Konsultföretag har inte ett dokumentproblem. De har ett sammanhangsproblem.

Konsultföretag sitter på en stor kunskapsbank. Varför är det då så svårt att återanvända den?

Varje konsultföretag bygger på kunskap.

Framgångsrika affärsmöjligheter, vinnande anbud, beprövade metoder, leveranser till kunder, branschkompetens, projekterfarenhet och institutionell kunskap hör till ett företags mest värdefulla tillgångar. Med tiden bygger konsultföretag upp en enorm mängd intellektuellt kapital. Ändå har många svårt att konsekvent återanvända denna kunskap i samband med nya affärsmöjligheter, anbud och kunduppdrag.

Utmaningen ligger sällan i brist på information. De flesta företag har redan det innehåll de behöver för att vinna uppdrag och leverera framgångsrika resultat. Problemet är att värdefull kunskap ofta är utspridd över e-post, Teams, SharePoint, delade enheter, CRM , projektledningsverktyg och arkiverade uppdragsdatabaser. Det blir svårt att hitta rätt information vid rätt tillfälle, och det blir ännu svårare att lita på att den är aktuell, godkänd och relevant.

Det är därför som konsultföretagen fortsätter att investera i ny teknik samtidigt som de står inför många av samma operativa utmaningar. Offertgrupperna skriver om innehållet i anbuden. Konsulterna arbetar om leverabler som redan finns. Kunskapen förblir instängd i enskilda projekt och hos enskilda personer. AI-initiativen har svårt att leverera ett meningsfullt affärsvärde.

Den egentliga orsaken är inte ett problem med dokumentet.

Det är ett sammanhangsproblem.

Vad betyder ”kontext” inom konsultbranschen?

När man talar om kunskapshantering fokuserar man ofta på dokument. I själva verket är dokument bara en del av helheten.

En affärsmöjlighet blir värdefull eftersom den är kopplad till en kund, ett tjänsteområde, ett team, ett anbud och ett potentiellt affärsresultat. Ett anbud blir värdefullt eftersom det återspeglar ett specifikt kundbehov, omfattning, metodik och leveranssätt. Ett leveransresultat blir återanvändbart eftersom konsulterna förstår de omständigheter under vilka det skapades, om det har godkänts och om det säkert kan tillämpas på annat håll.

Sammanhanget är den affärsmässiga betydelsen som omger informationen.

Utan sammanhang blir förslag, leverabler och kunskapstillgångar isolerade filer som lagras i arkiv. Med sammanhang blir de återanvändbar organisatorisk kunskap som kan stödja framtida möjligheter, uppdrag och kundresultat.

Denna distinktion blir allt viktigare i takt med att företagen strävar efter att sprida sin expertis över större team, flera geografiska områden och växande kundportföljer. Ju mer komplex en konsultorganisation blir, desto viktigare är det att se till att informationen förblir kopplad till de affärsrelationer som ger den dess betydelse.

Varför är det så svårt att återanvända kunskap?

De flesta ledare inom konsultbranschen inser värdet av att återanvända kunskap. Utmaningen ligger i att förvandla detta mål till en verklighet som går att upprepa.

Varje affärsmöjlighet, anbud och uppdrag genererar resurser som kan vara till nytta i det framtida arbetet. Teamen tar fram anbudsinnehåll, ramverk, analyser, leverabler, forskning, referenser och lärdomar. I teorin bör detta material hjälpa konsulterna att arbeta snabbare och mer enhetligt när de tar sig an liknande affärsmöjligheter eller genomför jämförbara uppdrag.

I praktiken lägger dock konsulter ofta mer tid på att söka efter relevant innehåll än på att använda det.

Även när tidigare arbete hittas finns det fortfarande viktiga frågor som förblir obesvarade. Är detta den senaste versionen? Har den godkänts? Speglar den gällande metoder? Kan den delas med det här teamet eller den här kunden? Är den relevant för det aktuella uppdraget eller projektet? Har företaget redan löst ett liknande problem tidigare?

Eftersom svaren ofta är otydliga tenderar teamen att göra om arbetet istället för att återanvända befintlig kunskap. Det som borde vara en organisatorisk fördel blir istället en källa till ineffektivitet, vilket ökar leveranskostnaderna och samtidigt minskar enhetligheten.

Varför räcker traditionella metoder inte till?

Många företag försöker lösa dessa utmaningar genom att skapa fler arkiv, fler mappar eller fler lagringsplatser. Tyvärr leder detta ofta till att komplexiteten ökar istället för att minska.

I traditionella system organiseras informationen utifrån var den lagras. Team skapar mappstrukturer utifrån kunder, regioner, verksamhetsområden, projekt eller år. Med tiden blir dessa strukturer svåra att underhålla. Olika team använder olika namngivningskonventioner. Nya lagringsplatser tillkommer. Kunskapen blir fragmenterad mellan olika system.

I takt med att komplexiteten ökar blir det svårare att orientera sig i informationen och ännu svårare att lita på den.

Resultatet blir en välbekant cirkel. Team vet att värdefull kunskap finns någonstans inom organisationen, men att hitta den kräver stora insatser. Att återanvända den är förknippat med osäkerhet. Följden blir att arbetet görs om, förslagscyklerna blir längre, leveransen fördröjs och enhetligheten försämras.

Utmaningen ligger inte i informationsmängden. Det är bristen på affärsmässiga sammanhang som knyter samman informationen.

Hur påverkar informationsfragmentering genomförandet av konsultuppdrag?

Effekterna av informationsfragmentering sträcker sig långt bortom sökningen.

Team som arbetar med affärsmöjligheter har svårt att identifiera relevanta tidigare uppdrag, vinnande anbud och återanvändbart innehåll. Anbudsansvariga lägger värdefull tid på att samordna granskningar, deadlines och godkännanden mellan flera olika system. Konsulter växlar ständigt mellan olika datalager, kommunikationsverktyg och projektarbetsytor för att samla in den information som behövs för att slutföra sitt arbete. Samarbetspartner saknar ofta insyn i pågående affärsmöjligheter, hur uppdraget fortskrider, leveransrisker och väntande beslut.

Dessa ineffektiviteter skapar operativa problem genom hela livscykeln, från affärsmöjlighet till leverans.

Kvalificeringen av affärsmöjligheter kopplas bort från utformningen av anbud. Arbetet med att ta fram anbud går långsammare. Granskningscyklerna blir fragmenterade. Kunskapen förblir instängd i avslutade uppdrag. Omarbetningarna ökar. Det blir svårare att tillämpa styrningsrutinerna på ett enhetligt sätt.

I slutändan förlorar företagen tid som annars skulle kunna ägnas åt att skapa värde för kunderna. Små ineffektiviteter som upprepas i hundratals affärsmöjligheter och uppdrag blir snabbt ett betydande hinder för tillväxt och lönsamhet.

Varför är sammanhanget viktigare i AI-åldern?

AI:s framväxt har gjort utmaningen med att tolka sammanhanget ännu viktigare.

Många konsultföretag ser AI som ett sätt att påskynda framtagningen av anbud, förbättra återanvändningen av kunskap och öka produktiviteten. Även om dessa mål är möjliga att uppnå beror AI:s effektivitet i hög grad på kvaliteten på den information som systemet har tillgång till.

AI kan inte på ett tillförlitligt sätt identifiera liknande affärsmöjligheter om historiken över tidigare affärsmöjligheter inte är kopplad till förslagets innehåll. Den kan inte skilja mellan föråldrat och godkänt material om dessa samband inte är tydligt definierade. Den kan inte fullt ut förstå vilka leverabler som avser vilka kunder, branscher, tjänsteområden eller uppdragstyper om det sammanhanget saknas. Och den kan inte konsekvent ge användbara rekommendationer när kunskapen är fragmenterad över olika, icke sammankopplade databaser.

På många sätt förvärrar AI de befintliga utmaningarna inom informationshanteringen.

Organisationer som förser AI med strukturerad, kontextuell information har betydligt större chans att uppnå meningsfulla resultat. Organisationer som fortsätter att arbeta med fragmenterat innehåll kommer att ha svårt att uppnå samma värde, oavsett hur avancerad den underliggande AI-tekniken än må vara.

Vad är en kontextfokuserad metod?

En ”Context-First”-strategi organiserar informationen utifrån affärsrelationer snarare än lagringsplatser.

I stället för att fråga var ett dokument är lagrat fokuserar teamen på vad informationen handlar om. Innehållet kopplas till kunder, affärsmöjligheter, offerter, uppdrag, leveranser, uppgifter, granskningar, godkännanden och återanvändbar kunskap.

Detta förändrar hur information hittas, hanteras och återanvänds.

Det blir enklare att hitta information eftersom användarna söker utifrån affärsrelevans snarare än mappens placering. Det blir enklare att tillämpa styrningsrutinerna eftersom behörigheter, riktlinjer och livscykelkontroller kan kopplas direkt till affärssammanhanget. Det immateriella kapitalet blir mer värdefullt eftersom det förblir kopplat till de möjligheter, förslag och uppdrag som ligger till grund för det.

Framför allt blir informationen mer användbar eftersom både människor och AI kan förstå inte bara vad innehållet handlar om, utan också varför det är viktigt.

Framtiden tillhör de företag som kan återanvända den kunskap de redan har

Framtidens mest framgångsrika konsultföretag kommer inte nödvändigtvis att skapa mer kunskap än sina konkurrenter.

De kommer att bli bättre på att hitta, förstå, hantera och återanvända den.

De kommer att minska friktionen mellan affärsmöjligheter, offerter och leverans. De kommer att göra det enklare att upptäcka och tillämpa kunskapskapital. De kommer att skapa en miljö där expertis förblir tillgänglig långt efter att ett uppdrag har avslutats. Och de kommer att förse teamen med den bakgrundsinformation som behövs för att arbeta snabbare, fatta bättre beslut och leverera mer konsekvent.

De organisationer som lyckas genomföra denna omställning kommer att få fördelar när det gäller hanteringen av anbud, leveransens tillförlitlighet, styrning, återanvändning av kunskap och beredskap för AI.

Resan börjar med att man inser en enkel sanning.

Konsultföretag har inga problem med dokument.

De har ett sammanhangsproblem.