Upptäck trädgården
Backyard Discovery effektiviserar Change Management tekniska Change Management det globala samarbetet med M-Files
Höjdpunkter
- Ändringsorder inom teknikområdet hanteras nu upp till 75 procent snabbare, vilket har kortat cykeltiderna från en till två veckor till cirka tre dagar.
- Dokumentens öppningstider har minskat med mer än 95 procent, vilket ger globala team nästan omedelbar tillgång till ritningar, stycklistor och monteringsanvisningar.
- En enda, pålitlig källa till teknisk dokumentation som undanröjer förvirring kring olika versioner och förenklar revisioner.
- Sömlös integration med ERP-system, system för produktlivscykeln och kundsystem, med stöd av en Azure-baserad infrastruktur.
Användningsfall
Produktinformationshantering
Kundinformationshantering
Industri
Tillverkning
Land
USA
Dela denna berättelse
Företagspresentation
Backyard Discovery utvecklar, tillverkar och distribuerar produkter för fritid och livsstil utomhus som förvandlar trädgårdar till platser där familjer kan samlas, leka och koppla av. Företaget startade med lekställningar i trä och har snabbt utökat sitt sortiment till att omfatta lusthus, pergolor, bastur, utekök och högkvalitativa grillprodukter.
I takt med att företagets produktportfölj växte utökade Backyard Discovery även sin globala tillverkningsverksamhet och inledde ett nära samarbete med utländska partner i regioner som Kina och Indien. Denna tillväxt ställde allt högre krav på teknisk dokumentation, samarbete och förmågan att hantera produktändringar snabbt och korrekt över gränserna.
Utmaningar före M-Files
Långsam och fragmenterad tillgång till teknisk information
Innan M-Files infördes använde Backyard Discovery FTP-servrar och senare ett Citrix-baserat fildelningssystem för att hantera tekniska dokument. Dessa mappbaserade system skapade stora problem, särskilt för de globala teamen.
För tillverkningspartner utomlands var åtkomsten till tekniska dokument långsam och opålitlig. Det tog ofta flera tio minuter per fil att ladda ner ritningar, stycklistor eller monteringsanvisningar, vilket försvårade samarbetet i realtid och begränsade produktiviteten hos både konstruktions- och tillverkningsteamen.
"Kommunikationen via FTP-servern var väldigt, väldigt långsam. Det var helt enkelt en katastrof", säger Tim Goodwin, CADD-chef på Backyard Discovery.
Förvirring kring versioner och utmaningar vid revision
Eftersom det saknades en strukturerad versionshantering förekom det ofta flera dokument med samma namn på samma plats. Teamet hade svårt att avgöra vilka ritningar eller stycklistor som var godkända och gällde för produktionen.
Det var särskilt svårt att hålla reda på ändringsorder inom teknikområdet. Ändringarna hanterades manuellt, och återkoppling från tillverkningspartnerna kunde ta en till två veckor – om den överhuvudtaget kom. För att bekräfta när en ändring hade genomförts var man ofta tvungen att söka igenom e-postmeddelanden och osammanhängande kommunikationskanaler.
"Att hålla reda på våra konstruktionsändringsorder var en mardröm", sa Tim. "Vi visste inte vilken inköpsorder en ändring gällde eller exakt när den skulle genomföras. Det var verkligen besvärligt när det gällde revisioner."
En infrastruktur som begränsade hastighet, skalbarhet och kontroll
I takt med att Backyard Discovery växte snabbt hade de gamla systemen svårt att hänga med. Mappbaserade behörigheter ledde ibland till att information blev tillgänglig för obehöriga användare, vilket ökade riskerna, samtidigt som långsam åtkomst mellan olika regioner förvärrade förseningarna.
Företaget insåg att en fortsatt expansion på denna infrastruktur bara skulle förvärra dessa utmaningar. Backyard Discovery behövde en globalt tillgänglig lösning som kunde stödja hanteringen av tekniska förändringar, öka hastigheten och säkerställa tydlig spårbarhet.
"Det som verkligen gjorde intryck på mig var skalbarheten. Vi behövde en lösning som kunde växa i takt med företaget, integreras med våra övriga system och fungera i flera länder."
Tim Goodwin, CADD-chef, Backyard Discovery
"Vi har använt M-Files Services i ett par veckor, och det har redan lönat sig. Vi kan öppna en vy och omedelbart se vilka produkter som behöver granskas närmare ur ett kostnadsperspektiv."
Tim Goodwin, CADD-chef, Backyard Discovery
M-Files lösningar
Kontextbaserad dokumenthantering för att eliminera friktion i verksamheten
Efter att ha utvärderat flera olika dokumenthanteringslösningar valde Backyard Discovery M-Files, ett dokumenthanteringssystem som sätter sammanhanget i centrum. M-Files sig genom sin förmåga att skalas upp globalt, integreras med befintliga system och organisera information utifrån sammanhanget snarare än mappar.
"Det som verkligen gjorde intryck på mig var skalbarheten. Vi behövde något som kunde växa i takt med företaget, integreras med våra övriga program och fungera i olika länder", förklarade Tim.
I stället för att förlita sig på mappvägar M-Files tekniska ritningar, stycklistor, testdokument och ändringsorder med hjälp av metadata som automatiskt kopplar samman relaterad information. Detta gör det enkelt att hitta, återanvända och lita på innehållet, samtidigt som det möjliggör snabbare och mer tillförlitligt beslutsfattande under hela produktens livscykel.
Effektiviserad Change Management inbyggd spårbarhet
M-Files Backyard Discovery:s enda tillförlitliga källa för teknisk dokumentation och ändringshantering, och har därmed ersatt fragmenterade filresurser och manuella överlämningar. Ändringsorder hanteras nu genom strukturerade arbetsflöden som meddelar alla berörda parter, samlar in synpunkter från utländska samarbetspartner och tydligt dokumenterar genomförandedatum.
"Nu när vi skickar ut en ändringsorder går den igenom ett arbetsflöde, alla är medvetna om den, alla får ett meddelande och vi får återkoppling när den har genomförts", sa Tim. Denna insyn gör det möjligt för teknikteamet att fatta bättre beslut, till exempel att slå ihop ändringar eller anpassa tidpunkten för uppdateringar efter kommande inköpsorder.
En gemensam källa till sanning som är integrerad i alla system
Backyard Discovery använder M-Files sitt centrala system för teknisk information, samtidigt som andra avdelningar kan fortsätta att använda de verktyg de föredrar. Data som lagras i M-Files efterföljande system via integrationer med Azure Blob Storage.
Dessa integrationer kopplar samman M-Files ERP-system, verktyg för produktlivscykelhantering, kundserviceportaler och kundinriktad dokumentation på företagets webbplats.
"Även om vissa team använder sin egen programvara, använder de ändå M-Files. De använder informationen i M-Files driva sina system, så att vi inte får dokument som står i konflikt med varandra", sa Tim.
Kontinuerlig optimering med M-Files Services
Backyard Discovery samarbetar nära med M-Files Services för att förfina arbetsflöden, utöka användningen av metadata och tillgodose avancerade rapporteringsbehov.
Ett exempel är att direkt hämta uppgifter om kubikmeter virke från stycklistor till metadata, vilket möjliggör omedelbar rapportering för prognoser, prissättning och kostnadsanalys.
"Vi har haft det här i ett par veckor, och det har redan lönat sig", konstaterade Tim. "Vi kan öppna en översikt och direkt se vilka produkter som behöver granskas närmare ur ett kostnadsperspektiv."
Resultat
Ändringsorder inom tekniken genomförs på några dagar istället för veckor
Genom att eliminera de driftsmässiga hindren som orsakades av långsam åtkomst, förvirring kring versioner och manuell spårning av ändringar M-Files Backyard Discovery att avsevärt påskynda genomförandet av sina tekniska projekt.
Ändringsorder som tidigare tog en till två veckor att hantera klaras nu av på ungefär tre dagar.
"Vi är inte längre flaskhalsen", sa Tim. "Vi kan faktiskt agera snabbare än vad andra avdelningar hinner fatta beslut."
Nästan omedelbar åtkomst till viktiga dokument
Globala team kan nu få tillgång till ritningar, monteringsanvisningar och stycklistor på några sekunder istället för flera minuter. För tillverkningspartner i Kina innebär detta en avsevärd minskning av väntetiden på teknisk information.
Innan M-Files infördes tog det vanligtvis mellan 10 och 45 minuter per fil att komma åt viktiga dokument via äldre fildelningssystem. Med M-Files är samma dokument tillgängliga nästan omedelbart, vilket minskar väntetiden för att komma åt dokument med mer än 95 procent.
För produkter med hundratals delar tog dessa förseningar tidigare upp större delen av en ingenjörs eller produktionsplanerares arbetsdag. Genom att eliminera väntetider och upprepade nedladdningsförsök ger M-Files tillbaka en hel dags produktivitet per produktcykel till teamen utomlands.
Resultatet blir snabbare problemlösning, bättre respons och smidigare samarbete inom den globala verksamheten.
"Nu kan man hämta en ritning på en komponent utomlands på bara några sekunder. Bara det ger oss tillbaka en dag eller mer i produktivitet", förklarade Tim.
"Vi är inte längre flaskhalsen. Vi kan faktiskt agera snabbare än vad andra avdelningar hinner fatta beslut."
Tim Goodwin, CADD-chef, Backyard Discovery
Förbättrad precision och självbetjäning i alla team
Tack vare en robust versionshantering och en intuitiv sökfunktion kan medarbetare i alla avdelningar enkelt hitta rätt och aktuella dokument utan att behöva be teknikavdelningen om hjälp. ”Folk skickar inte längre e-post till mig och ber om dokument”, sa Tim. ”De kan själva hitta det de behöver och vet att det är rätt version.”
Denna självbetjäningslösning gör det möjligt för teknikteamen att fokusera på mer värdeskapande arbete, samtidigt som alla kan lita på att de arbetar utifrån tillförlitlig information.
En skalbar grund för fortsatt tillväxt
I takt med att Backyard Discovery fortsätter att växa M-Files flexibiliteten att lägga till användare, utöka arbetsflöden och införa nya funktioner, såsom AI-driven assistans och förbättrat samarbete, utan att behöva byta plattform eller störa teamens arbetsrutiner.
"Det som fungerade för tre år sedan kanske inte fungerar idag. Med M-Files kan vi anpassa det, bygga ut det och se till att det passar våra behov i takt med att vi växer", avslutade Tim.
Se även webbinariet på begäran
Hur Backyard Discovery eliminerade driftsproblem och effektiviserade globala tekniska arbetsflöden
I denna on-demand-session M-Files Tim Goodwin, CADD-chef på Backyard Discovery, och Kelsey Doughten, senior produktmarknadschef för tillverkning på M-Files , hur Backyard Discovery lyckades eliminera operativa hinder inom hanteringen av konstruktionsändringar och uppnådde mätbara förbättringar när det gäller hastighet, effektivitet och efterlevnad.
Titta på det inspelade webbinarietför att ta reda på hur kontextbaserad dokumenthantering hjälper tillverkningsteam att effektivisera konstruktionsprocesser, stärka styrningen och lägga grunden för tillförlitlig AI och skalbar tillväxt.
Se M-Files
Se det själv. Utforska M-Files på ditt sätt. Välj en live-demo eller en kostnadsfri 30-dagars provperiod för att uppleva AI-drivet innehåll i sitt sammanhang.
