Hur man får ut mesta möjliga av ettMent M-Files Ment

En pilot är ett projekt som gör det möjligt för en organisation att bedöma om en programvara uppfyller verksamhetens krav genom att använda tekniken för ett visst användningsfall och mäta dess framgång. Det brukar vara en föregångare till en bredare utrullning av tekniken och syftar till att utvärdera ett användningsfall innan man investerar tid och resurser i ett mer omfattande förändringsprojekt.

Viktiga fördelar

En pilot ger företaget en förståelse för:
- Den process som krävs för att införa tekniken,
- Hur utbildning kommer att genomföras för användarna,
- Processen för felavhjälpning och support,
- Hur tekniken kommer att underhållas,
- Vilka problem som kan uppstå så att lärdomar kan tas tillvara för framtida användningsområden.

Ment för M-Files Ment

M-Files Ment pilotprojekt för kunder som överväger att teckna ett abonnemang men vill försäkra sig om att det uppfyller deras behov innan de gör det. Det är ganska vanligt att våra kunder genomför ett pilotprojekt på 1–2 månader så att företaget och dess användare snabbt kan komma igång, samtidigt som de drar nytta av M-Files Ment och ledarskap för att framgångsrikt leverera kundens första mallar. När pilotprojektet är avslutat bör kunden vara redo att gå vidare till en mer omfattande lansering.

Delar avMent för M-Files Ment

Här följer några viktiga punkter att tänka på införMent med M-Files Ment :

Målsättning

Varje kund har olika föreställningar om vad de hoppas uppnå genom att införa M-Files Ment vilket i stort sett beror på vilken typ av organisation det rör sig om (oavsett om det är en intern avdelning eller en advokatbyrå) och om de använder det för att öka den interna effektiviteten eller för att skapa en mer strömlinjeformad process gentemot kunderna.

Oavsett vilket kommer vi att samarbeta med kunden för att förstå vad de vill uppnå genom att införa M-Files Ment, och vi kommer att fastställa några framgångsmått så att de enkelt kan utvärdera pilotprojektets resultat.

Här är några exempel på pilotprojekt som vi har genomfört tidigare:
- Implementering av anställningsavtal inom en advokatbyrå så att byrån kunde upprätta dem snabbare och ge bättre service till sina klienter;
- Implementering av Widgets (länkar till automatiserade mallar) så att kunden kunde tillhandahålla prenumerationer via en betalvägg på sin webbplats;
- Automatisering av NDA och SCC internt så att icke-juridiska användare kan skapa dessa själva med begränsat juridiskt stöd.

Tidsplan

Detta kommer sannolikt att bero främst på målet, men också på kapaciteten och engagemanget hos personer inom kundens organisation. Vi strävar efter att slutföra pilotprojektet inom fyra veckor - vilket ger en större språngbräda för att automatisera framtida användningsfall och i slutändan få värde så snabbt som möjligt.

Vårt främsta mål är att samla personalen inom kundens verksamhet för att underlätta införandet av M-Files Ment och göra det möjligt för användarna att skapa dokument i realtid på kortast möjliga tid. Det säger sig självt att detta, för att kunna genomföras på så kort tid som fyra veckor, kräver att förseningarna från kundens sida hålls till ett minimum under hela processen – till exempel när det gäller att slutföra juridiska förberedelser, inhämta godkännanden och så vidare.

Leveranser

Vid pilotprojektets slut bör kunden:
• Ha upp till tre automatiserade mallar som är klara att användas (vilket ger avkastning på investeringen direkt efter pilotprojektet);
• Ha gett berörda användare tillgång till de automatiserade mallarna;
• Förstå hur man själv automatiserar mallar – vilket gör det möjligt för kunden att skala upp dokumentautomatiseringen på egen hand med begränsat stöd;
• Vara redo att lansera M-Files Ment andra användningsfall inom organisationen;
• Förstå vilketMent som finns tillgängligtMent M-Files Ment och hur det kan utnyttjas.

Team

Pilotprojektet är ett projektMent M-Files Ment och som omfattar viktiga intressenter från kundens sida. Det bör inkludera alla de intressenter som kommer att påverkas av implementeringen i det specifika användningsfallet som genomförs. Det kan också vara fördelaktigt att involvera andra personer inom organisationen som sannolikt kommer att påverkas avMent i framtiden, så att även de kan dra nytta av erfarenheterna från pilotprojektet.
Vid alla teknikpilotprojekt eller implementeringar är det viktigt att de inblandade är engagerade och redo att genomföra förändringar inom organisationen. Bristande engagemang innebär sannolikt att pilotprojektet kommer att ha begränsad framgång när det gäller införandet. Men eftersom M-Files Ment är så korta, bara fyra veckor, förväntar vi oss inte att detta kommer att bli ett problem.

Kostnad

Pilotprogrammet medför visserligen en kostnad, men den är sannolikt lägre än för något annat pilotprojekt med en liknande produkt på marknaden. Kostnaden är väl värd det – den ger avkastning på investeringen på kortast möjliga tid och ger ny energi åt införandet av M-Files Ment kundens verksamhet, vilket kan utnyttjas för ytterligare användningsområden.

Om pilotprojektet syftar till att lansera en prenumerationstjänst för dokumentgenerering kommer kostnaden för pilotprojektet sannolikt att kompenseras av senare intäkter från prenumerationer.