Gen Z och framtidens arbete: Hur informationshanteringen måste anpassas

Som pappa till en 13-årig pojke har jag ofta förundrats över hur olika vi är när det gäller att använda teknik. Kalla mig gammalmodig, men min son har det bra.

App-baserade vanor och mapparnas nedgång

Nästan allt han konsumerar digitalt är lätt att hitta, on-demand, kan styras med rösten eller tummen, är kontextuellt baserat på hans preferenser, och det han inte kan hitta, skriva framåt eller karusellnavigera kan snabbt hämtas på några sekunder - när han vill ha det och var han än är (så länge han befinner sig i en stabil WiFi-zon).

Tänk på det - hans generation föddes efter att iPhone kom ut. Netflix hade redan börjat övergå från DVD till strömmande video. Spelkonsoler började introducera tidiga koncept för virtual reality-spel. Och medan hemdatorer redan var normen - tänk bara på alla de framsteg vi har sett under åren inom grafik, användbarhet, sökning och datahantering. Kanske kan detta förklara varför han kallar mitt skrivbord för ett "museum" när han går förbi mitt kontor hemma, eftersom jag fortfarande har en skrivare, enstaka USB-minnen som ligger och skräpar, en massa nätsladdar och en backup-hårddisk. Så dum jag är.

Det är därför Monica Chins senaste rapport på Verge med titeln "File Not Found: A Generation that grew up on Google is forcing professors to rethink their lesson plan" resonerade så mycket med mig, eftersom jag ser detta nya sätt att söka, organisera och visa innehåll nästan varje dag i mitt hem - och visserligen är det uppfriskande att veta att vi inte är ensamma. I den här rapporten beskriver Chin hur STEM-utbildare har varit tvungna att anpassa sin rigorösa, tekniska läroplan baserat på ett överraskande avslöjande - deras studenter kämpar och är mycket förvirrade när de ombeds att söka, lagra och hämta sitt arbete i mappkataloger. De förstår de extremt tekniska begreppen - men det grundläggande konceptet med filer och mappar? Inte så mycket...

Sökcentrerade arbetsflöden och innehållsrekommendationer

Och det är inte förvånande, med tanke på hur den yngre generationen har vant sig vid att använda appbaserad teknik och förväntar sig att detta ska överensstämma med allt annat de använder dagligen.

Det är därför barn som min son, som växte upp digitalt, tycker att hela konceptet med att skapa mappkataloger och undermappar för att organisera sitt innehåll är ganska meningslöst. I stället för att bygga djupa, vertikala mappträd för att lagra sina data och dokument på sina datorer föredrar de "data blob"-metoden med utspridda skrivbord eller allt längre listor med innehåll på samma plats.

Delvis tack vare hur de använder appar som Netflix och Spotify - och hur de använder skolans Chromebooks för projekt - är behovet av djupa kataloger på väg att bli ett minne blott. Yngre konsumenter är vana vid att ha ett platt, horisontellt, karusellformat kategoriträd (a la Netflix) för att hitta innehåll som kan navigeras i sin egen takt istället för att gräva ner sig i en vertikal nästlad hierarkisk vy med mappar och underkataloger.

Och om de inte hittar det de söker vill de absolut inte slösa tid på att söka och leta efter innehåll (tänk på en lång suck som kommer från en frustrerad tonårings mun). Istället går de vidare om de inte kan hitta det snabbt - såvida inte en Google-liknande sökning kan ge omedelbar avkastning. Det är därför som innehållsrekommendationer, förslag och vägledda beslut är så viktiga för deras arbetsflöde - det är vad de är vana vid och det fungerar!

Framväxten av AI-driven informationshantering

Vad den yngre generationen kanske inte vet är det enorma inflytande de har när det gäller den övergripande användbarhetsdesignen för innehållshantering - inklusive deras unika sätt att få tillgång till och kategorisera innehåll på sina villkor. Den här typen av arbetsflöde har påverkat hur nästa generations Enterprise Content Management-lösningar utformas för ett snabbare och effektivare sätt att arbeta.

Utnyttja AI och maskininlärning för ökad effektivitet

Att utnyttja inbyggd teknik som artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML), NLP (Natural Language Processing) och processautomation är nu normen när det gäller att förbättra produktiviteten för kunskapsarbetare. Det handlar om att få färre klick att göra så att du kan nå dina resultat på effektivast möjliga sätt. Och för att göra det måste tekniken fungera sömlöst för att ge den personliga upplevelsen - och hjälpa till att vägleda nästa bästa beslut längs den väg som konsumenterna förväntar sig.

En personlig informationsupplevelse för kunskapsarbetare

Och det är just här som den här konsumentupplevelsen hos generation Z har banat väg för nya och förbättrade kontextuella, digitala självbetjäningsupplevelser för Enterprise Content Management-system som M-Files. Att få relevant data och dokument presenterade vid rätt tillfälle för en personlig upplevelse liknar i hög grad hur den yngre generationen konsumerar innehåll – de vill inte behöva leta efter innehållet själva, utan vill att innehållet ska komma till dem.

M-Files: En bro till modern informationshantering

Monica Chins artikel i Verge bekräftar fullständigt M-Files när det gäller informationshantering. M-Files metod för att hantera den ständiga strömmen av data och dokument bör inte bygga på föråldrade metoder för att söka i mappar och filer. Dagens kunskapsarbetare kräver mycket mer för att kunna fokusera på det som är viktigt – och inte fortsätta slösa bort värdefull tid på att navigera i sina omfattande mappstrukturer för att hitta det de söker.

Kontextuell sökning och innehållsleverans

Som ett exempel på detta nya sätt att arbeta kan du fundera på hur våra kommunikationsmetoder har förändrats under det senaste decenniet eller så. Skulle man kunna anta att du mejlar och ringer folk mer sällan nu? Meddelanden, sms och slack chattar förändrar vårt sätt att kommunicera - varför? För att det är enklare och snabbare. Vi har redan sett att detta skifte tar en liknande väg med hur vi så småningom kommer att komma åt, lagra och kategorisera våra data och dokument. Personligen tror jag att vi har Gen-Z att tacka.

En framtidssäkrad lösning för den föränderliga arbetsplatsen

Nu tillbaka till min 13-åriga son... Jag vet att jag aldrig kommer att använda teknik som han gör. Jag är helt enkelt inte lika smidig som han när det gäller att trycka med tummen på små enheter eller komma ihåg exakt var saker finns för enkel åtkomst. Men han har lärt mig några saker, och som teknologer bör vi alltid vara öppna för nya sätt att arbeta - särskilt om vi är mer produktiva med vår tid ... Spänn fast dig och njut av informationshanteringen 2.0!

Är du redo att förbereda din informationshantering för framtidens arbetsstyrka? Se hur M-Files kunskapsarbetare M-Files ! Boka en kostnadsfri demonstration eller börja din kostnadsfria provperiod redan idag!