sin molntjänst riktad mot federala myndigheter, och certifieringsarbetet är planerat till 2027. BesökM-Files FedRAMP Trust Center för aktuell status, planerad tjänsteomfattning, milstolpar i certifieringsprocessen och tillgängliga FedRAMP-resurser. Om er myndighet behöver FedRAMP-certifiering redan nu, vänligen meddela oss er tidsplan så kan vi diskutera olika alternativ.