Är korridorerna på din arbetsplats fyllda av manilamappar, buntar med dokument och ändlösa rader av arkivskåp som innehåller vem vet vad? Berg av papper är inte bara ett tecken på att ditt kontor har ett hamstringsproblem - det är också en signal om att det är dags att införa papperslösa lösningar. Med 2019 i full gång är det nya året ett perfekt tillfälle att effektivisera sättet som ditt företag samlar på sig dokument och äntligen ta det stora steget mot att bli ett papperslöst kontor.

5 Statistik som avslöjar kaoset i informationshanteringen

Det kan låta enkelt i början, men att få hela kontoret att bli papperslöst är inte så enkelt som att slå på en strömbrytare. En verkligt papperslös dokumenthantering kräver engagemang uppifrån och ner, investeringar i ny teknik och ett åtagande att följa de nya rutinerna. Men när du väl har gjort övergången kommer du inte bara att hjälpa miljön - ditt kontor kommer att kunna bedriva sin verksamhet smartare, snabbare och mer effektivt än någonsin tidigare.

Legacy-system och integrationsutmaningar

Är du redo att skära bort papperet från din företagsdiet? Använd dessa användbara tips för att bli ett papperslöst kontor:

Eliminera gradvis pappersanvändningen

Det låter kanske självklart, men om du vill att ditt kontor ska bli papperslöst måste det sluta använda papper. Börja med att identifiera de största orsakerna till pappersanvändningen och bestäm en strategi för att minska dessa vanor. Om det till exempel är utskrifter och fotokopior kan du överväga att begränsa tillgången till utskrifter eller ta bort några av enheterna på kontoret. Om du är orolig för att gamla vanor är svåra att glömma och att dina anställda kan ha svårt att sluta med papper helt och hållet, så är det okej. Introducera dina digitala ersättare gradvis över tid för att få din personal att vänja sig vid deras nya sätt att göra affärer. Börja med de mest praktiska och lättast genomförbara övergångarna, till exempel elektronisk dokumentsignering. Precis som när man sätter sig i en bubbelpool är det ibland bekvämare att ta sig in långsamt än att dyka i med huvudet före.

Tänk på kostnadsbesparingarna

Att ersätta papper med digitala motsvarigheter är inte bara bekvämt, det är också kostnadseffektivt. När du räknar in kostnaderna för bläck, lagring och utskriftsutrustning blir det sammanlagda priset för en pappershög astronomiskt. I en webbserie som vi gjorde för flera år sedan uppskattade vi faktiskt att den totala kostnaden för pappersarkivering på ett kontor med tio personer var cirka 57 000 dollar (och det är en mycket konservativ siffra).

I genomsnitt kan lagring av dokument i arkivskåp kosta uppåt 1 400 USD per år, och enligt en studie från Association for Intelligent Information Management är den genomsnittliga kostnaden för ett pappersformulär svindlande 4,56 USD. En enkel hög med lättdigitaliserbara filer, som personalregister, kan kosta din organisation en mindre förmögenhet.

Och då är inte ens den mänskliga kostnaden för bortkastat arbete inräknad. När dokument inte finns tillgängliga i en lätt sökbar databas utan i stället ligger i någon låda måste dina anställda ta tid på sig för att leta reda på den enda kopian av en fil. En studie visade att företag kan slösa upp till 48 000 dollar per vecka - nästan 2,5 miljoner dollar - på grund av oförmågan att hitta och hämta information. När papper kostar dig miljontals dollar är det dags att sluta med den vanan.

Silos av innehåll hindrar kundupplevelsen

Att bli ett verkligt papperslöst kontor innebär att eliminera papper från varje dolt skrymsle och vrå. Gå igenom dina affärsprocesser för att hitta uppgifter och verktyg som kanske fortfarande är kopplade till papper. Om medarbetarna fortfarande registrerar tidrapporter för hand kan du börja använda ett elektroniskt program för tidrapportering. För ekonomiavdelningar som samlar in kvitton, skanna digitala kopior och släng de fysiska.

Det finns några riktigt coola, prisvärda lösningar där ute som hjälper till att göra ditt kontor papperslöst. Till och med något så enkelt som en skylt till ett konferensrum kan ersättas med en miljövänlig lösning som Joan, en elektronisk e-papperslösning som automatiskt håller sig uppdaterad med schemat för konferensrummet. Kraftfulla appar för kontorsmeddelanden kan också hjälpa till att effektivisera sättet som kontoret kommunicerar på, vilket ökar produktiviteten och tar bort ännu ett utskrivbart objekt från din lista. Flytta teamets arbetsplatskommunikation till appar som Slack, vilket minskar behovet av e-post helt och hållet och främjar snabbare kommunikation.

Ohanterade dokument sänker produktiviteten

Att bli av med papper betyder inte att man blir av med dokument. Men med kraftfulla digitala lösningar som hjälper organisationer att hålla reda på register, samarbeta mellan team och dela filer kommer din organisation sannolikt att börja undra hur den kunde hålla fast vid papper så länge från första början.

Intelligent informationshantering: Lösningen

M-Files tar papperslös dokumenthantering från att vara en chimär till att bli en möjlighet. M-Files är en heltäckande lösning för intelligent informationshantering, eftersom den tar digitala dokument till en ny nivå med en intelligent organiserad, mapplös lösning som backas upp av robust automatisering. Med blixtsnabba sökfunktioner, sofistikerad dokumentdelning och inbyggda digitala appar som fungerar på iOS och Android hanterar M-Files dina kritiska dokumentuppgifter och eliminerar nästan helt behovet av papper. Oavsett om det handlar om att fånga en elektronisk signatur, skanna ett dokument eller se om någon annan försöker ändra samma dokument som du, kommer M-Files att hålla ditt kontor bättre organiserat än någonsin tidigare.

Integration med centrala affärssystem

Ett viktigt krav för alla lösningar för intelligent informationshantering är att de ska vara lätta att integrera i de viktigaste affärsapplikationerna och levereras via innehållstjänster som kan anpassas till behoven i en viss process.

Automatisk organisering av metadata och innehåll

Nästan 50% av cheferna inom finanssektorn beskriver sin hantering av Microsoft Office-dokument (som Word, Excel och PowerPoint) som "kaotisk" eller "ganska okontrollerad".

Varför detta är viktigt: Äldre system för innehållshantering fokuserade på att på något sätt övertyga kunskapsarbetare om att lägga sitt arbete i "rätt" arkiv och att se till att de tilldelade rätt metadata längs vägen. Verkligheten inom bank- och försäkringsbranschen under det senaste decenniet - en historia om konsolidering och behovet av att få mer gjort med färre människor - gjorde denna förväntan helt orimlig. Följden blev att en stor del av de dagliga affärsdokumenten inte hanterades.

Kunskapsmedarbetare för digital omvandling

I den här miljön verkar det ofta omöjligt att bara hitta rätt dokument när det behövs. Var sparades den där filen? Vem redigerade den senast? Ett mer modernt sätt att hantera affärsdokument är att organisera innehållet utifrån vad det är snarare än var det är lagrat. Och att göra det på ett sätt som är begripligt för kunskapsarbetare i deras normala arbete, genom att automatiskt tilldela de metadata som behövs för att skapa ett ramverk för framtida AI- och maskininlärningsapplikationer.

Den digitala omvandlingen inom finansiella tjänster börjar med att göra livet enklare för kunskapsarbetare som blir alltmer överväldigade av den stigande strömmen av informationskaos ... och det innebär intelligent informationshantering.

Är du redo att övervinna informationskaoset och påskynda din digitala omvandling av finansiella tjänster? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testperiod idag!