Så ökar du medarbetarnas engagemang och behåller dem

Av Ville Somppi

I korthet...

- Övergången från distansarbete till hybridarbete till återgång till arbetet skapar utmaningar när organisationer kämpar för att locka till sig och behålla topptalanger.
- Att fokusera på verktyg som förbättrar data- eller dokumenthantering, automatisering av arbetsflöden och innehållssamarbete främjar tillväxten av "digital skicklighet".
- Anställda och organisationer rapporterar att förbättringar i "digital skicklighet" förbättrar kvarhållande, medarbetarnöjdhet och produktivitet.

I en föränderlig värld där det råder spänningar mellan att arbeta hemifrån, hybridarbete och att återvända till kontoret, menar experter att främjandet av "digital skicklighet" kan vara nyckeln till att attrahera, rekrytera och behålla en mer engagerad och talangfull kunskapsstyrka genom att använda digitala verktyg, t.ex. ett dokumenthanteringssystem eller en samarbetsplattform.

En nyligen publicerad rapport från Gartner® antyder:

"Att förbättra organisationens resultat med hjälp av teknik och optimera teknikupplevelser är avgörande för långsiktigt välstånd. De mest framgångsrika och innovativa digitala arbetsplatsteamen har flyttat sina verksamhetsmål från operativ skicklighet till omvandling av arbetskraften genom att främja nya och effektivare arbetssätt. Fokus ligger på att skapa en människocentrerad strategi för att förbättra den digitala fingerfärdigheten - där medarbetarna enkelt kan se fördelarna för sig själva och sina team."

Organisationer som använder optimerade teknikupplevelser - inklusive intelligenta informationssystem- ser mätbara framsteg inom områden som medarbetarnas välbefinnande/glädje, lärande/kompetensutveckling, kvarhållande och produktiv organisationskultur.

"Denna kombination av personlig och affärsmässig digital acceleration fick organisationer att inse att en digitalt skicklig arbetsstyrka - en som har ambitionen och förmågan att använda teknik för bättre affärsresultat - är en viktig faktor för att driva organisatoriskt välstånd framåt." som rapporten konstaterar.

Vad är digital skicklighet?

I en värld där den personliga arbetsmiljön har förändrats i takt med globala störningar - från kontor till WFH till hybrid till kontor igen - blir medarbetarna allt mer stressade. Likt ett spel om musikaliska stolar förändras hela tiden "hur" man får arbetet gjort.

Under det senaste decenniet och till och med före pandemin började experter erkänna begreppet "digital medarbetarupplevelse" när tekniken ersatte bås och fysiska konferensrum.

Rapporten tillägger: "Den digitala medarbetarupplevelsen hanteras främst av det digitala arbetsplatsteamet som fungerar som frontlinje för de flesta interaktioner mellan medarbetare och IT. Teamets ansvarsområden omfattar: enhetshantering, intranätstyrning, applikationer för personlig produktivitet och teamsamarbete, strategier för att möjliggöra teknik och andra supporttjänster."

"Viktiga nya affärsmetoder som lyfts fram i den här forskningssamlingen är bland annat att främja utvecklingen av digitala färdigheter på hybridarbetsplatsen med hjälp av de fyra pelarna för digital skicklighet: data, process, innehåll och samarbete." I rapporten konstateras vidare: "Organisationer kan använda den digitala arbetsplatsen inte bara för att främja medarbetarnas digitala skicklighet, utan också för att driva personlig tillväxt och teamtillväxt samt stödja organisatoriska mål kring kultur och gemenskap."

Hur man främjar digital fingerfärdighet

Enligt Gartner:

"Att höja kompetensen hos medarbetarna är nyckeln till att realisera värdet av investeringar i verktyg för den digitala arbetsplatsen. Applikationsledare som ansvarar för den digitala arbetsplatsen måste identifiera de viktigaste datakunskaperna som behövs för att stödja nya arbetssätt."

"Att främja sociala kontakter och samarbetsrelationer mellan kollegor i hela organisationen bidrar till att öka medarbetarnas engagemang, lojalitet och produktivitet."
Så vad händer när en organisation engagerar sig i de digitala upplevelsefokuserade pelarna data, process, innehåll och samarbete? Enligt rapporten:

- "80 procent av medarbetarna säger att förbättrad digital skicklighet kommer att ha en positiv inverkan på deras karriärutveckling."
- "91 procent av medarbetarna säger att en förbättring av deras digitala färdigheter förbättrar deras arbetseffektivitet."
- "90 procent av medarbetarna säger att intuitiv och effektiv teknik har en positiv inverkan på deras övergripande arbetstillfredsställelse."

M-Files: Vägen till digital smidighet

M-Files ett innovativt sätt att främja digital kompetens hos kunskapsarbetare genom en branschledande, metadatastyrd plattform för dokumenthantering. Genom att utnyttja kraften imetadata(vilket helt enkelt är data om annan data) gör M-Files följande:

- Hjälper till att säkerställa att alla arbetar med den senaste versionen av ett dokument;
- Ger medarbetarna möjlighet att samarbeta i realtid, vilket säkerställer att inget arbete dubbleras;
- Fokuserar på "vad" en fil är, snarare än "var" den är, vilket skapar ett mer intuitivt sätt att söka;
- Ökar konsekvensen i arbetet och minskar antalet fel genom att automatisera arbetsflöden;
- Minskar affärsrisken genom att säkerställa efterlevnad.

För att läsa hela Gartner , "Transform the Digital Employee Experience with an Evolving Digital Workplace", klicka här.

Källa: Gartner, Transform the Digital Employee Experience with an Evolving Digital Workplace, Matt Cain, Lane Severson, Tori Paulman, 14 oktober 2022.

GARTNER är ett registrerat varumärke och servicemärke som tillhör Gartner, Inc. och/eller dess dotterbolag i USA och internationellt och används här med tillstånd. Alla rättigheter förbehålles.

Ville Somppi är vice vd för branschlösningar på M-Files. Ville ansvarar för M-Files och leder det tvärfunktionella arbetet med marknadsintroduktion. Han har över 20 års erfarenhet av att skapa nya affärsmöjligheter inom både produkt- och tjänsteföretag i en rad olika branscher, från teknik och managementkonsulting till flyg, byggbranschen och konsumentelektronik. Ville har en magisterexamen i programvaruteknik från Tammerfors tekniska universitet.

Om du vill veta mer om Villes arbete kan du kolla in dessa kommande webbseminarier om hur du anpassar din strategi för innehållstjänster för att förbli konkurrenskraftig.