Varför dokumenthanteringen inom ingenjörsbranschen inte fungerar – och hur man kan åtgärda det

Ritningen på verkstadsgolvet är inte den ritning som godkändes.

Det börjar på samma sätt varje gång.

En ändringsbegäran skickas ut. En leverantör lämnar in ett dokumentpaket. En tillsynsmyndighet planerar en granskning. Plötsligt måste någon bevisa vilken version som var den officiella, vem som godkände den och om rätt personer överhuvudtaget fick se den.

Ingenjörer letar igenom e-posttrådar för att hitta den senaste versionen av en ritning. Dokumentansvariga återskapar sändningsregister utifrån minnet och sökningar i inkorgen. Projektledare försöker komma ihåg vilken leverantör som bekräftat mottagandet av vilket paket, och vilken som aldrig svarat. Ansvariga för regelefterlevnad ber om en revisionsspår för PSM/MOC som finns i tre olika system, vilka inte stämmer överens med varandra.

Alla arbetar hårt. Ingen arbetar utifrån samma version.

Så här ser dokumenthanteringen ut i många tillverkningsföretag idag – inte för att teamen är slarviga, utan för att de system de förlitar sig på aldrig utformades för att hantera hanteringen av tekniska dokument som en enda, sammanhängande process.

Det verkliga problemet är inte PLM-systemet. Det är alla som arbetar utanför det.

De flesta tillverkare använder redan ett PLM-system, och inom konstruktionen fungerar det utmärkt. Det hanterar konstruktionsdokumentationen, stycklistan och arbetsplanen.

Men PLM är utformat för ingenjörer. Det omfattar sällan de personer som hanterar ett dokument efter att det har lämnat ingenjörsavdelningen: dokumentansvarig som sammanställer en sändningslista, leverantören som bekräftar mottagandet, kvalitetsteamet som samlar in underlag inför en revision eller anläggningsingenjören som bekräftar att man tillverkar enligt den aktuella versionen.

Dessa personer arbetar utanför PLM-systemet och förlitar sig på e-post, kalkylblad och delade lagringsenheter istället för ett riktigt dokumenthanteringssystem för tillverkningen. Så även om konstruktionsdokumentationen är under kontroll, är inte processen för utbyte och godkännande av ändringar kring den det.

Detta skapar en klyfta mellan vad PLM-systemet känner till och vad som faktiskt händer ute på fältet, och det är just i den klyftan som risken ligger.

Hur friktion i verksamheten faktiskt ser ut

Denna friktion är inte bara ett besvär. Den tar sig uttryck i form av verkliga, mätbara kostnader:

• Fel som beror på föråldrade ritningar: en operatör eller leverantör tillverkar enligt ett dokument som aldrig varit den gällande versionen, vilket leder till kasserat material, omarbetning eller att en milstolpe inte uppnås
• Tvister om överföring: det finns inga systemuppgifter om vilken version som skickades till en leverantör eller entreprenör, eller om den överhuvudtaget togs emot
• Brandövningar inför revision: PSM/MOC- och ISO-underlag som sammanställs från e-postarkiv några dagar före en inspektion, istället för att finnas tillgängliga löpande
• Konflikter vid samtidiga ändringar: två ingenjörer som godkänner ändringar i samma ritning utan samordnad granskning
• Blinda fläckar i SLA: Projektledare håller manuellt reda på vilka överlämningar som fortfarande är utestående och hur länge de har varit det

En enda omarbetning på grund av en felaktig version, eller en omtvistad överföring i ett pågående projekt, kostar ofta sexsiffriga belopp – ofta mer än vad den dokumenthanteringsprogramvara som skulle ha förhindrat detta hade kostat.

Varför punktkorrigeringar inte löser problemet

Många tillverkare har försökt åtgärda detta med en gemensam drivstruktur, striktare namngivningsregler eller en mer omfattande PLM-modul för ändringsorder. Var och en av dessa åtgärder ger en viss förbättring, men ingen löser det underliggande problemet.

Traditionella system för innehållshantering inom företag och äldre programvara för arkivhantering utvecklades för att lagra filer, inte för att styra vem som får ändra ett dokument, när och under vilka godkännandevillkor. Att lagra ett dokument är inte detsamma som att kontrollera det. Det som saknas är inte ytterligare ett arkiv. Det är automatisering av dokumentflödet för själva ändrings- och utbytesprocessen, så att rutinerna inte är beroende av att människor kommer ihåg att följa dem varje gång, i varje projekt, på varje anläggning och hos varje leverantör.

Den saknade pusselbiten: reglerat innehåll

En ritning som ligger i en delad mapp vet inte vilken version som är godkänd, vilket projekt den tillhör, till vilken leverantör den skickades eller om den leverantören någonsin bekräftade mottagandet.

Den kunskapen finns i människors huvuden, i inkorgar och i kalkylark, vilket innebär att den försvinner så fort någon är sjukskriven, byter arbetsuppgift eller helt enkelt glömmer att uppdatera översikten.

Det som tillverkarna istället behöver är en intelligent strategi för dokumenthantering: att låsa varje dokument till sin godkända version, leda varje ändring och varje utbyte genom en strukturerad, granskningsbar process samt automatiskt registrera revisionsspåret medan arbetet pågår, istället för att återskapa det i efterhand.

Vi presenterar ett nytt tillvägagångssätt: ” M-Files ” för tillverkningsindustrin

M-Files for Manufacturing är en programvara för dokumenthantering inom tillverkningsindustrin som inför just denna disciplin i hanteringen och utbytet av konstruktionsändringar. Systemet för hantering av konstruktionsändringar (Engineering Change Control) styr en ändrings hela livscykel, från initiering till tvärvetenskaplig granskning, godkännande, revidering och frisläppande, där det berörda dokumentet låses till just den version som granskas. Transmittal Management ersätter e-posttrådar och delade enheter med ett ändamålsenligt kodat paket med SLA-uppföljning, som levereras till leverantörer och underleverantörer via en reglerad extern kanal.

Resultatet är inte bara bättre organisation. Det är ett kontrollerat register över vem som ändrade vad, vem som godkände det och vem det utfärdades till – ett register som är tillgängligt när det behövs och som inte behöver återskapas i sista minuten.

Från att rekonstruera bevis till att redan ha dem

När ändringar och utbyten hanteras redan från början upphör revisionsförberedelserna att vara en engångshändelse. Ingenjörerna godkänner enligt rätt version eftersom det är den enda som finns tillgänglig. Dokumentansvariga hämtar en fullständig historik över överföringar på några minuter, inte dagar. Och när nästa revision eller nästa incident med en ersatt ritning nästan inträffar är det systemet – inte en persons minne – som upptäcker det först.

Sammanfattningsvis

Tillverkarna behöver inte ytterligare en PLM-modul eller ännu en standard för delade enheter. De behöver istället en programvara för hantering av tillverkningsdokument som styr varje konstruktionsändring och varje informationsutbyte, och som fungerar tillsammans med de PLM- och ERP-system de redan har.

För när förändringar och utbyten styrs av sammanhanget går allt i de efterföljande ledet snabbare: färre tvister, färre incidenter och betydligt mindre stress när nästa revision eller inspektion står för dörren.

Se hur ” M-Files for Manufacturing” överbryggar klyftan mellan vad ditt PLM-system vet och vad som faktiskt händer på verkstadsgolvet och ute på fältet.