Användningsfall för informationshantering i den verkliga världen: Skicka och signera dokument elektroniskt

Den här artikeln ingår i en serie på fyra delar som presenterar praktiska exempel på hur informationshanteringslösningar som M-Files används i verkligheten. Läs de övriga tre artiklarna här:

• Delning av information och dokument med kunder
• Identifiering av interna intrång
• Granskning och godkännande med fyra ögon

Du kanske blir förvånad över att en av de mest meningsfulla, långsiktiga och positiva förändringar som du kan göra i ditt företag är direkt kopplad till något som många av oss förmodligen tar för givet: elektroniska signaturer.

Enligt en nyligen genomförd studie har införandet av e-signaturer gjort det möjligt för 92% av finansinstituten att minska antalet skanningsfel i sina arbetsflöden. Ytterligare 66% av dem kunde avsevärt minska antalet saknade filer och därmed förbättra datakvaliteten.

En annan nyligen genomförd studie visade att företag i alla branscher sparar mellan 55% och 78% i genomsnitt när de går över till elektroniska signaturer från papper - med hänsyn tagen till sådant som material, administration och prenumerationskostnader.

Men den kanske viktigaste statistiken av alla är följande: att få ett undertecknat dokument på det gammaldags sättet - dvs. via en papperskopia - tenderar att ta cirka fem dagar i genomsnitt. Tiden för att få en elektronisk signatur?

Cirka 37 minuter. 

Att erhålla signaturer är en viktig del av affärsverksamheten - oavsett vilken bransch du är verksam inom. Ändå är det många som har problem med denna till synes enkla process och som får betala enorma kostnader på grund av det.

Med rätt informationshanteringssystem, som M-Files, kan du dock göra allt detta enkelt, smidigt och effektivt. Du kan använda tekniken för att stödja och effektivisera dina arbetsflöden, vilket gör att du kan lägga mindre tid på den administrativa sidan och mer på att bygga upp ett framgångsrikt företag – precis som det ska vara.

M-Files för elektronisk vidarebefordran och signering av dokument

Sammantaget M-Files ett verktyg som är utformat för att eliminera besvären, kostnaderna och till och med säkerhetsriskerna som är förknippade med pappersbaserade och manuella dokumentgodkännandeprocesser.

Alla företag, oavsett storlek, har dokument som kräver underskrifter för att kunna verkställas. Detta kan inkludera, men är absolut inte begränsat till, saker som kontrakt, inköpsorder, avtal och mycket mer. För alltför många företag där ute är detta fortfarande en manuell process som sker antingen via e-post - eller ännu värre, på utskrivna papperslappar som tar sig från person till person i en process som är ineffektiv och utmattande.

Varje gång ett dokument byter ägare finns det en möjlighet att det går förlorat. Det är en möjlighet att ett misstag begås som gör att processen börjar om från början igen. Det är en chans att olika versioner kommer ut i världen samtidigt, vilket förvirrar processen avsevärt.

Oavsett om ett objekt försvinner, skadas eller hamnar i konflikt med en annan version är det två saker som gäller: en enorm mängd tid går till spillo och den operativa risken ökar långt utöver vad du borde behöva hantera.

En lämplig plattform för informationshantering, som M-Files, kan dock tillämpa ett enkelt arbetsflöde på dessa dokument och leda till avsevärda förbättringar efter implementeringen. Med M-Files kan du hantera hela processen för granskning, godkännande och elektronisk signering från början till slut – allt utifrån en enda giltig version.

Sammantaget går processen till ungefär så här:

1. Skapa. Dina användare skapar ett dokument - oavsett om det är ett kontrakt, en inköpsorder, ett leveransavtal eller något helt annat.
2. Meddela, granska, godkänna. Sedan tilldelar de ett arbetsflöde till det - meddelar parter och gör det tillgängligt för potentiella granskare och godkännare. Det kan vara andra medarbetare, organisationsledare eller till och med externa källor som kunder, beroende på situationen.
3. Underteckna. Därefter M-Files med alla större leverantörer av programvara för elektroniska signaturer för att genomföra elektroniska signeringar.
4. Spara. När alla parter har undertecknat finns den enda, korrekta versionen av dokumentet tillgänglig i M-Files arbetet kan fortsätta utan avbrott.

Och allt detta samtidigt som du slipper alla frustrerande manuella processer och pappersdokument på vägen.

Enligt samma studie som nämnts ovan kostar det bokstavligen 55% mindre att förbereda ett dokument och få människor att underteckna det elektroniskt i motsats till att göra det via papper. Det låter kanske bra, men glöm aldrig att det finns en rad misstag som du kan göra som absolut kommer att äta in den avkastningen på investeringen.

Allt detta är en viktig del av anledningen till att en intelligent plattform för informationshantering som M-Files så kraftfull. M-Files dig inte bara att skapa bättre arbetsflöden för hantering och signering av dokument, utan gör också dessa effektivitetsvinster tillgängliga på ett sätt som smidigt sprids över hela företaget. De som behöver tillgång till det signerade dokumentet för att kunna utföra sitt arbete får tillgång till det på nolltid.

Allt detta för att uppnå det viktigaste målet av alla: att låta dina användare fokusera mindre på tidskrävande administrativa uppgifter så att de kan ägna mer uppmärksamhet åt ditt företag, som det ska vara.