Vad är metadata och varför det är viktigt

Här vill vi utforska den grundläggande frågan: Vad är metadata? Och varför är det viktigt?

Wikipedia definierar metadata som "strukturerad information som beskriver, förklarar, lokaliserar eller på annat sätt gör det lättare att hämta, använda eller hantera en informationsresurs". De som har jobbat med IT i mer än några år vet att begreppet metadata inte är nytt: det är en term som dök upp i slutet av 1960-talet. Det har använts sedan Dewey Decimal System infördes på bibliotek för att klassificera och kategorisera material baserat på titel, författare och ämne så att de lättare kan hittas på hyllorna bland många tusen andra.

Kraften i metadatahantering

Bibliotek är ett tidigt exempel på metadata som tillämpas i fysisk form, men i vår alltmer digitala värld är det primära syftet med metadatahantering detsamma: att snabbare kunna navigera mellan datalager för att effektivt hitta, hantera och spåra information. Detta är faktiskt fortfarande kärnan i det som gör metadatahantering så avgörande för dagens mest använda applikationer, både för små och medelstora företag och för stora företag.

Förbättrad informationsorganisation och sökning

Metadata är också viktigt för att skapa associationer och relationer mellan objekt och användare i ett eller flera arkiv eller relaterade applikationer, t.ex. ett ERP- eller CRM -system, samt för att skapa enhetlighet i hur information används, lagras och delas. Metadata ger också klarhet om dataursprung och datahistorik samt säkerställer att arbetsflöden och affärsprocesser följs och administreras på rätt sätt.

Bygga relationer och skapa samstämmighet mellan olika system

Med andra ord organiserar och spårar metadata hela den digitala livscykeln för viktig affärsinformation, inklusive de processer, procedurer och användare som påverkar den, vilket ger en exakt verifieringskedja som kan visa sig vara ovärderlig - eller obligatorisk, i starkt reglerade branscher - för ditt företag när som helst. Att skydda och organisera denna verifieringskedja är ännu ett skäl till varför metadata bör vara en hörnsten i din ECM-strategi.

Säkerställa efterlevnad och granskningsbarhet av data

Värdet av metadata ligger i dess förmåga att på ett mer effektivt sätt klassificera och organisera information, samt att ge djupare insikt i de aktiviteter som äger rum inom hela verksamheten. Detta ger bättre underlag och information av högre kvalitet som kan driva på initiativ inom big data, automatisering, regelefterlevnad, datadelning, samarbete och mycket mer. Ändå använder många ECM-applikationer metadata som ett extra informationslager och förlitar sig på traditionella mappstrukturer för att organisera informationen. Följaktligen uppfattar användarna hanteringen av metadata som extraarbete, vilket ofta leder till dålig kvalitet på metadata. Å andra sidan kräver effektiva metadatabaserade ECM-system endast att användarna beskriver dokumentet eller dataobjektet med taggar och egenskaper när de sparar det. Detta gör det möjligt för användarna att söka efter informationen på det sätt som är mest logiskt för dem (dvs. projektnamn, datum, avtalstyp, kund osv.).

Är du redo att utnyttja kraften i metadata för en mer organiserad och effektiv verksamhet? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testperiod idag för att uppleva metadatas transformerande kraft med våra ECM-system.