Användningsfall för informationshantering i den verkliga världen: Granskning och godkännande med fyra ögon

Den här artikeln ingår i en serie i fyra delar som presenterar praktiska exempel på hur informationshanteringslösningar som M-Files används i verkligheten. Läs de övriga tre artiklarna här:

I grund och botten är konceptet bakom fyrögonprincipen enkelt - det handlar helt enkelt om att få två olika personer att godkänna någon typ av åtgärd innan den kan vidtas. Du har säkert hört det gamla talesättet "två huvuden är bättre än ett". Det här är helt enkelt samma koncept, tillämpat på den större affärsvärlden.

Four Eyes-principen är något som förekommer i många olika branscher. Inom juridiken, till exempel, kräver många dokument två signaturer för verifiering i stället för en. I detaljhandeln kan det finnas krav på att minst två personer samtidigt ska lasta av en lastbil eller fylla på hyllorna för att minska risken för skador eller stöld. Även vissa datahanteringssystem kräver att två personer godkänner uppdateringar av dokument innan ändringarna överförs till datan.

Oavsett vilket är det du egentligen försöker göra att öka ansvarsskyldigheten över hela linjen. En andra person kan upptäcka ett fel eller en annan typ av problem med ett dokument som den första missade.

I vissa miljöer är detta naturligtvis lättare sagt än gjort - särskilt i miljöer där data är utspridda i många olika arkiv och där cheferna kanske saknar grundläggande insyn i vad som lagras var, när och hur. Om du inte är säker på var den senaste versionen av ett dokument finns, är det svårt att få en person att skriva under eller granska det - än mindre två.

Lyckligtvis finns det en lösning som gör att du kan dra full nytta av principen om dubbelkontroll. En enkel arbetsflödesprocess i ett informationshanteringssystem som M-Files inte bara göra detta enklare än någonsin, utan också både smidigt och effektivt.

”Fyra ögon-principen” och M-Files: ett perfekt par

Tänk på "fyra ögon"-principen i samband med ett tjänsteföretag, där två olika personer måste granska samma dokument innan det hamnar i händerna på en kund. Här ger protokollet en nivå av kvalitetskontroll av alla kundleveranser - för att inte tala om en rad kontroller för att se till att viktiga saker kommer ut genom dörren i tid.

Om en byrå till exempel har färdigställt en uppdaterad bolagsdeklaration för en kund, måste den naturligtvis granskas av minst två personer - revisorn som upprättade den och kundens kundansvarige.

Med en informationshanteringslösning som M-Files behöver dessa två personer inte nödvändigtvis stå i ständig kontakt med varandra, eftersom systemet är utformat för att hantera varje steg i processen. Så snart företagets skattedeklaration är klar tilldelas informationen automatiskt ett arbetsflöde som omedelbart meddelar de granskande parterna. Detta sker oavsett var informationen lagras eller i vilket datalager den finns. M-Files olika datalager och skapar en enda källa till sanning för informationen i hela företaget.

Vid den tidpunkten kan alla medarbetare vara medförfattare till dokumentet och lägga till anteckningar för ytterligare ändringar. Först när allt är formellt godkänt av alla viktiga intressenter kommer dokumentet att godkännas som en kundleverans. Detta bidrar till att säkerställa att endast den bästa kvalitetsversionen av dokumentet når kunden, vilket förbättrar deras upplevelse och undviker onödiga förseningar.

Utan att gå för långt kan arbetsflöden för godkännande av fyra ögon konfigureras på det sätt som företaget föredrar.

Godkännande i följd, nedåt i linjen. En sådan konfiguration är ett arbetsflöde med konsekutivt godkännande, där dokumentet går till den första godkännaren och sedan vidare till den andra efteråt.

Samtidigt, parallellt godkännande. Ett annat alternativ innebär att granskning och godkännande sker samtidigt, och när båda har slutfört sin granskning är dokumentprocessen klar.

Konfigurationen är helt upp till användaren. Hur som helst är den här typen av automatisering av arbetsflöden ett utmärkt sätt att skapa en verifieringskedja för rådgivande leveranser för att spåra vem som gjorde vilka ändringar, när och varför. Om något i dokumentet ifrågasätts i framtiden kan du alltid se vem som gjorde vilka revideringar och få insikt i vad deras motiveringar var. Det här är inte bara till hjälp för att spåra dokumentens övergripande status när de tar sig runt i företaget - det är också absolut nödvändigt för efterlevnad och till och med av juridiska skäl.

Generellt sett är de organisationer som tenderar att ha svårt att framgångsrikt implementera Four Eyes-principen de som inte riktigt har kontroll över sina data i första hand. De tenderar att sakna ett sätt att verkligen spåra utvecklingen av dokument som är i spel, vilket skapar en situation där två olika personer kan arbeta från olika versioner av ett dokument - vilket orsakar onödiga fel på vägen.

Ett rätt informationshanteringssystem som M-Files är däremot utformat för att förhindra att sådana situationer uppstår. M-Files bidra till att bryta ned dessa datasilor, så att kommunikation och samarbete blir enklare än någonsin tidigare. Detta leder i sin tur till den viktigaste fördelen av alla: en situation där principen om dubbelkontroll tillämpas snabbt och smidigt.