AI-agenter för affärsflöden – Varför innehållet är viktigt

I mitt senaste blogginlägg berättade jag om en partner som använde en AI-sammanfattning som stöd inför ett kundmöte. Kunden ifrågasatte en del av informationen, bland annat en hänvisning till en förordning som de visste hade upphävts. Men AI-assistenten hade tagit fram sammanfattningen utifrån gamla utkast som fanns i samma mapp. Det var inte AI:ns fel – det berodde på den information den hade fått.

Min idé handlade om att se till att bränslepåfyllningen för AI-raketen sker på rätt sätt innan den skjuts upp. Och nu vill jag prata om vad som händer när man gör det. När ditt innehåll kopplas samman utifrån ett affärssammanhang med hjälp av metadata – vad det är, vilken kund det avser, vem som ska ha åtkomst – då förändras den stora frågan. Den går från ”kan vi lita på dessa svar?” till ”vilka arbetsuppgifter kan delegeras?”.

Innan jag går vidare vill jag klargöra vad jag menar med att ”överlämna” arbete. De agenter jag vill tala om tecknar inte avtal, godkänner inte innehåll och tar inte heller ett avtal vidare till nästa steg. Det är fortfarande en person som fattar besluten och bär ansvaret. Det handlar om att hjälpa till att fatta beslut snabbare.

"Vi har gjort det här förut. Vem gjorde det? Och var finns det?"

Företag brukar inte sakna expertis, men de kan ha svårt att få tillgång till den. En chef vet att företaget utförde ett liknande uppdrag åt en kund i en liknande bransch för två år sedan. Men ett nytt förslag kan bara dra nytta av denna kunskap om man frågar henne om det innan tidsfristen går ut.

När dokument kopplas till personer, kunder och uppdrag, istället för att ligga begravda i mappar, kan en kunskapsagent lyfta fram jämförbara arbeten när ett nytt förslag eller projekt skapas. Det blir inte bara en lista med filnamn, utan själva det relevanta innehållet, med möjlighet att ställa uppföljningsfrågor utifrån dokumentet.

När ditt företag samlar in information om vem som gjorde vad och när blir det möjligt för en agent att stödja uppgiftsfördelningen. Den kan föreslå en kortlista med personer utifrån det arbete de har utfört och deras expertisområden. En högre chef väljer fortfarande ut teamet, men valen baseras på fakta.

Företag brukar i sitt marknadsföringsmaterial och sina presentationsunderlag tala om att ”våra medarbetare är vår största tillgång” – detta är en möjlighet att göra den tanken till en del av processen för att leverera uppdrag till kunderna.

"Allt börjar med ett tomt papper"

Att sätta upp nya uppdrag kan ibland handla om att ”upprepa samma sak om och om igen”. Kopiera förra kvartalets plan, ta bort det som inte är relevant och se sedan vem som är ledig.

Tänk om det vore möjligt att ge en agent ett uppdragsbrev med en enda instruktion: att utarbeta en plan där alla uppgifter följer på varandra i rätt ordning? Med tiden utvecklas agenten till något som kan skapa en plan som omfattar faser, godkännandesteg med berörda parter, förfallodatum och ett beräknat slutdatum.

Den här idén fungerar även i ett annat sammanhang. På en produktionslinje hjälper en mottagningsansvarig en tekniker att rapportera ett misslyckat läckagetest på ett konversationsliknande sätt, istället för att teknikern själv ska behöva leta reda på rätt formulär och fylla i det rad för rad. Om teknikern bara skriver ”läckagetest misslyckades” och inget mer, kommer den som analyserar felutvecklingen sex månader senare inte att kunna dra någon nytta av uppgiften.

"Granskningarna utgör flaskhalsen och granskarna är oeniga"

Detta är ytterligare ett exempel på hur man hanterar sitt innehåll med hänsyn till affärssammanhanget.

En granskningsagent kan gå igenom ett avtal klausul för klausul och jämföra det med din handbok, direkt i Word. Varje iakttagelse hänvisar till den specifika klausul i handboken där utkastet inte uppfyller kraven. Systemet bedömer konsekvensen, med en förklaring, och föreslår en korrigering i form av en spårad ändring som kan godkännas eller avvisas. I reglerad verksamhet är detta en standardrutin (SOP) som kontrolleras mot relevant standard före godkännande, vilket skapar underlag för framtida granskningar eller revisioner.

Och det är en viktig aspekt att beakta; en agent kan endast kontrollera arbetet utifrån det som den kan läsa. Om den aktuella arbetsbeskrivningen är ett Word-dokument i en delad nätverksmapp och det finns flera versioner av standardrutinerna i omlopp, vad ska då agenten kontrollera?

Det är därför dokumenthantering är viktigt för AI.

"Ingen har tittat på avtalet sedan vi undertecknade det"

Skyldigheter, servicenivåer, förnyelsedatum och villkor för uppsägning anges i undertecknade avtal som ingen tittar på förrän något går fel. ”Ingen kontrollerade” är inte bara ett misstag, utan en revisionsanmärkning inom reglerad verksamhet.

En agent aktiveras när ett avtal når en viss punkt i förhandlingsprocessen. Den anger en risknivå tillsammans med en prioriterad lista över frågor. När avtalet väl är undertecknat extraherar den de åtaganden och viktiga datum som kan filtreras. Inom kvalitetsledning kontrollerar en motsvarande agent att korrigerande åtgärder åtgärdar den bakomliggande orsaken innan någon avslutar ett ärende om avvikelse.

Resultaten sparas utan att man behöver leta efter dem i en chattkonversation eller ett e-postmeddelande.

"Det första utkastet tar för mycket tid"

Att använda ett verktyg för textframställning som utgår från godkända anbud, inklusive källan bakom varje avsnitt, är något helt annat än att skapa trovärdigt klingande text ur tomma intet. Vi är alla misstänksamma mot AI-genererat fyllnadsinnehåll, så starka källor och källhänvisningar är viktiga. Om jag inte kan se vilket innehåll i det godkända anbudet som det kommer ifrån måste jag verifiera det manuellt, vilket inte sparar mig någon tid.  Det är lika viktigt att lyfta fram var det finns luckor i underlaget för utarbetandet av förslaget på grund av brist på relevant källmaterial. Allt detta är möjligt när ditt innehåll hanteras i ett affärssammanhang.

Frågan om att dela för mycket

Det här är en fråga som ofta dyker upp. Företag och organisationer är oroliga för att AI ska kunna läsa och använda information som den inte borde ha tillgång till. Kanske på grund av ett gammalt utkast som fortfarande är synligt, eller på grund av innehållet i Teams-meddelanden, eller för att säkerhetsriktlinjerna inte har tillämpats korrekt.

Lösningen är inte att stänga ute AI från ditt innehåll. Det handlar om en behörighetsmedveten intelligens som bygger på vad dokumentet handlar om och hur det förhåller sig till annat innehåll. Alla de agenter jag har tagit upp skulle fungera inom ramen för dessa regler och endast se och använda samma information som sin användare. Mer om dettahär

Var ska man börja?

Alla dessa tjänster finns idag och kan beställas via vårt produktutbud för branschen och näringslivet: M-Files för skatterådgivning, M-Files för konsulttjänster, M-Files för kvalitetsfrågor och M-Files för avtal. Om någon av de frågor jag har tagit upp har dykt upp för dig och ditt team den här veckan eller den här månaden, hör gärna av dig.

Jag vill dock lägga till en viktig anmärkning till allt detta… börja där människor redan litar på dokumenten. Om du inte vet var grunden är som svagast, är vår AI-beredskapsbedömning ett utmärkt ställe att börja på.