Charles River Laboratories
Charles River Laboratories processautomationen och sparar miljoner
Höjdpunkter
- 2,4 miljoner dollar i beräknade årliga kostnadsbesparingar tack vare förbättrad processeffektivitet
- 9 600 timmar sparas per år tack vare automatiserade dokumentflöden
- 326 400 dollar i årliga besparingar på DocuSign
Användningsfall
Risk- och efterlevnadshantering
Projektinformationshantering
Kundinformationshantering
Industri
CRO/Life sciences: Läkemedelsforskning och utveckling
Land
USA
Dela denna berättelse
Företagspresentation
Med mer än 20 000 anställda världen över är läkemedelsforskningsföretaget Charles River Laboratories CRL) den största leverantören av tjänster inom forskning, data, icke-klinisk utveckling och läkemedelssäkerhetstestning i världen. Företaget, som är baserat i Massachusetts, spelade en avgörande roll i läkemedelsutvecklingen för 85 % av de FDA-godkända studierna under 2021.
CRL behandlar tiotusentals dokument för kunder varje år med snäva tidsramar och höga kvalitetskrav. Dessa dokument utgör en viktig del av läkemedelsföretagens ansökningsprocess för godkännande av läkemedel. ”Vi strävar alltid efter att förse våra kunder med data på ett mer effektivt sätt, och i vårt optimeringsarbete blir tillgången till metadata kring dokumenten allt viktigare”, säger Jenith Charpentier, Senior Director, Data and Report Delivery Services på CRL.
En viktig del av CRL:s verksamhet är att övervaka reglerad dokumentation av säkerhetsbedömningar i samband med studier. Komplexa expertområden, såsom läkemedelsprotokoll, tabeller och testrapporter, kan på kort tid bli mycket dokumentintensiva. CRL:s affärsenhet för säkerhetsbedömningar är verksam på 20 dataställen – en ökning från fem år 2010. Enhetens team samarbetar och navigerar mellan dessa ställen för att dokumentera protokoll och processer och för att utföra vetenskapliga undersökningar.
”Varje protokoll är ett samarbete mellan våra kunder, tillsynsmyndigheter och interna forskare för att säkerställa att vi förbereder den bästa möjliga studien för den undersökningen”, säger Jenith. ”Det finns flera lager av interna granskningar att hantera samt en dialog med kunden, och vi måste se till att kommentarerna stämmer överens med versionerna för att säkerställa att vi fångar upp allt i det slutgiltiga avtalet.”
När hennes team bearbetar studier samlar de in data till flera reglerade plattformar som genererar detaljerad dokumentation samt formaterade resultat för analys och datapresentation. ”För att skapa huvudrapporten kan vi kombinera hundratals filer som har genomgått oberoende granskning och har komplicerade strukturer”, tillade Jenith. ”Det dokumentet kontrolleras, granskas och kvalitetssäkras också innan det delas med kunden.”
Det är uppenbart att en så komplex och omfattande bearbetning av rapporter, datamängder och regleringsprotokoll skulle kräva en banbrytande plattform för automatisering av kunskapsarbete, så att CRL:s kunskapsarbetare kunde hitta information snabbare, eliminera informationskaos och upprätthålla optimal processeffektivitet och noggrannhet. CRL:s plattform kunde dock inte uppfylla företagets stränga förväntningar.
Utmaningar före M-Files
Med en klassisk mappstruktur saknade CRL:s dokumenthanteringsplattform kapacitet att automatiskt ladda upp dokument från standardsystem – kunskapsarbetare var tvungna att lägga timmar på att manuellt placera filer på rätt plats.
Dessutom förvarades filerna i dokumenthanteringsinfrastrukturen ofta i ett dokumentmässigt ”svart hål”, vilket gjorde sökningar svåra och frustrerande. Med tiden började variationer i filnamn och placering för ett visst dokument att hämma produktiviteten.
"Så jag klickar – jag jobbar på den här sajten och jobbar med den här studien och den här typen av fil under den här kategorin", sa Jenith. "Du kanske måste gå ner sju nivåer innan du kommer till din fil."
"Och sedan, —oj—vad händer om din kollega tolkade var filen skulle placeras på ett annat sätt?" tillade hon. "Du måste backa fyra nivåer och gå ner i den andra delen av trädet för att se om du kan hitta den där. Så det var vad vi gjorde, och det var en av de svåra sakerna med det."
För att förbli konkurrenskraftigt behövde CRL en lösning för att leverera projekt snabbare till kunderna och samtidigt införa tydliga rapporteringsstandarder och gemensamma system på alla över 20 anläggningar. CRL behövde också en lösning som kunde implementeras med minimal störning för att hantera deras nuvarande datamängd och utvecklas i takt med den snabba tillväxten.
"Charles River befann sig vid ett tekniskt vägskäl och behövde en uppgraderad dokumenthanteringslösning för att stödja sin tillväxt. M-Files konkurrenterna i CRL:s beräkningar av tidsbesparingar för prioriterade uppgifter och totala kostnadsbesparingar."
Jenith Charpentier, Senior Director, Data and Report Delivery Services, Charles River Laboratories
M-Files lösningar
Efter att ha undersökt 19 leverantörer av dokumenthanteringstjänster begränsade CRL sökningen till fem. En del av processen innebar att man granskade Gartner . M-Files av kunderna utsetts till Customers’ Choice i Gartner Peer Insights Voice of the Customer: Content Services Platforms” från mars 2022. I rapporten M-Files en av fem leverantörer som fick ett betyg över marknadsgenomsnittet och utmärkelsen Customers’ Choice. Faktum är att 95 procent av de tillfrågade skulle rekommendera M-Files.
Jenith påpekar dock att det var M-Filesflexibilitet som avgjorde saken: ”Som kontraktsforskningsorganisation upplever vi ibland att färdiga lösningar inte passar våra behov”, säger hon. ”Vi var verkligen entusiastiska över möjligheten att kunna skapa arkiv och arbetsflöden baserade på våra processer och över potentialen för systemöverskridande anslutningar.”
Som branschledande plattform för automatisering av kunskapsarbete baserat på metadata M-Files CRL att förstå hur man bäst automatiserar dokumentflöden för CRL:s studerade konstruktioner, vilket i sin tur ökade effektiviteten i andra processer.
"De insatser vi gjorde tillsammans med M-Files för att konfigurera rapportering och publicering började verkligen öppna upp dessa möjligheter för oss", säger Jenith.
”Vi har till exempel utvecklat ett separat publiceringssystem som drivs av en samling information, dokument och metadata från M-Files. Det var en verkligt kreativ och samarbetsinriktad lösning som höjde ribban för vad vi kan åstadkomma.”
Resultat
Idag använder CRL M-Files skapa specialvyer för att övervaka arbetsflödesstatus och utvärdera införande och framsteg. Användarna kan enkelt se och förstå individuella och teamets arbetsbelastningar på ett sätt som skulle ha varit omöjligt med en traditionell fil- och mappstruktur.
Dessutom använder CRL M-Files underlätta automatiserade överlämningar inom arbetsflöden, erhålla nödvändiga e-signaturer för att effektivt uppfylla lagstadgade krav och få insiktsfull överblick över alla dokumentstatusar. Med M-Files minskar CRL också affärsriskerna genom att upprätthålla tillgängliga dokumenthistoriker för att upprätta nödvändiga revisionskedjor och uppfylla lagstadgade krav.
Jenith tillade att hennes team kan använda dokumentmetadata inom en läkemedelsstudie för att välja lämpliga mallar.
"Allt detta sker alltså organiskt inom dokumenthanteringssystemet", sade Jenith.
”Och vi behöver inte välja och vraka och återskapa det i ett publiceringssystem. Allt finns där. Det är en stor tidsbesparing. Det var också en stor vinst när det gäller licensiering”, tillade hon. Innan M-Files använde CRL tre olika publiceringssystem efter en serie fusioner och förvärv. Nu använder Jeniths team ett enda. ”Så om vi har lite arbete på en plats och mycket arbete på en annan plats är det mycket enkelt för oss att ta över.”
Idag Charles River Laboratories automatisering av kunskapsarbete för att optimera studieprocesser, vilket sparar tid, kostnader och manuellt arbete samtidigt som avkastningen på investeringen optimeras. ”[Med M-Files] kan vi förstå olika delar av studiens utformning – vi får våra kunder, våra mallar, våra webbplatser och vi kan verkligen driva åtgärder genom dessa metadata, vilket är en del av det vi försöker implementera i vår datapipeline och i vårt arbete med att möjliggöra dataanvändning”, säger Jenith.
En jämförelse mellan CRL:s tidigare dokumenthanteringssystem och M-Files följande besparingar:
- Effektiviserade e-signaturer, validering, rapportering och publicering
- Uppgraderad plattform för automatisering av kunskapsarbete integrerad med externa
arkiv utan kostsam migrering. - 15 sekunder sparade per behandlat dokument – 8 658 timmar per år
- Totala beräknade kostnadsbesparingar: 2,4 miljoner dollar
"Innan M-Files använde CRL tre olika publiceringssystem efter en serie fusioner och förvärv. Med M-Files utformade vi ett separat publiceringssystem som drivs av en samling information, dokument och metadata från M-Files. Detta var en verkligt kreativ och samarbetsinriktad lösning som höjde vår prestationsförmåga."
Jenith Charpentier Senior Director, Data and Report Delivery Services, Charles River Laboratories
"Jag har gjort detta länge, och det blir lätt att se när en leverantör aktivt lyssnar på dina behov och ger svar på hur systemet kan hjälpa till att tillgodose dem – istället för att bara omformulera marknadsföringsmaterialet", säger Jenith. "Det var spännande att samarbeta med ett företag som var öppet för våra idéer från början, och jag är mycket nöjd med att vi har fortsatt vårt samarbete i samma anda."
För Jenith är partnerskapets framgång en naturlig återspegling av CRL:s teams framgång: ”Vi har cirka 20 000 anställda globalt. Deras samarbete och effektivitet bidrog till att driva in 3,5 miljarder dollar i intäkter under 2021, vilket var en tillväxt på mer än 20 procent jämfört med föregående år för företaget”, sade hon.
Se M-Files i aktion
Se för att tro. Utforska M-Files sätt. Välj en live-demo, en interaktiv produktpresentation eller en kostnadsfri 30-dagars provperiod för att uppleva AI-drivet innehåll i sitt sammanhang.
