Nästan 3x ROI: Hur intelligent informationshantering stärker företag

Om man skulle be en grupp företagsledare att ange sina fem främsta investeringar som har en mätbar positiv avkastning på investeringen (ROI), skulle man förmodligen se många av de vanliga misstänkta på deras listor: annonsprogram, säljare, leveranssystem, marknadsföringsinfrastruktur, leadgenereringsprogram, för att nämna några.

Det stämmer. Investeringar i försäljning och marknadsföring betraktas vanligtvis utifrån ROI, och det ska de också göra. Men hur är det med avkastningen på teknikinvesteringar? Forbes citerade nyligen elva topp IT-investeringar som företag kommer att göra 2021 - och de inkluderar investeringar som molnmigrering, automatisering av kommunikation, medarbetarengagemang och digitala kundupplevelser.

Men det finns ytterligare en viktig faktor att lägga till på listan - en som alltför ofta ignoreras men som har en enorm inverkan på verksamhetens effektivitet ... ett informationshanteringssystem i toppklass. Det har traditionellt klassificerats som en immateriell tillgång som ger betydande fördelar, men som det ibland är svårt att kvantifiera avkastningen på.

Inte nu längre.

M-Files -studie: Vi avslöjar kraften i intelligent informationshantering

M-Files nyligen publicerat en ny studie som genomförts i samarbete med Forrester för att tillämpa forskningsmetoder och en gång för alla besvara frågan: Vilken avkastning ger ett intelligent informationshanteringssystem för en organisation på företagsnivå?

Forskningsrapporten ”The Total Economic Impact M-Files som kan laddas ner här M-Files ger företagsledare ett gediget ramverk för att utvärdera den potentiella effekten av intelligent informationshantering, och M-Files , på deras organisationer.

I filmen Moneyball, som handlar om ett basebollag som tillämpar en datadriven och analytisk strategi i spelet, förklarar en av karaktärerna att utvärderingen av spelare handlar om att sammanfatta deras värde i ett enda tal. Det är precis vad Forrester gjort i sin undersökning. De har intervjuat flera M-Files för att komma fram till ett enda tal – avkastningen på investeringen (ROI) för M-Files informationshantering hos dessa organisationer – och resultaten kommer att överträffa dina förväntningar.

Kvantifierbara fördelar: Ökad effektivitet och tidsbesparingar

Nästan 270% avkastning på investeringen. Låt oss bara börja med det nummer du verkligen vill ha.

Kundintervjuerna och den finansiella analysen visade att en sammansatt organisation (baserad på de 5 företag som intervjuades) upplevde fördelar på över 5 miljoner USD under en treårsperiod. Jämfört med de åtföljande kostnaderna innebar det en ROI på 267%.

Låt mig säga det rakt ut. För varje dollar som en organisation lägger på M-Files informationshantering kan de potentiellt få en avkastning på nästan 2,70 dollar över en treårsperiod. Effekten kan inte underskattas.

Du kanske säger: "Så vi kan hitta dokument enklare. Hur kan det motsvara ett så stort ROI-tal?"

Svaret är enkelt: ett intelligent informationshanteringssystem i företagsklass som M-Files så mycket mer än bara att lagra dokument och hitta dem några minuter snabbare än tidigare.

Nedan hittar du de fyra främsta kvantifierbara fördelarna från studien - men vi rekommenderar starkt att du läser rapporten för en heltäckande analys.

Förbättrad efterlevnad och minskade revisionskostnader

Effekterna av att hitta dokument med blixtsnabb noggrannhet.

Gartner säger att yrkesverksamma ägnar 50% av sin tid åt att söka efter information och att det i genomsnitt tar 18 minuter att hitta varje dokument. Förstärkt i en stor organisation innebär det en betydande minskning av produktiviteten.

Hur mycket tid (och pengar) kan sparas med en mer effektiv sökning?

UndersökningenForrester Total Economic Impact visar att organisationer uppnår 40% effektivare sökning efter dokument, med besparingar på upp till nästan 1,65 miljoner dollar.

Varför då? Av flera skäl.

M-Files samman alla system och alla de dolda hörn och vinklar där informationen gömmer sig. Det handlar om så kallad ”dark data” – det vill säga den information som en organisation samlar in, bearbetar och lagrar under sin löpande verksamhet, men som i regel inte utnyttjas för andra ändamål, däribland analys. I slutändan är det innehåll som är viktigt för verksamheten men som har blivit osynligt eftersom det inte går att hitta på ett effektivt sätt. M-Files till befintliga system för att presentera information oavsett var den finns. Föreställ dig en värld där det inte spelar någon roll om den information du behöver finns i ditt CRM, SharePoint, ERP, nätverksmappar eller någon annanstans.

Ett enda sökord är allt du behöver för att hitta information. Metadata utgör grunden för hela M-Files informationshanteringsplattform och gör det möjligt för dig att hitta det du behöver med bara ett sökord.

Hitta innehåll med resultat som liknar Googles. I M-Files skriver du bara in ett sökord (och lägger till ett eller två filter om du vill), så visar systemet ett sökfönster där de mest relevanta resultaten visas högst upp. Återigen: oavsett var din information är lagrad M-Files igenom hela ditt informationssystem för att visa de mest relevanta sökresultaten.

Förbättrad klassificering och hämtning av dokument

Effekterna av att förbättra processerna för efterlevnad och revision.

I händelse av en revision eller efterlevnadsfråga kan det innebära en betydande resurs- och tidsåtgång att jaga filer på medarbetarnas bärbara datorer och leta igenom fruktade pappersfiler.

Forrester Total Economic Impact visar att M-Files organisationer att förbättra sina processer för regelefterlevnad och revision med upp till 25 %, vilket har lett till besparingar på över 583 000 dollar.

Förutom att erbjuda säkerhet i företagsklass för att skydda organisationens data och integritet, M-Files fullständiga revisionsspår för varje dokument som visar vem som har öppnat dokumentet och vilka åtgärder som vidtagits. M-Files kan med några få klick få en fullständig översikt över dokumentets livscykel – för varje fil i deras system.

Inom reglerade branscher kan efterlevnadsgranskningar vara mycket omfattande och krävande. Det säger sig självt att förbättrade efterlevnadsprocesser med M-Files har stor betydelse, särskilt vid en granskning. Användarna kan hitta och få tillgång till all nödvändig dokumentation på några minuter, istället för flera dagar.

Intäktsgenerering och effektiviserad kundhantering

Effekterna av att klassificera affärsdokument på rätt sätt.

Tänk om det inte spelade någon roll var ett dokument lagrades, utan bara vad dokumentet var? Det är just det som organisationer får med M-Files det är en kraftfull funktion. Just detta – ”vad det är” – utgör kärnan i M-Files plattform för informationshantering.

Varje fil har metadata kopplade till sig – meningsfulla beskrivningar som används för att klassificera och indexera filerna. Med ett ögonkast kan användarna se vad ett dokument handlar om, vad det avser och annan viktig information om filen. Dessutom M-Files inbyggda AI- och automatiseringsfunktioner M-Files i lösningens kärna, vilket automatiserar processen för att kategorisera och indexera dokument på tvärs av avdelningarna. I en nyligen genomförd M-Files uppgav faktiskt 82 % av de anställda att de lägger för mycket tid på att söka efter dokument. M-Files detta problem direkt och säkerställer att dokumenten klassificeras korrekt och är lätta att hitta.

Frigör informationshanteringens fulla potential

Forrester Total Economic Impact omTotal Economic Impact visar hur M-Files förändra din verksamhet genom att förbättra effektiviteten, regelefterlevnaden och dokumenthanteringen. Fördelarna är tydliga: betydande kostnadsbesparingar, ökad produktivitet och en avsevärd avkastning på investeringen.

Är du redo att dra nytta av fördelarna med intelligent informationshantering och uppnå en avkastning på nästan tre gånger investeringen? Ladda ner din kostnadsfria kopia av Forrester M-Files Total Economic Impact M-Files redan idag! Boka en kostnadsfri demonstration eller börja en kostnadsfri provperiod redan idag!