Så här effektiviserar du processen för att skapa avtal

De som har till uppgift att upprätta avtal känner igen frustrationen över att slösa tid på att få all nödvändig information innan ett avtal upprättas. Både advokatbyråer och bolagsjurister har klienter som behöver avtal - kunder till advokatbyrån eller personer i företag som förlitar sig på företagets juridiska avdelning för sina avtalsbehov.

Ta emot information från kunder

Chansen är stor att om du är i den här båten så kanske du använder ett Word-dokumentformulär som du skickar ut och hoppas att kunden ger dig allt du behöver. Inte bara måste allt fyllas i utan också allt som klienten har lagt till måste vara korrekt. Om du måste gå tillbaka till dem för att få mer eller korrekt information slösar alla mer tid (och pengar) som kunde ha använts till annat juridiskt arbete.
Det är rimligt att säga att det här sättet att samla in information är ineffektivt. Även om du får allt du behöver från kunden när du begär informationen, blir det ändå en del dubbelarbete eftersom den mottagna informationen måste skrivas in på nytt i det avtal du håller på att skapa.

Hur M-Files Ment hjälpa till

Lyckligtvis är metoden att samla in information via ”Word-dokument” på väg ut. Det finns ett bättre sätt att göra det på – ett sätt som gör det möjligt för kunden att fylla i uppgifter i ett elektroniskt formulär, som sedan automatiskt läggs in direkt i ett utkast till avtal. Med andra ord kan du skapa dokument direkt utifrån kundens uppgifter, samtidigt som du behåller full kontroll över den version som faktiskt skickas ut med M-Files Mentkundinriktade Link.

Effektivisering av processen

När du skickar länkar till dina kunder kan din process se ut ungefär så här:

1. Advokaten behöver utarbeta ett avtal och behöver information från klienten.
2. Advokaten öppnar M-Files Ment skapar en länk till det klientinriktade frågeformuläret – detta kan vara ett urval av alla frågor som behöver ställas för att upprätta avtalet, endast de som klienten behöver besvara.
3. Advokaten skickar länken till klienten via e-post.
4. Klienten öppnar länken och fyller i frågorna i ett mobiloptimerat, elektroniskt formulär och skickar tillbaka det till advokaten.
5. Advokaten får ett meddelande om att svaren har fyllts i av klienten och kan sedan granska klientens svar och även lägga till annan information i frågeformuläret efter behov.
6. Advokaten skickar in frågeformuläret och skapar det första utkastet till avtalet. Enkelt!

Viktiga fördelar

Link erbjuder följande fördelar:

1. Klienten fyller i den begärda informationen elektroniskt direkt iMent , vilket gör det möjligt för advokaten att granska svaren och lägga till det som behövs för att enkelt utarbeta avtalet utan att behöva mata in uppgifterna två gånger.
2. Fälten i frågeformuläret som skickas till klienten kan begränsas till endast de uppgifter du vill att de ska fylla i och kan även innehålla vägledning – vilket innebär att mindre tid går åt till att be klienterna ändra eller lägga till information.
3. Tiden för att utarbeta avtalet minskar – när klienten har fyllt i frågeformuläret bör advokaten ha allt som behövs för att skapa ett första utkast till avtal, vilket effektiviserar hela processen.
4. Denna sista fördel får inte underskattas. Sätt dig i kundens situation: Kommer de att vilja ladda ner en bilaga, byta namn på den, fylla i den, spara den och skicka tillbaka den i dagens läge? Troligtvis inte. Att skicka en länk till kunderna som gör det möjligt för dem att enkelt fylla i frågeformuläret och skicka in det är mycket enklare. Det kommer att underlätta deras liv, och de kommer att uppskatta det.

Upptäck mer

Se M-⁠Files Ment praktiken.Kontakta ossredan idag för att få veta mer om plattformens olika funktioner och hur de kan gynna just dig.