Vill din organisation förbättra sin dokument- och informationshantering och funderar på att skaffa ett ECM-system (Enterprise Content Management)?

Att implementera ett ECM-system kan vara en effektiv lösning på innehållsproblem. Det kan dock bara nå sin fulla potential i form av ökad effektivitet om organisationen har gjort ett effektivt grundarbete före implementeringen. Det innebär att organisationen känner till startpunkten och det önskade tillståndet, och att man dessutom avsätter tillräckligt med tid och resurser för definition, implementering och uppföljning.

Att lägga grunden för framgång: Planering före implementeringen

I ett Enterprise Content Management-projekt, precis som i alla andra projekt, är det viktigt att ställa upp de grundläggande förväntningarna och förstå vad organisationen försöker göra.

Definiera dina affärsmål

För att lyckas måste organisationen ta tre viktiga steg för att börja planera ett ECM-implementeringsprojekt:

• Sätt upp tydliga affärsmål
• Förstå förändringen och vad den innebär för organisationen och för människorna i den
• Förstå de risker som är förknippade med detta

Utan dessa tre steg är det omöjligt att planera och leda projektet på ett sätt som stödjer verksamheten och dess nyckelprocesser. Och det kommer oundvikligen att misslyckas med att leverera den ökade effektiviteten eftersom de nya arbetssätten inte stöder viktiga affärsprocesser.

Förståelse för den mänskliga faktorn & Change Management

Även om ett ECM-implementeringsprojekt vanligtvis innehåller ny programvara som måste tas i bruk, är det INTE ett IT-projekt. Ett ECM-implementeringsprojekt kommer och bör förändra affärsprocesserna, arbetsflödena och framför allt medarbetarnas beteende. Om man inte tar hänsyn till den mänskliga aspekten kommer man att misslyckas med att uppnå vissa av de viktigaste målen.

Identifiering och begränsning av potentiella risker

Vi kan se på projektet som en omvandling i fem steg. Kärnan är det nya ECM-systemet. Därefter följer dokumenthanteringsrutinerna och hur de förändras med det nya systemet. Nästa fokusområde är att skapa effektivitet genom att utveckla arbetsflöden. Dessa arbetsflöden kommer att stödja affärsprocesserna och förändra hur de hanteras. Och slutligen måste allt detta leda till att medarbetarnas beteende förändras. Om medarbetarna inte anammar det nya systemet och de nya arbetssätten kommer den önskade effekten på lönsamheten att utebli.

Är du redo att frigöra ECM:s fulla potential? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testperiod idag!