Tider för dokumentsökning: Hur lång tid tar det egentligen att hitta en fil?

Hur lång tid tar det egentligen att hitta ett dokument?

Låt oss följa tidslinjen för svaren under de senaste tjugo åren...

2001

IDC rapporterar att anställda som hanterar, skapar eller redigerar dokument för ett företag spenderade upp till 2,5 timmar per dag på att söka efter vad de behövde.

2003

IDC publicerade Moving Beyond Search: Advanced Data Gathering in the Enterprise, som bland annat innehåller följande kommentar:

"Nästan 70% av de svarande (kunskapsarbetare) i IDC:s sökundersökning från KMWorld Conference uppgav att de ägnar fem timmar eller mer i veckan åt att söka information på nätet, och 16% uppgav att de ägnar 12 timmar eller mer i veckan åt att söka information."

2011

IDC publicerar Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs:

"IDC-undersökningar visar att den tid som läggs på att söka efter information i genomsnitt är 8,8 timmar per vecka."

2012

McKinsey rapporterar att anställda tillbringar 1,8 timmar varje dag med att söka och samla information.

IDC:s Information Worker Survey visar att anställda lägger 5 timmar per vecka på att söka efter dokument. (Se diagram.)

2013

Gartner säger att yrkesverksamma ägnar 50% av sin tid åt att söka efter information och att det i genomsnitt tar 18 minuter att hitta varje dokument.

Så, vad vet vi?

Det verkar som om tiden det tar att hitta information har minskat under de senaste decennierna. Det stämmer. År 2001 hade vi inte i närheten av den tekniska begåvning vi har nu. Det är värt att nämna att ovanstående statistik inte är i närheten av homogen i sin metodik, en poäng som Martin White gör på ett mycket gripande sätt i sin LinkedIn Pulse-artikel "Tid som läggs på att söka" - en kronologi över myten och ny forskning.

Men ändå...

Jag minns att jag brukade lägga en hel del tid på att leta efter information innan jag började använda M-Files. Oavsett om det var 2,5 timmar om dagen eller 18 minuter per dokument spelar ingen roll, för jag kan säga att det tog betydligt längre tid än nödvändigt – jag fick hoppa mellan mapparna på min bärbara dator, Salesforce och andra system för att försöka hitta rätt version.

För argumentets skull, låt oss anta att det tog mindre än de 18 minuter Gartner föreslår att det tar att hitta ett dokument. Låt oss anta mindre än 15 minuter ... mindre än 12 ... mindre än 10. Låt oss bara säga att det i genomsnitt tar 8 minuter att hitta ett dokument.

Jag kan säga dig med eftertryck och otvetydigt...

Nu tar det mig bara 15 sekunder att hitta vilken information jag än behöver med hjälp av M-Files kanske högst 30 sekunder om den ligger lite längre ner i sökresultaten.

Det är långt ifrån 8 minuter eller ens 5 minuter. Föreställ dig hur mycket tid du skulle kunna frigöra för mer produktivt arbete om alla dokument du behöver - skapade av dig eller någon annan, för det här projektet eller den här kunden - fanns tillgängliga på en och samma plats med bara några klick.

Kraften i federerad sökning och Google-liknande resultat

Som vi tidigare har nämnt avser begreppet federerad sökning en sökteknik som kan söka efter information i flera källor samtidigt. En av M-Filesmest övertygande funktioner är utan tvekan möjligheten till verkligt federerad sökning.

Ansluta till alla system och skrymslen och vrår där information gömmer sig

M-Files är i sig själva en lagringsplats där användarna kan spara filer, dokument och annan information.

Men M-Files kan M-Files kopplas samman med befintliga system för att presentera information oavsett var den finns lagrad. Tänk dig en värld där det inte spelar någon roll om den information du behöver finns i ditt CRM, SharePoint, ERP-system, nätverksmappar eller någon annanstans. Det innebär att du kan implementera M-Files störa de befintliga system som vissa affärsenheter eller avdelningar föredrar. Du kan införa en övergripande, skalbar strategi för informationshantering utan att behöva genomföra en omfattande datamigrering.

Ett enda sökord är allt du behöver för att hitta information

Skriv bara in ett nyckelord och hitta vad du behöver. Låt oss prata om det.

Metadata. Det är grunden för hela M-Files plattform M-Files informationshantering. Det är det som gör att du kan hitta det du behöver med bara ett sökord. Det är det som effektivt kopplar bort affärsinformationen från filens lagringsplats och lägger tyngdpunkten där den hör hemma – på filens innehåll.

När en fil sparas uppmanas användarna att ange viktig information på metadatakortet - datum, personer, typ av dokument, nyckelord. Artificiell intelligens kan till och med hjälpa till att göra det åt dig.

Resultatet är enkelt, men ändå djupt: filerna är superlätta att hitta.

Google-liknande resultat

Att hitta information på Google är en självklarhet för oss. Skriv in ett ord eller en fras och pang... sida efter sida med resultat. Resultaten presenteras efter relevans och kan enkelt filtreras efter datum, webbplats och andra parametrar.

Tänk dig nu att du hade samma upplevelse när du sökte efter affärsinformation - där du helt enkelt anger ett nyckelord (och ett filter eller två, om du vill), och systemet returnerade ett sökfönster med de mest relevanta resultaten högst upp.

Så här fungerar det i M-Files. Oavsett var din information lagras M-Files igenom hela ditt informationssystem för att visa de mest relevanta sökresultaten.

Mellan oss sagt, M-Files massor av fantastiska funktioner som gör din verksamhet till en väloljad maskin. Men när vänner och familj frågar vad mitt företag sysslar med är det här mitt standardvar. Jag förklarar begreppet federerad sökning, och då går det upp ett ljus för dem.

Den är kraftfull. Den är enkel. Det är en upplevelse som alla kontorsanställda borde ha på sin arbetsplats. Jag vet inte hur jag lyckades vara produktiv tidigare - när det tog längre tid än några sekunder att hitta det jag behövde för att göra mitt jobb.