Av: Ville Somppi, vice vd för Professional Services Solutions, M-Files

Enligt en ny global IT-undersökning* genomförd av M-Files använder nästan 70 procent av dagens företag inom professionella tjänster system för dokument- och innehållshantering. Dokumenthanteringssystem kan göra det enklare att hitta, hantera och använda dokument – vilket ökar produktiviteten och minskar frustrationen.

Ofta blir dock företag inom tjänstesektorn alltför vana vid den förinstallerade standardlösningen från Microsoft, SharePoint, och glömmer bort att ställa sig frågan: Är SharePoint verkligen rätt val för våra behov?

Utmaningar med att hantera information med SharePoint

De flesta organisationer använder Microsoft 365-paketet, helt enkelt för att när man köper de grundläggande programmen Microsoft Word, Excel och PowerPoint ingår de övriga programmen i samma abonnemang. Och Microsofts lösningar är i stort sett utmärkta – verktygen är lätta att använda direkt och kräver inte mycket installation eller utbildning.

Men i takt med att dessa produktivitetsverktyg fortsätter att förbättras och blir allt enklare att använda, blir utmaningen att effektivt hantera den resulterande produktionen allt mer akut. Riskerna för dokumentspridning, information i silos och bristande efterlevnad ökar i takt med att det blir enklare för alla medlemmar i organisationen att snabbt skapa, duplicera och dela innehåll.

Begränsade möjligheter till efterlevnad

Lägg till ett stort företag inom konsultbranschen med mer krävande behov, och då börjar de verkliga problemen. Företag inom konsultbranschen verkar till exempel ofta i reglerade branscher med strikta regler för datakonfidentialitet och lagringstider. Även om Microsofts premiumabonnemang kan erbjuda funktioner som uppfyller vissa av dessa krav, är det väldigt få företag som behärskar implementeringen av dessa funktioner. Och om man till exempel investerar i dokumenthantering vill man ha ett verktyg som är särskilt avsett för just det.

Fördelarna med ett dedikerat dokumenthanteringssystem (DMS)

En annan stor utmaning när man använder Microsofts program för informationshantering är att Microsoft inte lägger någon större vikt vid att organisera data. Information i Microsoft 365 sprids mycket lätt ut över personliga OneDrive-konton, Teams och mappar. När man skapar nya dokument och sparar dem i Microsoft 365 är det inte lätt att veta var varje bit av information ska placeras. Och eftersom det vanligtvis inte finns några regler för var informationen ska lagras, går den ofta förlorad – vilket leder till dubbelarbete och en mardröm när det gäller versionshantering. Lägg till äldre nätverksenheter och andra affärsapplikationer som CRM, så har du ett fullständigt informationskaos.

Förbättrad organisations- och sökfunktionalitet

Vad är moralen i historien? Bara för att SharePoint ingår gratis när du köper Microsoft 365 betyder det inte att det är den bästa lösningen för din dokumenthantering. SharePoint kan sannolikt inte anpassas efter dina föränderliga affärsbehov utan att du gör stora investeringar i utvecklare som kan anpassa eller bygga till funktioner – en ohållbar lösning som leder till missnöje.

Resultaten från M-Files globala IT-undersökning M-Files visade faktiskt att endast 35,6 procent av de anställda inom professionella tjänster var mycket nöjda med sin lösning för dokument- och innehållshantering.

Förbättrade funktioner för efterlevnad och säkerhet

Lösningar som är specialiserade på informationshantering, till exempel M-Files, är utformade just för att stärka kunskapsarbetarnas förutsättningar, öka enhetligheten, minska antalet fel och förbättra personalens arbetsupplevelse.

M-Files information kategoriseras smidigt och enkelt märkas upp för att underlätta sökning, samtidigt som affärsregler och säkerhetspolicyer efterlevs. Systemet utnyttjar metadata för att effektivisera organisering, sökning och delning av dokument genom att automatiskt lära sig och hjälpa till att märka upp dokument, vilket gör att medarbetarna kan fokusera på det egentliga arbetet.

Sömlös integration med Microsoft 365

Och det bästa av allt? M-Files smidigt med Microsoft 365-paketet och erbjuder ett effektivare sätt att lagra information i olika arkiv. Våra kunder säkerställer sina informationsprocesser och uppfyller gällande regelverk utan att behöva avstå från de produktivitetsfördelar som deras investering i Microsoft 365 ger.

M-Files: Din perfekta partner för informationshantering

33 procent av de företag inom tjänstesektorn som deltog i M-Files globala IT-undersökning M-Files uppgav att deras organisationer är beroende av systemintegrationer. Detta bekräftar behovet av dokumenthanteringsplattformar som enkelt kan integreras med dagens ledande plattformar för digitala arbetsplatser, så att medarbetarna kan utföra sitt dagliga arbete med hjälp av de program de föredrar.

Öka effektiviteten och säkerställ efterlevnaden med M-Files

Konsultföretag som använder M-Files komplement till Microsoft 365-paketet:

• Lös utmaningen med silad information och versionshantering
• Automatisera processer som fångar upp hela dokumentets livscykel - med hänsyn till nya intressentgrupper - utan att duplicera innehåll
• Upprätthålla en informationshanteringsstruktur som tjänar hela organisationen och kan utvecklas med förändrade krav
• Säkerställa efterlevnad av krav på indexering, utbildning, bevarande och andra krav på dokumenthantering
• Säkra information med dynamiska åtkomsträttigheter på dokumentnivå som möjliggör granskningsbar tillfällig åtkomst utan att kopiera innehållet
• Undvik dubbelarbete och "skugginnehållshantering" med hjälp av samarbetsverktyg
• Integrera med affärsapplikationer utanför Microsofts ekosystem för att koppla samman och berika dokument med motsvarande data i databaser (t.ex. slutbesiktningsdokumentation med relevanta ERP-taggar)

Är du redo att effektivisera dokumenthanteringen och säkerställa efterlevnad? Boka en gratis demo eller starta en kostnadsfri testperiod idag!

*I M-Files IT-undersökning 2022 tillfrågades deltagare i Nordamerika, Västeuropa och Asien-Stillahavsområdet inom branscher som vetenskaplig och teknisk konsult- och forskningsverksamhet, finansiella tjänster, investeringstjänster och förmögenhetsförvaltning, managementkonsulting samt redovisning.