Produktivitet på distans: 4 nyckelfaktorer

I juli publicerade Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD) en policy brief med fantastisk evidensbaserad information om potentiella produktivitetsvinster från distansarbete i tiden efter covid-19.

Arbetstagarnas effektivitet förbättras vid låga nivåer av distansarbete men minskar vid "överdrivet distansarbete", vilket innebär att det finns en "sweet spot" där arbetstagarnas effektivitet - och därmed produktiviteten - maximeras vid mellanliggande nivåer av distansarbete.

För det första är fyra huvudteman från artikeln - som stöds av data och bevis - följande:

• Distansarbete kan bli en permanent lösning efter covid-19.
• Distansarbete varierar kraftigt mellan olika länder, sektorer, yrken och företag.
• På lång sikt har distansarbete potential att förbättra produktiviteten och arbetstagarnas välbefinnande, men det finns en viss tvetydighet och risk när det gäller de övergripande effekterna.
• För att minimera risken för att skada långsiktig innovation och medarbetarnas välbefinnande bör distansarbete vara ett val och inte "överdrivas".

Vi vill ta tillfället i akt att ge er en kort sammanfattning av några av de mer intressanta och handlingsinriktade resultaten.

Distansarbete påverkar produktiviteten i dessa 2 huvudkanaler

I detta avsnitt, som kanske är ett av de mest övertygande i rapporten, beskrivs de två viktigaste faktorerna som påverkar distansarbetets inverkan på företag och personal.

Distansarbete kan förbättra eller försämra företagets resultat, och den övergripande effekten beror främst på två huvudkanaler:

1. En direkt kanal påverkar företagets resultat genom att förändra medarbetarnas effektivitet, motivation och kunskapsbildning.
2. En indirekt kanal är att distansarbete underlättar kostnadsminskningar som frigör resurser för produktivitetshöjande innovation och omorganisation.

Vägen till produktivitetsvinster beskrivs i denna modell:

Kommer distansarbete att förbättra eller skada ditt företag? Det här är de 4 avgörande faktorerna

Enligt modellen ovan finns det fyra huvudfaktorer som avgör om distansarbete kommer att hjälpa eller skada ditt företags produktivitet:

1 | Tillfredsställelse hos medarbetarna

Den här kan brytas på två olika sätt. "Distansarbete kan förbättra företagens resultat genom att öka arbetstagarnas tillfredsställelse och därmed effektiviteten, t.ex. genom bättre balans mellan arbete och privatliv, mindre pendling eller färre distraktioner som leder till mer fokuserat arbete eller mindre frånvaro. Det är dock också möjligt att arbetstillfredsställelsen minskar med distansarbete, t.ex. på grund av ensamhet, dold övertid och en sammanblandning av privat- och arbetsliv, eller en olämplig arbetsmiljö i hemmet."

Därför är det viktigt att ge medarbetarna möjlighet att arbeta på distans och erbjuda en flexibel arbetsmiljö där medarbetarna kan välja vad som är bäst för dem själva.

2 | Kostnadsminskningar

Distansarbete kan också förbättra företagets resultat genom att underlätta kostnadsminskningar. Detta kan ske på några olika sätt:

• Lägre kapitalkostnader genom att minska företagets behov av kontorsutrymme och utrustning
• Arbetskostnaderna kan sänkas eftersom distansarbete ökar antalet arbetstagare som företagen kan välja mellan
• Anställningskostnaderna kan minska om högre arbetstillfredsställelse minskar antalet frivilliga uppsägningar och personalomsättningen
• Potentiellt attrahera arbetstagare till lägre löner än vad som annars skulle vara fallet - särskilt om de kombineras med andra åtgärder som förbättrar balansen mellan arbete och privatliv, t.ex. flexibla arbetstider - i den mån arbetstagarna är villiga att avstå från en högre lön i utbyte mot dessa bekvämligheter

3 | Kommunikation

I rapporten påpekas att minskningen av personliga möten - och kommunikationskvalitet i allmänhet - kan hämma produktiviteten. "Det finns många bevis för att personliga möten möjliggör en mer effektiv kommunikation än mer distanserade former som e-post, chatt eller telefonsamtal. Personlig kommunikation har t.ex. visat sig vara mer övertygande, väcka mer uppmärksamhet eller ge bättre möjligheter att observera sociala ledtrådar. Störande former av kommunikation kan öka för att kompensera för bristen på personlig kommunikation, t.ex. ökad e-posttrafik eller virtuella möten."

Som vi har nämnt i tidigare artiklar måste företag dock, när de inför kommunikationsverktyg som Slack, Microsoft Teams och liknande, se upp för bristfälliga implementationer som bortser från konsekvenserna för informationssäkerhet och styrning.

4 | Kunskapsflöden

Denna faktor ligger oss varmt om hjärtat här på M-Files. Bristen på personlig interaktion kan hämma kunskapsflödet mellan medarbetarna. Hos M-Files är några av hörnstenarna i vår informationshanteringslösning:

• Möjligheten att enkelt dela information med kollegor
• Förbättra möjligheten att hitta viktig och användbar information
• Informationsflödet mellan individer, avdelningar, affärsenheter och externa parter

Medarbetare lär sig av personliga möten med kollegor - prat i vattenkylaren, besök på en arbetskamrats kontor - och den interaktionen kan inte underskattas. I rapporten står det: "Innovation är i hög grad beroende av att kunskap delas: 'Vad varje enskild individ vet är mindre viktigt. Det som räknas är den kollektiva kunskapen."

För att kompensera för detta i en distansarbetsmiljö bör företagen omorientera sina digitaliseringsinsatser för att främja kunskapsdelning när den personliga kontakten saknas. I det syftet M-Files verktyg för informationshantering som M-Files absolut avgörande för att säkerställa ett välfungerande kunskapsflöde.

I distansarbetsmiljöer finns det en punkt med avtagande avkastning

Rapporten fortsätter med att förklara att det faktiskt finns en punkt där avkastningen minskar vid distansarbete. Sammanfattningsvis ökar medarbetarnas tillfredsställelse i en distansarbetsmiljö - tillräckligt för att uppväga potentiellt negativa effekter på kommunikation, kunskapsflöden och ledningens tillsyn.

"Den relativa styrkan hos dessa kanaler beror i sin tur sannolikt på distansarbetets intensitet: den negativa effekten på grund av bristen på personliga interaktioner blir sannolikt starkare med distansarbetets intensitet, eftersom möjligheterna till personlig kommunikation minskar, medan arbetstagarnas tillfredsställelse förbättras med låga nivåer av distansarbete men kan bli lidande av "överdrivet" distansarbete, t.ex. på grund av ensamhet eller en sammansmältning av privat- och yrkesliv."

Det finns alltså en "sweet spot" för att maximera produktiviteten. Att inte erbjuda distansarbete är dåligt. För mycket distansarbete är också dåligt.

I slutändan måste företagen själva fastställa var den minskande avkastningen finns och sträva efter att skapa en mer flexibel arbetsplats där medarbetarna har möjlighet att välja vilken volym av distansarbete som passar dem bäst.

Och för att upprätthålla produktiviteten måste de utrustas med digitala lösningar för kommunikation, samarbete och informationshantering - åtminstone som ett minimum.