M-Files sekretessmeddelande till kunder och partner samt för marknadsföring

Senaste uppdatering: 26.3.2024

Din integritet är viktig för oss. Detta sekretessmeddelande förklarar vilka personuppgifter M-Files behandlar, hur M-Files behandlar dem och för vilka ändamål.

Hänvisningar till M-Files produkter i detta meddelande inkluderar M-Files tjänster, webbplatser, appar, programvaror och servrar.

1. Personuppgiftsansvarig

M-Files Oy (primär ansvarig part)

Peltokatu 34C

33720 Tammerfors, Finland

och våra koncernföretag

(nedan ”vi” eller ”M-Files”)

2. Kontaktinformation för sekretessfrågor

Dataskyddsombud:

[email protected] eller

M-Files Oy,

Peltokatu 34C

33100 Tammerfors, Finland

3. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Syftet med behandling av personuppgifter är:

leverans och utveckling av våra produkter och tjänster,
uppfyllande av våra avtalsenliga och andra löften och skyldigheter,
upprätthålla kundrelationen,
analysera och profilera beteendet hos en kund eller annan registrerad,
skydda våra produkters och kunders säkerhet, upptäcka och förebygga bedrägerier, bekräfta giltigheten av programvarulicenser,
elektronisk direktmarknadsföring och
riktad reklam i våra och andras onlinetjänster.

Vi använder profilering för att identifiera personliga profiler, beteenden och kundvanor. Vi använder denna information till exempel för att rikta in marknadsföring och för att utveckla våra tjänster.

Grunden för behandling av personuppgifter är (i) vårt legitima intresse (t.ex. marknadsföring och kundrelationshantering); (ii) att fullgöra ett avtal; (iii) att uppfylla vår juridiska skyldighet och/eller (iv) samtycke.

4. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi behandlar följande personuppgifter i samband med kundrelationen:

kontaktuppgifter om den registrerade såsom e-postadress, telefonnummer, adress;
information om företaget och företagets kontaktpersoner såsom företagets namn, organisationsnummer, namn, titlar och kontaktuppgifter för kontaktpersonerna;
eventuella förbud mot direktmarknadsföring;
information om evenemangsdeltagare och eventuell information om evenemanget , till exempel specialkost;
Demografiska uppgifter. Vi samlar in uppgifter om dig, till exempel land, hälsningsfras, tidszon och önskat språk. Vi samlar också in andra personuppgifter som du har lämnat till oss.
information om kundrelationen och avtalet såsom fakturerings- och betalningsinformation, produkt- och orderinformation, information om avbeställningar, information om tidigare och nuvarande avtal och beställningar, användarprofil skapad utifrån kundrelationen såsom användarnamn, lösenord och liknande säkerhetsinformation som används för autentisering och kontotillgång, korrespondens med kunden/den registrerade, inklusive registrering av samtal eller möten med kundens/den registrerades samtycke och andra kontakter, cookies och uppgifter relaterade till användning av dem;
annan möjlig information som samlats in med den registrerades samtycke.
Enhets- och användningsdata. Vi samlar in uppgifter om din användning av M-Files och hur du interagerar med M-Files och våra tjänster. Vi samlar in till exempel:
- När du registrerar dig för våra tjänster samlar vi in registreringsdatumet.
- När du besöker M-Files webbplats registrerar servrarna automatiskt information som din webbläsare skickar. Denna information kan innehålla information såsom din IP-adress, webbläsartyp eller domänen från vilken du besöker, de webbsidor du besöker, de söktermer du använder och alla annonser som du klickar på.
- Vi samlar in information om den enhet du använder för att komma åt tjänsterna, inklusive hårdvarumodell, operativsystem och version, unika enhetsidentifierare, MAC-adress och IP-adress.
- Vi kan samla in, använda och dela lokaliseringsinformation, inklusive din enhets geografiska plats i realtid, i samband med din användning av tjänsterna, till exempel med hjälp av enhetens IP-adress. Lokaliseringsinformationen kan användas som en del av vissa funktioner i tjänsterna, liksom för analys av användningen av tjänsterna.
- Felrapporter och prestandauppgifter. Vi samlar in uppgifter om tjänsternas prestanda och eventuella problem du upplever med dem. Dessa uppgifter hjälper oss att diagnostisera problem i de tjänster du använder, förbättra våra tjänster och tillhandahålla lösningar.
- Felsökning och hjälpuppgifter. När du använder M-Files för felsökning och hjälp samlar vi in uppgifter om dig och din hårdvara, programvara och andra detaljer relaterade till händelsen. Sådana uppgifter inkluderar kontakt- eller autentiseringsdata, innehållet i dina chattar och annan kommunikation med M-Files, uppgifter om hårdvarans tillstånd och applikationen när felet inträffade och under diagnostik samt system- och registerdata om programvaruinstallationer och hårdvarukonfigurationer.
- M-Files uppgifter om produktanvändning. Vi samlar in uppgifter om din användning av M-Files produkt. Identifierare som ingår i användningsdata är Vault GUID, pseudonymiserat användar-ID och användarens pseudonymiserade inloggningskonto, som används för att anpassa användarupplevelsen, analysera fel och producera pseudonymiserad statistik om användningen av M-Files produkt.

5. Hur behandlar vi personuppgifter på vår webbplats och våra sociala mediekanaler?

Vi använder cookies på våra webbplatser (t.ex. https://www.m-files.com/). Läs mer om vilka cookies som används och hantera dina preferenser i Meddelande om cookies .

Vi spårar tjänsteanvändning och beteende på våra webbsidor (använder cookies) för att utveckla tjänster och för att erbjuda dig bättre service och kundupplevelse. Vi använder också uppgifterna för marknadsföring och intern utveckling.

Webbplats

Liksom många webbplatser använder vi "cookie"-teknologi för att samla in ytterligare uppgifter om webbplatsanvändning och för att förbättra webbplatsen och våra tjänster. Vi använder också uppgifterna för marknadsföringssyften. En cookie är en liten datafil som vi överför till din enhets hårddisk. M-Files kan använda både sessionscookies och beständiga cookies för att bättre förstå hur du interagerar med webbplatsen, för att övervaka aggregerad användning av våra användare och webbtrafik på webbplatsen samt för att förbättra webbplatsen och relaterade tjänster. En sessionscookie möjliggör vissa funktioner på webbplatsen och raderas från din enhet när du kopplar från eller lämnar webbplatsen. En beständig cookie kvarstår när du stänger din webbläsare och kan användas av din webbläsare vid efterföljande besök på webbplatsen. Du kan ta bort beständiga cookies genom att följa din webbläsares anvisningar för hjälpfiler. De flesta webbläsare accepterar automatiskt cookies. Genom att redigera webbläsaralternativen kan du instruera webbläsaren att sluta acceptera cookies eller att uppmana dig att acceptera en cookie från de webbplatser du besöker.

Google Analytics och andra tredjepartsleverantörer av analyser

Vi använder Google Analytics för spårning av webbanvändning. Google Analytics samlar in och lagrar uppgifter om din användning av tjänsterna, inklusive men inte begränsat till; besökstid, besökta eller öppnade webbplatser och hur länge de används, IP-adressen (Internet Protocol) och information om enheten som används för att komma åt webbplatsen.

Vi använder också följande annonseringsfunktioner i Google Analytics:

Remarketing med Google Analytics
Google Display Network Impression Reporting
Google Analytics Demographics and Interest Reporting

Användaren kan blockera användningen av Google Analytics för användningsspårning genom att installera ett webbläsartillägg som blockerar dess användning (se instruktioner här). Detta webbläsartillägg hindrar JavaScript, som används av Google Analytics (ga.js, analytics.js och dc.js), från att skicka besökarens information från webbplatsen

Vi använder Marketo, Bizible, 6sense och Uberflip för spårning av webbanvändning. Dessa analysverktyg samlar in och lagrar uppgifter om din användning av tjänsterna, inklusive men inte begränsat till; besökstid, besökta eller öppnade webbplatser och hur länge de används, IP-adressen (Internet Protocol) och information om enheten som används för att komma åt webbplatsen. Användaren kan blockera användningen av analysverktyg för användningsspårning genom att installera ett webbläsartillägg som blockerar dess användning. Detta webbläsartillägg hindrar JavaScript, som används av analysverktyg (ga.js, analytics.js och dc.js), från att skicka besökarens information från webbplatsen.

Vi kan också använda andra tredjepartsleverantörer av dataanalys. Dessa tjänsteleverantörer kan använda cookies, webbfyrar och annan teknik för att samla in information om din användning av tjänsterna. Leverantörer av analystjänster gör det möjligt för oss att samla in, övervaka och analysera data om användningen av tjänsterna, för att förstå hur användare använder tjänsterna och för att öka funktionaliteten och användarvänligheten i tjänsterna samt för att bättre anpassa tjänsterna till användarnas behov. Följaktligen delas vissa automatiskt insamlade uppgifter med tredjepartsleverantörer, som har sina egna sekretessmeddelanden/-policyer som gäller för deras verksamhet.

Sociala mediekanaler och riktad reklam

Genom att använda dessa cookies kan vi anpassa innehållet på webbplatsen så individuellt som möjligt och därigenom visa till exempel riktad reklam och innehåll baserat på användarens tidigare beteende. M-Files använder reklamcookies som hanteras av tredje part för att kunna presentera sina produkter både på sin egen webbplats och på tredje parts webbplatser. Du kan inaktivera vissa reklamcookies från tredje part i deras webbplatsinställningar.

M-Files webbplats kan innehålla länkar och anslutningar till tredje parts webbplatser, produkter och tjänster samt så kallade sociala insticksprogram från tredje part (t.ex. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Twitter och TrustRadius). Insticksprogram från tredje part som är integrerade i M-Files webbplats laddas från tredjepartsservrar och därmed kan den tredje parten installera sina egna cookies på användarens enhet. Tjänster och applikationer från tredje part som erbjuds på M-Files webbplats omfattas av sekretesspolicyer eller sekretessmeddelanden från sådana tredje parter. Vi rekommenderar att du bekantar dig med dessa sekretesspolicyer eller sekretessmeddelanden från tredje part.

6. M-Files uppgifter om produktanvändning och prestanda

Vi använder olika tekniker för att samla in användnings- och prestandauppgifter från dina produkter och tjänster hos M-Files. Vi använder teknik för att lagra och respektera dina preferenser och inställningar, så att du kan logga in, analysera hur våra produkter fungerar och uppfylla andra legitima syften. Vid analys av hur våra produkter fungerar kan uppgifter som rör din användning av M-Files produkt samlas in för att bedöma användningen av produkten på din organisationsnivå. Även om sådan information kan göra det möjligt för M-Files att identifiera dig på grundval av annan tillgänglig information, är uppgifterna pseudonymiserade och mycket säkra, och används inte för att aktivt identifiera individer, profilera individer eller för andra ändamål som är oförenliga med vad som anges ovan.

Om din organisation (arbetsgivare) ger dig tillgång till M-Files produkter, omfattas din användning av M-Files produkter av din organisations eventuella policy. Användningsdata kan delas av M-Files i aggregerad form med din organisation (arbetsgivare), som kommer att behandla sådana uppgifter som separat personuppgiftsansvarig. Vid sekretessfrågor som rör sådan eller annan behandling av dina personuppgifter av din organisation, inklusive frågor om att utöva dina dataskyddsrättigheter, ska du vända dig till organisationens administratör. När du använder funktioner i M-Files produkter kan andra användare i ditt nätverk se en del av din aktivitet. Om du vill veta mer om dessa och andra funktioner kan du läsa dokumentationen eller hjälpinnehållet för M-Files produkt. M-Files ansvarar inte för våra kunders integritet eller säkerhetsrutiner, som kan skilja sig från dem som anges i detta sekretessmeddelande.

7. Tjänstespecifik information om behandling av personuppgifter i M-Files tillägg och fristående produkter

Personuppgifter behandlas för följande ändamål och med hjälp av följande tjänster:

M-Files for Google Workspace

M-Files for Google Workspace är ett tillägg som säljs separat och installeras till kunder. Det ger en fullständig integration mellan M-Files tjänst och Google Workspace och gör det möjligt för användare att spara kopior av e-post och bilagor från Gmail och filer från Google Drive till M-Files för långsiktigt bevarande. Tillägget konfigureras och används av M-Files kunder. Endast den eller de personer som definieras av kunden/användaren har tillgång till e-postmeddelanden och dokument som användarna sparar i M-Files.

Denna integration kräver läs- och skrivbehörighet till Gmail och läsbehörighet till Google Drive. När en användare sparar ett e-postmeddelande i M-Files tjänst använder tillägget skrivbehörighet för att lägga till en etikett i e-postmeddelandet i Gmail. I annat fall använder tillägget endast läsbehörighet för att spara e-postmeddelanden och dokument från Gmail och Google Drive till M-Files tjänst.

När det gäller allt datainnehåll i Google Workspace och M-Files tjänst är M-Files kund personuppgiftsansvarig och M-Files är personuppgiftsbiträde. Information om behandling av personuppgifter anges i sekretesspolicyn eller sekretessmeddelandena för varje M-Files kund. Om en M-Files-kund bestämmer sig för att integrera Google Workspace med M-Files-tjänsten kommer M-Files att behandla kundkontaktpersoners (till exempel huvudanvändares) kontaktuppgifter (till exempel e-postadress och namn) och information om kundanvändarnas användning av integreringen (inklusive pseudonymiserat användar-ID) i egenskap personuppgiftsansvarig och i enlighet med detta integritetsmeddelande.

M-Files Add-In för Microsoft Teams

M-Files Add-In för Microsoft Teams är ett tillägg som erbjuds och installeras åt kunder separat. Det integrerar M-Files-tjänsten och Microsoft Teams smidigt tillsammans och gör det möjligt för användare att samarbeta med kolleger, partner och kunder i M-Files-innehåll direkt i Microsoft Teams. Tillägget konfigureras och används av M-Files kunder. Endast den eller de personer som definieras av kunden/användaren har tillgång till innehåll som användarna sparar i M-Files.

Denna integrering kräver läsåtkomst för Microsoft Graph API. När en användare aktiverar samarbetsinställningar använder tillägget Microsoft Graph API-läsåtkomst för att hämta medlemsinformation på Microsoft Teams-kanalnivå för att aktivera användaråtkomst och behörighetshantering för delat innehåll i M-Files. När en användare sparar ett dokument från Teams-kanalen till M-Files använder integreringen dessutom läsåtkomsten för att hämta filen från Microsoft SharePoint.

När det gäller allt datainnehåll i Google Workspace och M-Files-tjänsten fungerar M-Files kund som personuppgiftsansvarig och M-Files som personuppgiftsbiträde. Information om behandling av personuppgifter anges i sekretesspolicyn eller sekretessmeddelandena för varje M-Files kund. Om M-Files kund bestämmer sig för att integrera Microsoft Teams i M-Files-tjänsten måste M-Files behandla kundkontaktpersonens (till exempel huvudanvändarens) kontaktuppgifter (till exempel e-postadress och namn) i egenskap av personuppgiftsansvarig. Dessa personuppgifter behandlas endast i syfte att använda M-Files Add-In med Microsoft Teams.

M-Files Ment

Ment är ett SaaS-verktyg som erbjuds kunderna separat i syfte att automatisera skapandet av dokument- och avtalsmallar utifrån en no-code-princip. Ment-produkten nås via en fristående Ment-webbapplikation. För att tillhandahålla Ment behandlar M-Files vissa personuppgifter både i rollen som personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde i enlighet med GDPR. M-Files behandling av personuppgifter som personuppgiftsbiträde framgår av gällande avtal mellan M-Files och en kundorganisation. M-Files behandlar följande personuppgifter som personuppgiftsansvarig:

Din IP-adress, operativsystems- och webbläsarinformation samt information om användningen av Ment-webbplatsen (https://ment-automation.com/) samlas in när du navigerar på Ment-webbplatsen, i syfte att underhålla och förbättra webbplatsen och tjänsterna.
Ditt namn, ditt telefonnummer och din e-postadress samlas in om du begär en demonstration av Ment-produkten.
Ditt namn, din e-postadress, ditt företagsnamn och ditt arbetsområde samlas in om du prenumererar på Ment-nyhetsbrevet.
Vi samlar in namn och e-postadresser till användare i din organisation, OS- och webbläsarinformation, IP-adress, information om din användning av Ment-produkten och information om dig eller din organisation som du kan välja att lämna till oss när du använder Ment-produkten.
Ditt namn, din e-postadress, ditt företagsnamn och innehållet i ditt meddelande till oss samlas in om du använder formuläret ”Kontakta oss” för att kommunicera med oss.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Vi får uppgifter främst från följande källor: dig själv, folkbokföringsregistret, myndigheter, kreditupplysningsföretag, kanalpartner, leverantörer av kontaktinformation och andra liknande tillförlitliga källor.

För de ändamål som beskrivs i detta sekretessmeddelande kan personuppgifter också samlas in och uppdateras från offentligt tillgängliga källor och baseras på information som mottagits från myndigheter eller andra tredje parter inom gränserna för tillämpliga lagar och förordningar. Sådan uppdatering av uppgifter utförs manuellt eller automatiskt.

9. Till vem avslöjar vi uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi avslöjar inte dina personuppgifter till utomstående parter, men vi kan avslöja dem till våra dotterbolag eller en efterföljande ägare, delägare eller leverantör av tjänsterna och deras rådgivare i samband med företagsfusion, konsolidering, omstrukturering, försäljning av i stort sett hela vårt lager och/eller alla våra tillgångar eller i samband med konkursförfarande eller annan omorganisation. M-Files kan sälja, överföra eller på annat sätt dela vissa eller alla av sina tillgångar, inklusive dina personuppgifter, i samband med företagsfusion, företagsförvärv, omorganisation eller försäljning av tillgångar eller i händelse av konkurs.

Vi använder underleverantörer för behandling av personuppgifter för din räkning. Vid behov delar vi dina personuppgifter för att slutföra alla transaktioner eller tillhandahålla någon tjänst du har begärt. Vi delar uppgifter inom M-Files-gruppen till våra dotterbolag; med betrodda tredje parter för att behandla personuppgifter och tillhandahålla tjänster för M-Files räkning, inklusive värdtjänster och underhåll, kundrelation, kundsupport, lagring och hantering av databaser samt försäljning och marknadsföring av M-Files produkter och tjänster. Användningsdata rörande M-Files produkt kan delas med din organisation (M-Files kund) i aggregerad form.

Vi överför personuppgifter utanför EU/EES. När personuppgifter behandlas utanför EU/EES ser vi till att mottagaren (underleverantör eller dotterbolag) har förbundit sig att använda EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra lämpliga skyddsåtgärder enligt artikel 46 i GDPR.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Endast de av våra anställda som på uppdrag av sitt arbete har rätt att behandla kunduppgifter, har rätt att använda systemet som innehåller personuppgifter. Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna samlas in i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta lokaler och kan endast nås av vissa på förhand utsedda personer.

De personuppgifter vi samlar in sparas under den period som är nödvändig för att uppfylla de syften som beskrivs i detta sekretessmeddelande, om inte en längre lagringstid krävs enligt lag eller om vi behöver dem för att skydda våra lagliga rättigheter. Därefter kommer personuppgifterna att raderas inom rimlig tid eller anonymiseras.

Vi uppskattar behovet av datalagring regelbundet med beaktande av gällande lagstiftning. Dessutom vidtar vi sådana rimliga åtgärder som säkerställer att inga oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras med hänsyn till syftet med behandlingen. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

11. Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Du har rätt att kontrollera de personuppgifter som lagras om dig själv och rätt att kräva rättelse eller radering av felaktiga, föråldrade, onödiga och olagliga uppgifter. Om du har tillgång till dina uppgifter kan du redigera uppgifterna själv. I den mån behandlingen bygger på samtycke har du också rätt att återkalla eller ändra ditt samtycke. Att återkalla ditt samtycke påverkar inte lagligheten av behandling före återkallandet av samtycket.

Du har rätt att invända mot eller kräva begränsning av behandlingen av dina uppgifter och att klaga hos tillsynsmyndigheten.

Av skäl som hänför sig till din specifika situation har du också rätt att invända mot annan behandling när rättsliga grunden för behandlingen är det legitima intresset. I samband med din begäran ska du identifiera den specifika situationen, utifrån vilken du invänder mot behandlingen. Vi kan endast avslå begäran om invändning av juridiska skäl.

12. Barns integritet

Våra tjänster riktar sig inte till barn och vi kommer inte att samla in personuppgifter från barn. Vi ber dig att inte använda tjänsterna och att inte lämna någon information om dig själv om du är minderårig, enligt definitionen i din jurisdiktion, då behandling av personuppgifter kräver föräldrarnas samtycke eller tillstånd.

13. Vem kan du kontakta?

Alla kontakter och förfrågningar rörande detta sekretessmeddelande ska skickas skriftligen till adressen som anges i avsnitt två (2) ”Kontaktinformation för sekretessfrågor”.