De största utmaningarna med att införa ett nytt dokumenthanteringssystem

Berättelsen Innisfree

Innisfree M&A Incorporated, som grundades 1997, är tillsammans med sitt helägda Londonbaserade dotterbolag Lake Isle M&A Incorporated ett företag som arbetar med aktieägarengagemang och levererar aktieägarinformation, strategisk rådgivning och proxy solicitation-tjänster till världens ledande företag och investerare. Innisfree ger expertråd om aktieägaraktivism, förslag till ersättning till ledande befattningshavare, bolagsstyrningsfrågor, investerarrelationer med mera.

Förra året förvärvades Worldox, Innisfree:s leverantör av dokumenthanteringssystem, av NetDocuments. Efter att ha använt dokumenthanteringssystemet i fem år sa Cody Pannella, Senior Data Strategist på Innisfree , att företaget redan hade övervägt att migrera till ett nytt system. Den planen hamnade på Codys prioriteringslista förra året när NetDocuments meddelade att de skulle avveckla Worldox.

"Så nu när det gick från en möjlighet till ett krav satte det fart på saker och ting för att vi verkligen skulle börja leta efter ett nytt dokumenthanteringssystem", säger Cody

En metod för metadata

Med personal i New York, London, Pittsburgh och Richmond, Virginia, Innisfree hundratals kunder i mer än 20 länder. Cody och hans team insåg därför att de behövde säkerställa en smidig migrering och fortsätta använda ett metadatastyrt dokumenthanteringssystem.
”Vi ville se till att den nya produkten var starkt inriktad på metadata och utnyttjade det sätt på vilket vi sparade filer”, sade han.
Innisfree började med 10 företag och valde Innisfree M-Files sin nya metadatadrivna dokumenthanteringsplattform. Efter att ha övervägt de utmaningar som ett IT-team står inför när man inför ett nytt system, säger Cody att M-Files löste var och en av dem – från timing till användarvänlighet till smidig införande.

Användarvänlighet

Med M-Files kunde Cody och teamet införa ett system som kändes likt det tidigare gränssnittet men med förbättrad funktionalitet. ”[M-Files ] mig mer funktionalitet och fler alternativ i de metadata jag använder, så att jag inte bara kan replikera det gamla systemet jag har, utan också gå ett steg längre och justera problem jag haft med den gamla strukturen och ersätta den med den nya metadatafunktionalitet som M-Files ”, sa Cody.

Allt handlar om tajming

Cody leder ett team med fem medarbetare, men varje medlem var tvungen att ta sig tid att inte bara fortsätta med sina ordinarie arbetsuppgifter, utan också arbeta med testning och proof of concept för det nya dokumenthanteringssystemet. Timing var A och O.

"Vi ville se till att vi prioriterade de viktigaste delarna: Att kunna prioritera och testa - vilka är våra största problem, vilka är våra största frågor, vilka är våra största funktioner som vi vill behålla - och gå igenom och hitta exakt vad som passar bäst", säger Cody.

"M-Files sig som mål att hjälpa oss med den utmaningen", tillade han. "Det blev inte särskilt mycket tidsslöseri – det var lättare för M-Files verkligen visa vad som passade oss. Och sedan behövde vi inte ens gå in på vissa mindre detaljer, eftersom de större frågorna var lösta redan från början."

När Innisfree blickar framåt hoppas de kunna ta sin informationshantering till nästa nivå. Cody tillägger:"Automatisering av arbetsflöden är en stor del som vi tittar på nu för att kunna automatisera och ibland effektivisera vissa av de aktiviteter och processer som vi har internt."

För att se hela videon med kundberättelsen från Innisfree, klicka här.