Dokumenthantering omdefinierad med AI

M-Files med visionen att hjälpa kunskapsarbetare att arbeta smartare

M-Files för två decennier sedan utifrån en enkel idé: tänk om dokument kunde organiseras utifrån vad de är istället för var de finns? Tänk om användarna kunde spara dokumenten en enda gång, men ändå kunna visa, organisera och hitta dem på flera olika sätt utifrån sina egna behov? Detta skulle befria organisationer från att behöva försöka fastställa en mappstruktur som alla är nöjda med, och befria användarna från att behöva komma ihåg var dokumenten skulle sparas.

Efter att den första idén hade fått luft under vingarna uppstod en ny insikt: dokument är aldrig fristående utan alltid kopplade till något sammanhang eller någon affärsprocess. Tänk om vi kunde utnyttja det vi redan vet om dokumenten och automatiskt tillämpa affärsprocesser och styrningsregler? Det här tillvägagångssättet skulle eliminera manuellt arbete från användarna och hjälpa organisationer att följa interna policyer och externa regler.

Samtidigt som M-Files fortsatt att utveckla sina produkter och utöka sina funktioner har dessa två grundläggande idéer varit vår kärnverksamhet i två decennier. Idag har vi över 5 000 kunder i mer än 100 länder som hjälper kunskapsarbetare att hitta information snabbare, arbeta smartare och säkerställa säkerhet och efterlevnad. Vår grundare och produktutvecklare är fortfarande aktivt engagerad och driver oss mot nästa våg av teknisk excellens, och vi är extremt väl positionerade för att utnyttja generativ AI i vårt uppdrag att hjälpa kunskapsarbetare att arbeta smartare.

Vårt arbetssätt är unikt på marknaden för informationshantering

Alla leverantörer på marknaden för dokumenthantering har på papperet liknande funktioner: de hanterar alla dokument och metadata i viss utsträckning och erbjuder dokumentflöden samt funktioner för hantering av affärsprocesser. M-Files , metadatastyrda tillvägagångssätt är dock fortfarande unikt på marknaden. Till skillnad från andra leverantörer har vi en objektorienterad informationsmodell som kan användas för att hantera all företagsinformation, inte bara dokument. Vår förmåga att hämta masterdata från flera företagssystem, skapa relationer mellan affärsobjekt och dokument samt driva tillhörande affärsprocesser i en enda integrerad lösning är unik. Detta är också en perfekt grund för att utnyttja generativ AI (GenAI), eftersom den behöver kuraterade data i sitt sammanhang för att kunna ge korrekta och relevanta svar.

Även om dessa funktioner skapar ett enormt värde för våra kunder är de ibland svåra att förklara för människor som har förutfattade förväntningar på dokumenthantering. Marknadskategorier hjälper människor att förstå produkter, ger möjlighet att göra produktjämförelser, skapar en gemensam vokabulär och öppnar dörrar för analysföretag att beskriva marknader eller webbplatser för granskning av programvara för att samla in feedback från slutanvändare.

Men om produkterna inte är lätta att klassificera, eftersom de skiljer sig åt i konkurrenshänseende, hur kan de då jämföras på ett korrekt sätt?

Automatisering av kunskapsarbete beskriver vad vi gör, inte vilket segment vi befinner oss i

De flesta av dagens medarbetare blir gradvis kunskapsarbetare, ett arbete som i hög grad bygger på samarbete och innebär att man läser, skriver och bearbetar mycket information. I många branscher kräver denna information en stark styrning på grund av känslighet, reglering eller standarder.

Framväxten av GenAI har skapat nya möjligheter för hur mjukvarubaserad automatisering kan omvandla affärsprocesser som involverar dokument och ostrukturerad information. Enligt vår erfarenhet har kundernas förväntningar börjat skifta från traditionell dokumenthantering, samarbete och transaktionella användningsområden till att omfatta behovet av att automatisera så mycket som möjligt av kunskapsarbetet. På så sätt kan kunskapsarbetarna fokusera på det arbete som är viktigt och slipper belastas med administrativa uppgifter. Vi har gjort automatisering av kunskapsarbete till kärnan i vår positionering, eftersom det visar att vi kan hjälpa våra kunder att automatisera alla aspekter av kunskapsarbete med hjälp av befintlig och ny teknik. För oss är det en prioritet att tala till våra prospekt och kunder på ett sätt som ger genklang.

Gartner erkänner vår förmåga att genomföra och leverera innovation

Gartner är det mest refererade analysföretaget som täcker marknaden för dokumenthantering. På grund av en upplevd stagnation på marknaden beslutade Gartner att upphöra med sin Magic Quadrant för Content Service Platforms 2021. GenAI skapade en våg av innovation på den marknaden och som svar på detta återinförde Gartner Magic Quadrant som Document Management Magic Quadrant.

M-Files med i CSP:s Magic Quadrant i över ett decennium. Gartner M-Files 2024 års Magic Quadrant för dokumenthantering, och vi fick höga betyg för vår genomförandeförmåga tack vare vår mognad inom de områden som kunderna värdesätter, däribland: produkt/tjänst, kundupplevelse, marknadsanpassning, företagets livskraft och tidigare resultat. Gartner berömde oss Gartner för vår förmåga att genomföra och leverera innovationer till marknaden. Våra integrerade AI-funktioner erkändes i ett separat Gartner Quadrant för generativ AI-kunskapshantering/allmän produktivitet, där M-Files som ledande.

Under utvärderingsprocessen blev det tydligt för oss att det fanns brister i analytikernas förståelse av vår vision och strategi. Som vi tidigare diskuterat M-Files unikt på marknaden, vilket innebär en utmaning när det gäller att passa in i den mall som skapats för traditionell dokumenthantering. Denna bristande överensstämmelse påverkade våra poäng inom områdena marknadsförståelse och strategi, vilket ledde till att vi placerades som ”utmanare” istället för ”ledare”.

Kundfokus är en grundläggande värdering för M-Files

M-Files tre kärnvärden: Få saker att hända, Hjälpa andra och Värna om kunderna. Kundfokus har varit ett kärnvärde för oss ända från början, och våra branschledande kundlojalitetsnivåer och kundnöjdhetsresultat visar att vi fortsätter att göra rätt saker för våra kunder. Vi har regelbunden kontakt med kunderna genom användarundersökningspaneler, globala och regionala användarkonferenser samt kundskuggningsprogram. Att vi lyssnar på kunderna och tar hänsyn till deras feedback i vår produktplanering märks tydligt i vår förmåga att leverera.

Även om det alltid är en ära att få erkännande och utmärkelser från tredje part, är det våra kunder som ger oss den viktigaste bekräftelsen. Deras synpunkter hjälper oss att hålla fokus på det väsentliga, och deras fortsatta lojalitet gör att vår verksamhet fortsätter att växa. Den som intresserar sig för M-Files dra lärdom av våra kunder; de förstår vårt värde och vittnar gärna om det. Besök vår Voice of the Customer för att se att 96 % av kunderna skulle rekommendera M-Files. Eller bläddra bland våra fallstudier för att hitta kunder inom olika branscher och regioner och se vilket värde de har uppnått.

Vi leder utvecklingen inom automatisering av kunskapsarbete, och vi vet att många andra kommer att följa efter.

Om du vill veta mer:

• Kundens röst
• Gartner Rapport om den magiska kvadranten