Steuern und überwachen Sie Prozesse, die eine Fülle von Dokumenten beinhalten.
Durch rollenbasierte Berechtigungen und automatisierte Arbeitsabläufe wird der Dokumentenzugriff ausschließlich auf autorisierte Rollen beschränkt.
Minimieren Sie Geschäftsrisiken und stellen Sie einen hohen Grad an Konformität sicher
Automatisieren Sie Richtlinien und Governance-Konzepte
Stellen Sie sicher, dass alle Niederlassungen, Mitarbeiter und Projekte, die festgelegten Arbeitsabläufe und Richtlinien einhalten. So kann eine hohe Arbeitseffizienz entstehen und Risiken minimiert werden.
Automatisieren der
Datenhaltung
Richtlinien bezüglich Kunden, Vorschriften oder Rechtsangelegenheiten zur Aufbewahrung oder Vernichtung von Daten können dateisystem-, benutzer- und teamübergreifend automatisiert werden.
Enthalten
Datenlecks
Rollenbasierte Berechtigungen und sofortiger Zugriff für die richtigen Personen – während andere nicht wissen, dass die Daten existieren.
Compliance-Nachweis gegenüber Prüfern, Kunden und Aufsichtsbehörden
Die integrierte Verfolgung der Dokumentversion und der Zugriff auf den Verlauf ermöglichen schnelle Überprüfungen anhand von Richtlinien und Vorschriften.
Organisationen, die Risiken reduzieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen
Wir arbeiten prozessorientiert Das heißt, dass wir die Rolle des Prozessverantwortlichen beschrieben haben und dass auch dedizierte E-Learning-Lösungen zum Definieren dieser Rollen zur Verfügung stehen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder effektiv und sicher und unter Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften arbeitet.
Amy Wegdam
Operations Manager
Bond3D
Bei unserem Kunden handelt es sich um ein Unternehmen für Schutz- und Urheberrechte, das Dienste wie die Vermarktung von Innovationen und die Lösung von Konflikten mit dem Urheberrecht anbietet. Dort werden mehrere tausend Dokumente erstellt, angefangen von Patentanmeldungen bis zu Dateianhängen und Zeichnungen. Bevor M-Files ins Spiel kam, wurden die meisten Dokumente als Ausdruck archiviert. Mithilfe von Metadaten können wir Dokumente problemlos mit dem entsprechenden Kunden und Fall verknüpfen und nur ausgewählte Personen können auf die Dateien zugreifen und sie bearbeiten.
Kunde
Funktion
Berggren
Neben der Benutzerfreundlichkeit und offenen Verfügbarkeit war auch Compliance ein sehr wichtiger Aspekt. Die Software von M-Files entspricht den JCIA- und HIIPAA-Standards. Bei der Einhaltung der Compliance-Standards ist es ausschlaggebend, dass bestimmte Prüfungen vorgenommen werden müssen.
Yasser Quraishy
Executive Director of Digital Health and Innovation
Manzil Healthcare Services
Compliance und Risikomanagement
M-Files hilft Organisationen dabei, Unternehmensrisiken zu reduzieren und Compliance zu gewährleisten.
Der geschützte Datenzugriff (Gated Access) sorgt für Informationssicherheit, indem er kontrolliert, wer in den verschiedenen Prozessphasen auf die Dokumente zugreifen kann.
Durch die Versionsverfolgung wird gewährleistet, dass die Dokumentation akkurat und immer auf dem aktuellen Stand ist.
Rollenbasierte Berechtigungen ändern den Informationszugriff automatisch, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder Rollen geändert werden.
KI ermöglicht über das automatische Markieren von Metadaten größere Transparenz und Kontrolle über vorhandene Dokumente.
Durch das Kennzeichen von Stammdaten bleiben Dokumente nach Kunde, Interaktion oder Projekt geordnet und revisionssicher.
Mit dem Scannen von Dark Data und der damit verbundenen Suche und Kennzeichnung in allen Speichersystemen und Repositorys bleiben Risiken kontrollierbar.
Die Anzeige der Versionshistorie von Dokumenten im Audit Trail erleichtert den Beleg der Compliance.
Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Daten können speicherplattform-, benutzer- und teamübergreifend automatisch implementiert werden.
In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie das Kinderhilfswerk Plan International mit M-Files Prozesse und Dokumente im der ganzen Organisation effizient verwaltet.
Ressourcen für das Compliance- und Risikomanagement
Erleben Sie M-Files in Aktion
Man glaubt nur, was man sieht. Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo und erfahren Sie, wie Sie Geschäftsrisiken senken und die Einhaltung von Compliance in Ihrem Unternehmen sicherstellen können.