Informationsstyrning är grunden för beredskap inför AI

En framgångsrik införande av Microsoft 365- Copilot er bygger på en säker och välreglerad informationsgrund. Organisationer måste identifiera tillförlitlig information, tillämpa lämpliga kontroller och säkerställa att AI har tillgång till korrekt, relevant och välreglerat innehåll.

Branschundersökningar och samtal med kunder visar att många organisationers införande av Microsoft 365- Copilot en tar längre tid, eftersom de utvärderar behörigheter, informationsstyrning och beredskap för innehållssäkerhet. Oro över att Copilot ska reagera utifrån föråldrad information eller att för mycket information delas får organisationer att ompröva hur information skyddas, underhålls och delas. Microsofts riktlinjer betonar vikten av att ta itu med överdelning, behörigheter och informationsskydd när organisationer förbereder sig för att införa Copilot .

I en branschundersökning framgick det till exempel att 66 % av företagen hade skjutit upp eller omprövat införandet av ” Copilot ” på grund av farhågor kring åtkomsten till känslig information.

Oron är förståelig, men frågan missförstås ofta. Microsoft 365 Copilot fungerar inom Microsofts förtroendegränser och följer befintliga kontroller avseende identitet, åtkomst, säkerhet och regelefterlevnad. Tjänsten baserar sina svar på information som användaren har behörighet att komma åt. Det innebär att mognadsgraden i styrningen, rutinerna för delning, innehållssäkerheten och informationsberedskapen är avgörande för en framgångsrik implementering.

Copilot kringgår inte Microsofts säkerhetskontroller. Den kan visa var rutiner för informationshantering och åtkomstkontroller behöver förbättras innan organisationer kan skala upp sin AI-användning.

Den verkliga utmaningen när det gäller AI-beredskap bakom ” Copilot ” och överdriven informationsdelning

Under många år har organisationer samlat in innehåll i SharePoint, Teams, OneDrive, fildelningssystem, e-post och affärsapplikationer. Enorma mängder innehåll innebär ofta omfattande delningsbehörigheter, inkonsekvent åtkomstkontroll, föråldrade dokument, dubbletter, oklar ägarskap, anonyma länkar och information som lagras utan lämplig affärsklassificering.

Innan den generativa AI:n kom skymdes många av dessa problem av fragmenterade datalager och begränsade sökfunktioner. Tillgång via naturligt språk med Copilot förändrar situationen. När användare kan ställa en fråga till Copilot istället för att bläddra i mappar kan information som tidigare var svår att hitta bli lättare att upptäcka och använda, men ibland var denna information inte avsedd att upptäckas eftersom den från början inte hanterades på rätt sätt.

Copilot får organisationer att ta itu med år av ackumulerat innehåll och inkonsekventa styrningsrutiner. Den strategiska frågan handlar inte bara om föråldrad information eller att man delar för mycket. Det handlar om huruvida rutinerna för informationshantering är tillräckligt välutvecklade för att stödja AI i stor skala.

Förberedelserna inför AI börjar med informationsstyrning

Många organisationer betraktar AI-beredskapen som ett projekt för införande av ny teknik. I praktiken beror framgången på mer än bara behörigheter. Organisationerna behöver tydligt ansvar, informationskontroller och processer för att säkerställa att viktig information förblir korrekt, aktuell och hanteras på rätt sätt.

Microsofts riktlinjer framhåller åtgärder mot överdriven informationsdelning, bindande skyddsåtgärder och lagstadgade krav som centrala delar i en säker och välreglerad grund för ” Copilot ”. De hänvisar dessutom organisationer till Microsoft Purview för att bedöma riskerna med överdriven informationsdelning och vidta korrigerande åtgärder.

Målet är inte att hantera alla dokument på samma sätt. Prioriteten är att identifiera information av stort värde och med hög risk och tillämpa lämpliga kontrollåtgärder. Avtal, kvalitetsdokumentation, kunddokumentation, standardrutiner, tekniska dokument och reglerat innehåll kräver ofta ett starkare ansvarstagande, bättre skydd och mer omfattande livscykelhantering än vanligt samarbetsinnehåll.

”Beredskap för AI handlar i slutändan om informationsberedskap. Organisationer som satsar på bästa praxis inom dokumenthantering för att hantera styrning, behörigheter, innehållskvalitet och aktualitet har bättre förutsättningar att leverera tillförlitliga AI-upplevelser i stor skala.”

Ian Story, chefsarkitekt för OneDrive och SharePoint, Microsoft

Varför behörigheter i sig inte räcker

Behörigheter avgör vad användarna har tillgång till. Affärssammanhanget hjälper organisationer att avgöra vilken information som ska betraktas som tillförlitlig, skyddas, bevaras och användas i AI-drivet arbete genom att klargöra dess syfte, ägarskap och affärsrelevans.

Ett avtal, ett kvalitetsdokument, en kundakt, ett tekniskt dokument eller en ansökan till myndigheter har en affärsmässig betydelse som inte kan uttryckas enbart genom en mappväg. Genom att koppla innehållet till de processer, skyldigheter och dokument som det stöder kan man fatta mer träffsäkra beslut om klassificering, bevarande, granskning och åtkomst.

Denna ytterligare bakgrundsinformation bidrar till att säkerställa att AI bygger på information som är relevant, tillförlitlig och anpassad efter verksamhetens krav.

Hur Microsoft och M-Files samarbetar

Microsoft tillhandahåller en pålitlig grund för samarbete, innehållssäkerhet, styrning, efterlevnad och AI genom Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Purview, Microsoft Defender och Microsoft 365- Copilot. I Microsofts riktlinjer för styrning rekommenderas att man identifierar data som eventuellt delas i för stor utsträckning, åtgärdar åtkomstproblem, inför skyddsåtgärder och upprätthåller kontroller för regelefterlevnad och efterlevnadskrav.

M-Files utökar Microsoft 365 med intelligenta funktioner för dokumenthantering, vilket hjälper organisationer att hantera viktig affärsinformation genom metadata, automatisering av arbetsflöden, arkivhantering och informationskontroll.

Denna kompletterande strategi hjälper organisationer att stärka sin AI-beredskap samtidigt som de fortsätter att dra nytta av Microsofts inbyggda funktioner för säkerhet, efterlevnad, samarbete och AI. För kunder som använder Microsoft 365 Storage (SharePoint Embedded) förblir innehållet inom kundens Microsoft 365-miljö, medan M-Files tillhandahåller metadata, arbetsflöden, behörigheter och styrningsfunktioner.

För att stärka beredskapen inom AI och förbereda sig för agentberedskap kan M-Files erbjuda följande stöd:

• Metadatastyrd klassificering av strategiskt affärsinnehåll
• Kontextanpassade behörigheter och åtkomstbeslut
• Tydligt ansvar för företagsinformation
• Automatisering av dokumentflöden för granskningar, godkännanden och styrningskontroller
• Dokumenthantering och livscykelkontroller
• Sambanden mellan dokumenten och de kunder, projekt, avtal och processer som de stöder

Organisationer som redan idag inför tydliga ansvarsförhållanden, informationskontroller och kvalitetsstandarder för innehåll kommer att vara bättre förberedda för morgondagens AI-agenter och AI-upplevelser. I takt med att AI får allt bredare tillgång till företagsinformation kommer framgången i allt högre grad att bero på om informationen är korrekt, aktuell, tillräckligt säkerställd och kopplad till de affärsprocesser den stödjer.

Agentberedskapen bygger på AI-beredskapen. Innan organisationer på ett säkert sätt kan ta i bruk AI-agenter som rekommenderar åtgärder, automatiserar arbete eller deltar i affärsprocesser, behöver de tillförlitlig, reglerad och kontextuell information som kan matas in i den AI som driver dessa agenter.

Checklista för AI och agentberedskap

Målet är inte mindre AI. Det är bättre reglerad AI.

I takt med att organisationer går från att experimentera med AI till att använda AI i stor skala beror framgången alltmer på kvaliteten, säkerheten och styrningen av den information som ligger till grund för dessa upplevelser.

Microsoft erbjuder en pålitlig grund för identitetshantering, säkerhet, regelefterlevnad, samarbete och AI. M-Files utökar denna grund genom att hjälpa organisationer att fastställa ägarskap, automatisera informationskontroller och hantera innehåll under hela dess livscykel.

En pålitlig AI bygger på information som är korrekt, välhanterad, lämpligt skyddad och relevant för det arbete som utförs. Organisationer som stärker dessa grunder redan idag kommer att ha bättre förutsättningar att påskynda införandet av Microsoft 365- Copilot , stödja AI-agenter och få ut större värde av sina Microsoft-investeringar.