Hur Microsoft och M-Files hanteringen av digitalt innehåll

Hur Microsoft och M-Files tillsammans revolutionerar innehållshanteringen

Ian Story från Microsoft och Antti Nivala från M-Files hur deras samarbete syftar till att erbjuda användarna det bästa inom innehållshantering

I åratal M-Files chefer från Microsoft och M-Files , leverantören av dokumenthanteringsplattformar, träffas på branschevenemang, ofta som konkurrenter. Idag ser situationen annorlunda ut. De två företagen är nu samarbetspartner och arbetar tillsammans för att ta fram integrerade lösningar som hjälper företag att arbeta mer produktivt och säkert.

”Under alla de år vi träffades på olika evenemang var vi alltid konkurrenter”, minns Ian Story, huvudarkitekt för OneDrive och SharePoint på Microsoft. ”Det känns fantastiskt att nu sitta här som partners.”

För Antti Nivala, grundare och VD för M-Files, stämmer samarbetet överens med den vision han hade när han grundade M-Files.

”Redan från början var min grundidé att erbjuda slutanvändarna den bästa möjliga upplevelsen”, förklarar han. ”De flesta av de kunder vi arbetar med använder Microsofts verktyg som sin digitala arbetsplats. Därför har det varit viktigt för mig att se till att M-Files med Office-verktygen, med Windows-operativsystemet och numera även med Microsoft 365 i molnet.”

Denna integration har nått en ny nivå, eftersom M-Files användare att samarbeta och redigera dokument samtidigt i Microsoft 365:s skrivbordsapplikationer, samtidigt som M-Files organiserar information, styr affärsprocesser och automatiserar säkerhet och efterlevnad.

”Samarbete är mycket viktigt för M-Files ”, säger Nivala.M-Files bästM-Files kunderna när det inte bara är ett arkivsystem, utan också ett arbetssystem. Efterlevnaden sköter sig själv. Man kan helt enkelt göra sitt arbete medan allt annat sköts i bakgrunden.”

Story tillägger: ”Det erbjuder 100 procent av de inbyggda samarbetsfunktionerna i Microsoft 365 – kommentarer, omnämnanden, närvarostatus och arbete med Copilot inte bara en del av funktionaliteten.”

Grunden för dessa funktioner utgörs av SharePoint Embedded, en ren API-lösning som gör det möjligt för apputvecklare att utnyttja Microsoft 365:s funktioner för fil- och dokumentlagring.

”Lösningen utnyttjar SharePoints grundläggande lagringsteknik samt dess funktioner för regelefterlevnad och säkerhet, men inte användargränssnittet”, säger Story. ”Användarna interagerar enbart via M-Filesanvändargränssnitt. Det är det bästa av två världar.”

Samförfattandet är början på vad Nivala och Story ser som ett mycket djupare samarbete, där det utvecklingsarbete som de två företagen redan har gjort öppnar nya vägar för innovation.

”Vi har nu en tät integration mellan M-Files Microsoft 365, där vi i praktiken använder Microsoft 365:s lagringsutrymme för innehållet”, säger Nivala. ”Det öppnar upp för en hel del möjligheter. Det finns så många användningsområden som passar perfekt för M-Files från enkel synkronisering och delning till avancerad dokumenthantering. Samarbetet är helt enkelt ett mycket logiskt val.”

Enligt Nivala ligger det verkliga värdet i det nya samarbetet för Microsofts kunder i den kontextuella information som M-Files tillhandahålla.

”Vi integrerar med affärssystem som SAP Salesforce och använder dessa affärsobjekt som sammanhang för dokumenten”, säger han. ”Det handlar inte bara om dokumenthantering. Från kunddata till uppgifter om anläggningar och utrustning – man kan sammanföra allt med hjälp av metadata i Microsoft 365. Det är något som är ganska unikt för M-Files.”

M-Files kommer nu att kunna utnyttja SharePoint-funktionerna via M-Files .

AI öppnar upp ytterligare möjligheter för Microsoft och M-Files utforska.
”Att Copilot får Copilot tillgång till innehållet är en spännande möjlighet”, säger Nivala. ”Genom att göra affärskontexten och dokumenten i M-Files tillgängliga M-Files Copilot, tillsammans med Microsoft Graph, kan man verkligen nå rätt slutsats oavsett vad användaren behöver.”
Story kan också förutse att företagen kommer att samarbeta för att utveckla specialiserade AI-agenter.

”Jag kan tänka mig framtida agenter inom skatte- och redovisningsområdet, teknik eller biovetenskap”, säger han. ”Med affärsobjektkontexten från M-Files samarbetsdata från Microsoft Teams och e-post i Microsoft Graph blir det en riktigt kraftfull kombination.”
Säkerhet och regelefterlevnad kommer även i fortsättningen att stå i centrum för samarbetet.

"Ett mycket praktiskt exempel är känslighetsetiketter", säger Nivala. "Tack vare integrationen kan vi nu skapa känslighetsetiketter automatiskt med metadata. Om ett dokument rör ett konfidentiellt projekt kan metadata utlösa kryptering och förhindra att det delas för mycket."

Artikeln belyser de fördelar som kunderna får när det gäller regelefterlevnad genom att arbeta med Microsoft 365 via M-Files .

”Det finns en enkelhet i att veta att allt ditt innehåll finns på ett och samma ställe”, säger han. ”Man har inte en del i Microsoft 365 och en del någon annanstans. Det skyddas av Microsoft Purview, med certifieringar som FedRAMP, SOC 2 och HIPAA. Om kunder frågar om de har tillgång till Microsoft Defender eller Advanced Threat Protection är svaret ja – det är precis som allt annat innehåll i Microsoft 365. Allt är inbyggt i Word, Excel och till och med Acrobat. Inga plugins, inga extra verktyg – det fungerar helt enkelt.”

Både Nivala och Story ser de nuvarande integrationerna som bara början.

”Kombinationen av Microsoft 365 och M-Files bara om att lösa dagens problem – det handlar om att lägga grunden för hur människor kommer att samarbeta i framtiden”, säger Story. ”Med inbyggd AI, regelefterlevnad och smidig samredigering hjälper vi kunderna att gå mot en arbetsplats där innehållet alltid är tillgängligt, alltid säkert och alltid i sitt sammanhang.”

Nivala håller med: "Det här är början på en mycket större resa. Ju mer intelligens och automatisering vi för in i det dagliga arbetsflödet, desto närmare kommer vi att göra informationshanteringen enkel. Det är visionen - och vi har bara börjat."