Så här införlivar du AI på ett säkert sätt i din teknikstack

Tre sätt att använda M-Files Aino bokföring

Revisionsbyråer står inför nya utmaningar när det gäller datasäkerhet i samband med plattformar som ChatGPT, Google Gemini och Microsoft Copilot. Vissa kunskapsarbetare delar kunduppgifter med offentliga GenAI-plattformar trots tydliga instruktioner från byrån. De använder dessa plattformar för en rad olika uppgifter, såsom redovisningsundersökningar, granskning av arbetsunderlag, kundkommunikation och mycket mer.

Företag måste identifiera hur de ska införliva AI i sin tekniska stack på ett tryggt och säkert sätt. Den bästa vägen framåt är att förse personalen med resurser som godkänts av företaget.

I den här bloggen ska vi titta på hur revisorer kan använda Aino sitt dagliga arbete, med exempel direkt från systemet.

Vinn tid med AI-baserad redovisning

Eftersom jag tidigare har arbetat med offentlig redovisning är jag bekant med att jonglera med hundratals dokument från flera olika kunder och deadlines inom loppet av ett par månader. Att granska dessa dokument för att bekanta mig med kundens unika tillvägagångssätt och förstå om det här ens är vad jag bad om var en vanlig företeelse. Vi letade alltid efter ett bättre sätt!

Med hjälp av M-Files AI-teknik (artificiell intelligens) Aino kunskapsarbetet till en ny nivå genom att göra företagets informationsbas tillgänglig direkt. M-Files Aino organiserar information, förstår dokumentens sammanhang och gör det enkelt för användarna att interagera med innehållet. Aino tid åt användarna genom att automatisera nödvändiga administrativa uppgifter såsom sammanfattning av innehåll, bokföringsundersökningar, datainmatning och mycket mer!

Aino naturliga språkmodell gör det enkelt för användarna att interagera med sitt innehåll och plattformen.

Fördelen med bearbetning av naturligt språk (NLP)

NLP-tekniker gör det möjligt för datorer att förstå mänskligt språk. De överbryggar klyftan mellan vad människor talar och skriver och vad datorer kan bearbeta. Enligt Gartner"tillhandahåller NLP intuitiva former av kommunikation mellan människor och system. NLP omfattar lingvistiska beräkningstekniker (symboliska och subsymboliska) som syftar till att känna igen, analysera, tolka, automatiskt märka, översätta och generera (eller sammanfatta) naturliga språk."*

M-Files Aino ett exempel på hur mänskliga användare kan interagera med NLP-teknik. Aino översätta och skapa text utifrån information från samarbetspartner till personalen. Dessutom Aino märka dokument med metadata som genereras av Aino.

Aino tid

Enligt Work Trend Index Annual Report skulle 70% av befolkningen kunna tänka sig att delegera arbete till AI för att minska sin arbetsbörda. Företagsledare är dubbelt så benägna att säga att AI kommer att ge värde genom att öka produktiviteten jämfört med att minska antalet anställda.

I nästa avsnitt kommer vi att fokusera på följande typer av dokument som revisorer ofta arbetar med eller får från kunder:

• Uppdragsbrev/kontrakt
• Leasingavtal
• Support som tillhandahålls av kunden

Bekräftelse av fullständighet

När det gäller uppdragsbekräftelser och avtal kontrollerar revisorerna först om dokumenten har undertecknats av behöriga personer. Därefter säkerställer de att tidsramen och arvodet för de tjänster som ingår är korrekt angivna. Aino snabbt visa vem som har undertecknat dokumentet och när. Det kan också visa den totala kostnaden för uppdraget.

I exemplet nedan ställer vi tre frågor Aino . Svaren vi får sparar oss tid jämfört med att granska varje sida manuellt.

Förfrågan: Vem är undertecknaren på detta dokument?

Aino: Kyle Gillette

Fråga: När upprättades detta uppdragsbrev?

Aino: 2024-01-04

Förfrågan: Hur mycket kostar tjänsterna?

Aino: 50 000 dollar

För att bekräfta att man har förstått detta kan användarna granska dokumentet antingen via fliken ”Förhandsgranskning” eller genom att öppna dokumentet. Användarna kan kontrollera att Aino stämmer överens med dokumentets innehåll. När de väl vet vad de ska leta efter går det snabbt att göra detta.

Sammanfatta innehåll

Kunderna tillhandahåller ofta leasingavtal som är dussintals sidor långa. De kan också vara skrivna på olika språk beroende på var det leasade föremålet eller tillgången finns. Detta ökar den tid som revisorn behöver lägga på att granska dokumentet för att hitta den information som behövs som stöd för sina slutsatser.

Med M-Files Aino kan du begära en sammanfattning av dokumentet på ditt språk. På så sätt kan revisorerna kontrollera om de har rätt dokumentation som stämmer överens med deras förfrågan. Dessutom kan de fråga Aino hyreskostnader, hyresjusteringar, hyresvärd och hyresgäst och mycket mer. När revisorn har fått en klar bild av vad hen söker kan hen enkelt öppna dokumentet och bekräfta att Aino rätt information.

I exemplet nedan ställer vi Aino frågor samtidigt till Aino . Aino på varje fråga för sig.

Fråga: Vilka är uthyraren och hyrestagaren i detta hyresavtal?

Aino: Uthyrare: Real Estate Inc. Hyresgäst: Acme

Fråga: Hur mycket kostar år 1 hyra?

Aino: Hyreskostnad första året: 60 000,00 dollar

Fråga: Hur mycket ökar hyran årligen mellan år 1 och år 2?

Aino: Hyreshöjning mellan år 1 och år 2: 10 000,00 dollar

Fråga: Finns det några andra hyreshöjningar i detta hyresavtal?

Aino: Det finns andra hyreshöjningar i detta hyresavtal, med hyran som ökar med $ 10.000,00 per år.

Hantering av support som tillhandahålls av kunden

Kunderna tillhandahåller datamängder i olika format, till exempel Microsoft Excel och PDF. För att spara tid åt revisorerna när de formaterar dessa dokument kan de ställa Aino frågor Aino om kundernas redovisningar eller förteckningar. I exemplet nedan ber vi Aino beräkna de totala kostnaderna för flera transaktioner.

Fråga: Vilka är de totala reklamkostnaderna?

Aino: 125 000 dollar

Fråga: Vilken period täcker detta schema?

Aino: För räkenskapsåret som slutade den 31 december 2023.

Efter att ha granskat utgiftsschemat kan vi se att 125 000 USD av 228 000 USD i totala marknadsföringskostnader hänfördes till reklamkostnader för perioden som slutade den 31/12/23.

VANLIGA FRÅGOR

Fråga: Vårt företag hanterar stora mängder känslig information. HurAino M-Files Aino säkerheten och sekretessen för våra kunders information?

S: Aino de säkerhets- och åtkomsträttigheter som redan har fastställts i ert M-Files . Användarna kan endast söka efter eller begära fram dokument som de har åtkomst till. Till skillnad från allmänna GenAI-plattformar M-Files information och sökningar som lagras i M-Files inom företagets säkerhetsmiljö, vilket totalt sett minskar risken för säkerhetsöverträdelser.

Fråga: M-Files Aino naturlig språkbehandling (NLP). Krävs det en viss inlärningskurva för att kunna använda denna teknik på ett effektivt sätt?

M-Files Aino användas direkt, eftersom M-Files använder metadata och OCR-teknik (Optical Character Recognition) för att tolka dokumentens innehåll. Databasen som Aino eller hämtar information från finns redan i ditt arkiv. Tack vare M-Files förmåga att upprätthålla en enda källa till sanning och organisera dokument utifrån vad de är, inte var de lagras, Aino enkelt och snabbt börja hjälpa sina användare.

*Källa: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, auktoriserad revisor Branschlösningschef, redovisning M-Files

Courtney Kunzig, en erfaren revisor med bred erfarenhet från olika befattningar och branscher, är för närvarande branschlösningsansvarig för redovisning på M-Files. Hennes expertis ligger i att utnyttja teknik för att förbättra medarbetarnas upplevelser, effektivisera manuella processer och optimera tidshanteringen inom redovisningsområdet.

Tankeväckande ledarskap och framträdanden

Publicerade artiklar:

• "Frågor och svar om automatisering inom redovisning"
  • Kunzig utforskar den kritiska roll som artificiell intelligens och automatisering har för redovisningsbyråer. Artikeln går in på praktiska tillämpningar och strategier för att minska manuella uppgifter och påbörja en digital omvandling.
• "Täppa till luckor i redovisningskompetensen genom att behålla och automatisera"

• Kunzig diskuterar innovativa strategier för att åtgärda kompetensbrister inom redovisningsbranschen. Hon betonar vikten av att behålla och automatisera personal för att ta tillvara talanger och upprätthålla konkurrenskraften.

• "AI:s kritiska roll för att förbättra cybersäkerheten för revisionsbyråer"

• Kunzig belyser den centrala roll som artificiell intelligens spelar för att stärka cybersäkerheten inom revisionsbyråer. I sin artikel tar hon upp praktiska tillämpningar och proaktiva åtgärder för att skydda känsliga uppgifter.

Courtney Kunzigs tankeledarskap och bidrag understryker hennes engagemang för att utveckla redovisningsområdet genom teknikdrivna lösningar. Hennes expertis är intressant för yrkesverksamma som vill optimera arbetsflöden, säkerställa efterlevnad och förbättra kundupplevelsen.