Kanske arbetar du på en av de tusentals organisationer som under de senaste åren har börjat använda Microsoft Teams för möten, chattar, videosamtal, avdelningsinternt och avdelningsöverskridande arbete, kundprojekt och mycket mer. Eller kanske funderar ditt företag på att använda Teams för att hantera behovet av distansarbete samtidigt som man fortsätter att leverera värde till kunderna.

Hur som helst, efter den första entusiasmen över att ha hittat ett verktyg som kan göra så mycket för att underlätta kommunikation och samarbete (och med GIF-bilder!), har du förmodligen börjat ställa frågor om hur dokument hanteras i Microsoft Teams och hur du kan se till att skapandet, klassificeringen och arkiveringen av dessa dokument följer bästa praxis och gällande regler.

Vi har intervjuat fem Microsoft-experter för att diskutera de vanligaste utmaningarna som deras kunder möter när det gäller att använda Microsoft Teams för dokumenthantering, samt deras rekommendationer för att säkerställa en framgångsrik implementering av Teams. Ta del av vad dessa fem Microsoft-experter – Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson och Sharon Weaver– har att säga om dokumenthantering i Microsoft Teams.

Vad medarbetarna behöver

När ni använder Microsoft Teams för dokumenthantering inom er organisation är det en bra idé att börja med att se till att medarbetarnas behov förstås och beaktas. Enligt de Microsoft-experter vi har intervjuat är en av de viktigaste aspekterna att ta hänsyn till att det ska vara enkelt att få tillgång till olika typer av information.

"Enligt min erfarenhet", säger Sharon Weaver, VD för Smarter Consulting, "vill användarna inte behöva gå till flera olika ställen för att hitta saker. Det är viktigt att Teams gör det möjligt för användarna att enkelt få tillgång till information från många olika system."

En synpunkt som också kom fram under vår chatt med Karoliina Kettukari: "Teams är det virtuella skrivbordet för alla Office 365-applikationer, men informationsmedarbetare har massor av andra applikationer som de använder. Nuförtiden kan vi redan integrera många andra applikationer i Teams, och jag tycker att det är rätt steg framåt."

Det handlar inte bara om att få tillgång till information som finns lagrad i olika system, utan också om att göra det snabbt och enkelt, vilket Alan Debijadi på Unitflybetonar: "Att ha snabb tillgång till vardaglig och viktig information är alltid användbart, och det viktigaste är att informationen är snabb och korrekt. Frågan i den här meningen är: Kan Teams uppfylla det just nu? Medarbetarna kommer alltid att välja snabbare och enklare lösningar, och om de inte kan det kommer de att välja det som är mer bekant."

Naturligtvis varierar behoven från organisation till organisation. Det är inte alla företag som behöver samla information från nätverksmappar, CRM, ERP-system, äldre ECM-system och andra verktyg som används inom olika avdelningar. Utifrån sina erfarenheter av att arbeta med kunder i Europa betonade Jasper Oosterveld vikten av att betrakta varje enskild situation ur ett helhetsperspektiv, samtidigt som han påpekade riskerna med att hantera dokumenthantering i Microsoft Teams ur ett snävt perspektiv.

”Vi har hittills sett endast ett fåtal kunder som utnyttjar möjligheten att utbyta dokument mellan Teams och exempelvis ett CRM . Hur viktigt detta är beror på organisationens behov och affärsprocesserna. Den största risken är enligt min mening avsaknaden av en integrerad sökfunktion i Microsoft Teams i kombination med externa informationssystem.”

Dokumenthantering i Microsoft Teams

Det råder knappast någon tvekan om att Microsoft Teams innebär vissa utmaningar för både administratörer och användare när det gäller dokumenthantering. Utmaningar som, enligt Weaver, främst beror på ett positivt avsteg från det förflutna.

”Den största utmaningen är att man måste utforma arkitekturen utifrån gruppens relevans, istället för informationens relevans. Teams organiserar innehåll med behörigheter på gruppnivå, och därför måste arkitekturen stödja att alla medlemmar i gruppen ska ha tillgång till det innehållet.” Till skillnad från det traditionella tillvägagångssättet, där behörigheter tilldelas objekt (eller grupper av objekt), bör planeringen i Microsoft Teams istället ske ”kring en grupp (eller undergrupp) av medlemmar som alla behöver tillgång till samma information, och sedan gruppera det efter ämne.”

Hur informationen organiseras inom varje team utgör en utmaning för administratörer som ska utforma en lämplig informationsarkitektur inför införandet av Microsoft Teams. Men det är också en utmaning för användare som har svårt att förstå var dokumenten finns eller hur de ska komma åt tidigare konversationer med sina kollegor.

”All skriftlig information är synlig, men ändå lätt att missa”, sa Alan Debijadi. ”Den största utmaningen för Microsoft Teams handlar om sökfunktionerna – det vill säga hur man hittar rätt information och hur man hittar den snabbt.”

Jasper Oosterveld förklarade mycket tydligt varför detta händer och vilka de oönskade konsekvenserna är: "Den viktigaste informationen som delas och lagras i Teams är dokument. Teams är indelade i många kanaler. En kanal skapar automatiskt en mapp i det anslutna SharePoint-dokumentbiblioteket." Det är här du hamnar när du klickar på fliken Filer i en Teams-arbetsyta. "Avsaknaden av en integrerad filnavigeringsupplevelse förhindrar en tydlig översikt över allt lagrat innehåll i ett team, vilket resulterar i duplicering av dokument och medlemmar som går miste om värdefull information."

Dokument, bilder, inspelningar av möten, privata konversationer - och de dokument som delas i dem - lagras alla på olika ställen. Avsaknaden av ett centralt arkiv där allt lagras och som kan sökas är också ett problem när det gäller informationsstyrningsfrågor som arkivering, datalagring och e-discovery.

Bill Tolson, en av de främsta experterna på Microsoft och regelefterlevnad, som nyligen skrev en artikel på Archive360-bloggen om just detta ämne, sa följande under vår intervju: ”Teams har inget centralt arkiv där alla dataobjekt i Teams kan lagras. Istället lagras [dessa] i OneDrive, SharePoint, privata dolda postlådor och gruppdolda postlådor. På grund av detta kan det vara komplicerat att ställa in lagringspolicyer för innehåll i Teams, eftersom varje lagringsplats måste ha en egen lagringspolicy för Teams.”

Tolson hade också några råd att dela med sig av till dem som ska börja använda Teams (eller som redan har börjat, men ännu inte uppmärksammat sådana ämnen).

"Först måste du vara medveten om vad den inbyggda Teams-arkiveringen kan göra och vad den inte kan göra. Sedan bör du inse att Teams datalagring är spridd över flera Office 365-appar. Och slutligen, för att säkerställa att Teams-data arkiveras på ett kompatibelt och juridiskt försvarbart sätt, kan det vara lämpligt att använda ett tredjepartsverktyg som är specifikt byggt för Teams arkiveringsbehov."

Ett sista ämne som ofta kommer på tal när man diskuterar dokumenthantering i Microsoft Teams är informationssäkerhet. Som Karoliina Kettukari uttrycker det: ”Allt i Teams är synligt och redigerbart för alla teammedlemmar och gäster, och det är ett grundläggande krav för modernt kunskapsarbete.”

För att motverka risken att känslig information av misstag läcker ut, åtminstone på kanalnivå, har Microsoft nyligen lanserat privata kanaler. Bland de experter vi har intervjuat rådde stor enighet om att privata kanaler kan vara ett bra sätt att säkerställa att vissa dokument förvaras på ett säkert sätt.

"Det finns några olika sätt att hantera unika behörigheter, men det enklaste för administratörer är att helt enkelt skapa en privat kanal", säger Weaver. "Detta skapar en separat SharePoint-webbplats för att stödja filer som endast en del av teamet behöver komma åt. Kanalen kommer bara att vara synlig för medlemmar i den privata kanalen och inte visas för dem som inte har tillgång till den."

Planering i förväg

Vi publicerade nyligen ett blogginlägg med titeln 7 frågor du måste besvara för att effektivt använda Microsoft Teams för informationsstyrning. I artikeln argumenterade vi för vikten av att implementera Teams för din personal med ett tydligt syfte och planering, utarbeta riktlinjer samt investera tid och resurser i utbildning.

Detta gäller särskilt när det handlar om dokumenthantering i Microsoft Teams, och alla experter vi har intervjuat har också betonat vikten av att stödja användarnas införande av systemet med en lämplig strategi.

"Den största utmaningen för en slutanvändare är när det inte finns några tydliga riktlinjer för grundläggande informationshantering", säger Karoliina Kettukari. "När ska jag skapa ett nytt team? När räcker det med en kanal? Ska den vara offentlig eller privat? Vilken typ av dokument kan jag lagra i Teams? Hur är det med informationsarkivering och känslig information?" Detta och mycket mer är frågor som bör besvaras långt före implementeringen: "Tänk på Teams styrning, teamtilldelning och livscykelmodell, inklusive riktlinjer för dokumenthantering, och överväg dessa innan du ens tilldelar licenser till slutanvändarna. Gör det enkelt, skapa visuella riktlinjer och lägg ner lite arbete på att kommunicera riktlinjerna."

Jasper Oosterveld rekommenderar en inledande workshop där olika intressenter deltar. ”Jag rekommenderar starkt att man inleder med en workshop om styrning. Workshopen resulterar i en styrningsstrategi för införandet av Microsoft Teams inom organisationen, i syfte att säkerställa kvaliteten på Microsoft Teams inom organisationen.”

När styrningsplanen väl är på plats har Sharon Weaver några mycket intressanta och tankeväckande tips om hur man ska gå tillväga för att kommunicera den. "Implementera en blandning av inspelad och live-utbildning tillsammans med uppföljning och dedikerade kontorstider för frågor och svar för att säkerställa att dina användare förstår hur ditt företag kommer att använda Teams.

"Börja också med några pilotteam som har en bra attityd och som kommer att berätta om sina framgångar för alla. Genom att visa användarna exempel på hur andra använder Teams på ett framgångsrikt sätt inom ramen för de implementerade styrningsplanerna kan de se att de snabbt kan få tillgång till den information de behöver och begränsa tillgången till information de inte behöver."

Slutliga tankar

När det gäller att hålla kollegorna uppdaterade, hoppa in i ett videosamtal eller komma överens om nästa steg i ett kundprojekt är Microsoft Teams ganska intuitivt och kräver förmodligen inte någon omfattande planering eller utbildning. Det passar ju väl in i den senaste trenden av kommunikationsverktyg som vi har blivit allt mer vana vid, och vars huvudsyfte är att göra det enkelt för medarbetarna att samarbeta och utbyta information, utan de hinder som finns i mer traditionella system.

Ändå är det förmodligen just denna förtrogenhet och intuitivitet som gör Teams till en utmaning för både administratörer och slutanvändare när det gäller att se till att dokument och information hanteras enligt interna och externa regler.

Medarbetarna förstår inte alltid att det de säger eller delar med sig av i en privat chatt med en kollega kan utsätta organisationen för olika typer av risker. Samtidigt, som Bill Tolson uttrycker det, arbetar de fortfarande huvudsakligen utifrån antagandet att deras arbetsdata är deras egen, "och att de kontrollerar den lokalt, vilket gör den nästan osynlig för advokater och dramatiskt ökar inkassokostnaderna."

Därför är det viktigt att chefer och IT-ansvariga tar ledningen och noggrant planerar utrullningen av Teams (och andra verktyg för den delen), engagerar intressenter tidigt i en diskussion om behov och vad som måste göras samt investerar i inledande och kontinuerlig utbildning.

De fem Microsoft-experterna som vi har intervjuat har inte missat chansen att dela med sig av sina synpunkter på detta till vår publik, och vi är djupt tacksamma för deras tid och insikter. För att avsluta med en träffande påminnelse från Karoliina Kettukari är det viktigt att vara medveten om att i avsaknad av bättre förståelse och tydliga riktlinjer ”kommer medarbetarna att fortsätta arbeta på gamla sätt och med gamla verktyg, eftersom det är det de är vana vid. Det okända och oklara är alltid mer skrämmande.”

Om Microsoft-experterna

Alan Debijadi

Alan Debijadi är medgrundare och COO på Unitflyett företag som kopplar samman rätt teknik och verksamhet. Han har varit Senior Software Architect för ett av de ledande kroatiska IT-företagen och har arbetat med integration och automatisering av olika företagssystem, lokala lösningar och molnlösningar.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari är konsult inom användarintroduktion av Teams och Microsoft MVP. Hon guidar företag genom den digitala omställningen och hjälper organisationer att utveckla ett modernt samarbete och förbättra den interna kommunikationen med hjälp av Teams och andra Office 365-verktyg.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld arbetar som konsult för det nederländska företaget InSpark. I sin roll hjälper han kunder att implementera, hantera och ta i bruk Microsoft Teams. Dessutom har han utsetts till Microsoft MVP för Office Apps & Services sex gånger.

Bill Tolson

Bill Tolson är Vice President för Global Compliance & eDiscovery på Archive360. Han har mer än 20 års erfarenhet av arkiv-, informationsstyrnings- och eDiscovery-branschen. Han är en flitigt anlitad talare vid branschevenemang inom juridik och informationsstyrning och har skrivit fyra e-böcker i ämnet.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, vd och koncernchef för Smarter Consulting, är Microsoft-certifierad utbildare och expert på Microsoft Office 365, processförbättring och produktivitet. Sharon föreläser vid lokala, nationella och internationella evenemang och undervisar i ämnen som Office 365, affärsanalys, Six Sigma och ledarskap.