M-Files-Datenschutzerklärung für Kunden, Marketing und Partner

Letzte Aktualisierung: 26.10.2021

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten M-Files verarbeitet, wie M-Files sie verarbeitet und zu welchen Zwecken.

Verweise auf M-Files-Produkte in dieser Mitteilung umfassen M-Files-Dienste, -Websites, -Apps, -Software und -Server.

1. Datenverantwortlicher

M-Files Oy (Hauptverantwortlicher)

Hermia 12, Hermiankatu 1 B

33720 Tampere, Finnland

und unsere Konzerngesellschaften

(im Folgenden „wir“ oder „M-Files“)

2. Kontaktinformationen für Datenschutzangelegenheiten

Datenschutzbeauftragter:

[email protected] oder

M-Files Oy,

Hermia 12,

Hermiankatu 1 B,

33720 Tampere, Finnland

3. Was sind der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten?

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Wir verwenden Profiling, um persönliche Profile, Verhalten und Kundengewohnheiten zu identifizieren. Wir verwenden diese Informationen z. B. für gezieltes Marketing und zur Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen.

Grundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten ist (i) unser berechtigtes Interesse (zB Marketing und Kundenbeziehungsmanagement); (ii) um einen Vertrag zu erfüllen; (iii) zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtung und/oder (iv) Zustimmung.

4. Welche Daten verarbeiten wir?

Im Zusammenhang mit der Kundenbeziehung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

5. Wie verarbeiten wir personenbezogene Daten auf unserer Website und unseren Social-Media-Kanälen?

Wir verwenden auf unseren Websites Cookies (z. B.http://www.m-files.com/). Erfahren Sie mehr über die verwendeten Cookies und verwalten Sie Ihre Einstellungen in unserem Cookie-Hinweis ..

Wir verfolgen die Nutzung und das Verhalten der Dienste auf unseren Webseiten (Cookie-Verwendugn), um die Dienste zu entwickeln und Ihnen einen besseren Service und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. Wir verwenden die Daten auch für Marketing und interne Entwicklung.

Webseite

Wie viele Websites verwenden wir die „Cookie“-Technologie, um zusätzliche Website-Nutzungsdaten zu sammeln und die Website und unsere Dienste zu verbessern. Wir verwenden die Daten auch für Marketingzwecke. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die wir auf die Festplatte Ihres Geräts übertragen. M-Files kann sowohl Sitzungscookies als auch dauerhafte Cookies verwenden, um besser zu verstehen, wie Sie mit der Website interagieren, um die Gesamtnutzung durch unsere Benutzer und den Webverkehr auf der Website zu überwachen und die Website und die damit verbundenen Dienste zu verbessern. Ein Sitzungscookie aktiviert bestimmte Funktionen der Website und wird von Ihrem Gerät gelöscht, wenn Sie die Verbindung zur Website trennen oder die Website verlassen. Ein dauerhafter Cookie bleibt nach dem Schließen Ihres Browsers bestehen und kann von Ihrem Browser bei nachfolgenden Besuchen der Website verwendet werden. Dauerhafte Cookies können entfernt werden, indem Sie den Anweisungen der Hilfedatei Ihres Webbrowsers folgen. Die meisten Internetbrowser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser durch Bearbeiten seiner Optionen anweisen, die Annahme von Cookies zu stoppen oder zu bestätigen, bevor Sie ein Cookie von den von Ihnen besuchten Websites akzeptieren.

Google Analytics und andere Analyse-Drittanbieter

Wir verwenden Google Analytics für das Tracking der Webnutzung. Google Analytics sammelt und speichert Daten über Ihre Nutzung der Dienste, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Zeitpunkt des Besuchs, besuchte oder geöffnete Seiten der Website und deren Nutzungsdauer, die Internet Protocol (IP)-Adresse und Informationen über das Gerät, mit dem auf die Website zugegriffen wurde.

Wir verwenden außerdem die folgenden Werbefunktionen von Google Analytics:

Der Nutzer kann die Nutzung von Google Analytics für das Nutzungs-Tracking blockieren, indem er ein Browser-Add-On installiert, das die Nutzung blockiert (siehe Anleitung hier). Dieses Browser-Add-on verhindert, dass das von Google Analytics verwendete JavaScript (ga.js, analytics.js und dc.js) die Informationen des Besuchers von der Website sendet

Wir verwenden Marketo, Bizible, 6sense und Uberflip für das Tracking der Webnutzung. Diese Analysetools sammeln und speichern Daten über Ihre Nutzung der Dienste, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Zeitpunkt des Besuchs, besuchte oder geöffnete Seiten der Website und deren Nutzungsdauer, die Internet Protocol (IP)-Adresse und Informationen über das Gerät, mit dem auf die Website zugegriffen wurde.  Der Nutzer kann die Nutzung von Analysetools für das Nutzungs-Tracking blockieren, indem er ein Browser-Add-On installiert, das die Nutzung blockiert. Dieses Browser-Add-on verhindert, dass das von den Analysetools verwendete JavaScript (ga.js, analytics.js und dc.js) die Informationen des Besuchers von der Website sendet.

Wir können auch andere Drittanbieter von Datenanalysediensten verwenden. Diese Dienstanbieter können Cookies, Web-Beacons und andere Technologien verwenden, um Informationen über Ihre Nutzung der Dienste zu sammeln. Analyse-Dienstleister ermöglichen es uns, Daten über die Nutzung der Dienste zu erheben, zu überwachen und zu analysieren, um zu verstehen, wie Nutzer die Dienste nutzen und um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der Dienste zu erhöhen sowie die Dienste besser an die Bedürfnisse der Benutzer anzupassen. Dementsprechend werden einige automatisch erfasste Daten an Drittanbieter weitergegeben, die über ihre eigenen Datenschutzhinweise/-richtlinien für ihren Betrieb verfügen.

Social-Media-Kanäle und gezielte Werbung

Die Verwendung dieser Cookies ermöglicht es uns, den Inhalt der Website so individuell wie möglich zu gestalten und dadurch z. B. zielgerichtete Werbung und Inhalte basierend auf dem vorherigen Verhalten des Benutzers anzuzeigen. M-Files verwendet von Dritten verwaltete Werbe-Cookies, um seine Produkte sowohl auf der eigenen Website als auch auf den Websites Dritter zu präsentieren. Sie können einige der Werbe-Cookies von Drittanbietern in ihren Website-Einstellungen deaktivieren.

Die M-Files-Website kann Links und Verbindungen zu Websites, Produkten und Dienstleistungen Dritter sowie sogenannte Community-Plug-Ins Dritter (wie Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Twitter und TrustRadius) enthalten. Plug-Ins von Drittanbietern, die in die M-Files-Website integriert sind, werden von Servern von Drittanbietern geladen und somit können die Drittanbieter ihre eigenen Cookies auf dem Gerät des Benutzers installieren. Die auf der M-Files-Website angebotenen Dienste und Anwendungen von Drittanbietern unterliegen den Datenschutzrichtlinien oder -hinweisen dieser Drittanbieter. Wir empfehlen Ihnen, sich mit diesen Datenschutzrichtlinien oder -hinweisen von Drittanbietern vertraut zu machen.

6. Nutzungs- und Leistungsdaten von M-Files-Produkten.

Wir verwenden verschiedene Technologien, um Nutzungs- und Leistungsdaten Ihrer M-Files-Produkte und -Dienste zu sammeln. Wir verwenden Technologien, um Ihre Präferenzen und Einstellungen zu speichern und zu berücksichtigen, Ihnen die Anmeldung zu ermöglichen, die Leistung unserer Produkte zu analysieren und andere legitime Zwecke zu erfüllen. Bei der Analyse der Leistung unserer Produkte können Daten bezüglich Ihrer Nutzung des M-Files-Produkts gesammelt werden, um die Nutzung des M-Files-Produkts auf der Ebene Ihres Unternehmens zu bewerten. Zwar kann M-Files Sie mithilfe dieser Daten auf der Grundlage anderer verfügbarer Informationen identifizieren, jedoch sind die Daten pseudonymisiert und hochgradig gesichert und werden nicht zur aktiven Identifizierung von Personen, zur Profilerstellung von Personen oder für andere Zwecke verwendet, die nicht mit den vorstehenden Angaben vereinbar sind.

Wenn Ihr Unternehmen (Arbeitgeber) Ihnen Zugriff auf M-Files-Produkte gewährt, unterliegt Ihre Nutzung der M-Files-Produkte gegebenenfalls den Richtlinien Ihres Unternehmens. Die Nutzungsdaten können von M-Files in aggregierter Form an Ihre Organisation (Arbeitgeber) weitergegeben werden, die diese Daten als separater Datenverantwortlicher verarbeitet. Sie sollten Ihre Datenschutzanfragen zu einer solchen oder anderen Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten durch Ihre Organisation, einschließlich Anfragen zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte, an den Administrator Ihrer Organisation richten. Wenn Sie Funktionen in M-Files-Produkten verwenden, können andere Benutzer in Ihrem Netzwerk einen Teil Ihrer Aktivitäten sehen. Um mehr über die Funktionen und andere Funktionen zu erfahren, lesen Sie bitte die Dokumentation oder den Hilfeinhalt für das jeweilige M-Files-Produkt. M-Files ist nicht verantwortlich für die Datenschutz- oder Sicherheitspraktiken unserer Kunden, die von den in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Praktiken abweichen können.

7. Servicespezifische Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in M-Files-Add-ons

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken und unter Nutzung der folgenden Dienste verarbeitet:

M-Files für Google Workspace

M-Files for Google Workspace ist ein Add-on, das separat verkauft und an Kunden installiert wird. Es integriert den M-Files-Dienst und Google Workspace nahtlos ineinander und ermöglicht es Benutzern, Kopien von E-Mails und Anhängen von Gmail und Dateien von Google Drive in M-Files zu speichern, um sie langfristig aufzubewahren. Das Add-on wird von den Kunden von M-Files konfiguriert und verwendet. Nur die vom Kunden/Benutzer definierten Person(en) haben Zugriff auf die E-Mails und Dokumente, die Benutzer in M-Files speichern.

Diese Integration erfordert Lese- und Schreibzugriff auf Gmail und Leserechte auf Google Drive. Wenn ein Benutzer eine E-Mail im M-Files-Dienst speichert, verwendet das Add-on Schreibzugriff, um der E-Mail in Gmail ein Label hinzuzufügen. Andernfalls verwendet das Add-on nur Lesezugriff, um E-Mails und Dokumente von Gmail und Google Drive im M-Files-Dienst zu speichern.

In Bezug auf alle Dateninhalte im Google Workspace- und M-Files-Dienst ist der Kunde von M-Files der Datenverantwortliche und M-Files der Datenverarbeiter. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in den Datenschutzrichtlinien oder Hinweisen jedes Kunden von M-Files. Wenn der Kunde von M-Files beschließt, Google Workspace in den M-Files-Dienst zu integrieren, muss M-Files die Kontaktinformationen der Kontaktpersonen des Kunden (z. B. des Hauptbenutzers) (wie E-Mail-Adresse und Name) als Datenverantwortlicher verarbeiten. Diese personenbezogenen Daten werden nur zu dem Zweck verarbeitet, den Dienst M-Files to Google Workspace zu betreiben.

8. Woher erhalten wir Daten?

Wir erhalten Informationen hauptsächlich aus folgenden Quellen: Sie selbst, Einwohnermeldeamt, Behörden, Kreditauskunfteien, Vertriebspartner, Kontaktinformationsdienstleister und andere ähnliche zuverlässige Quellen.

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke können personenbezogene Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen und basierend auf Informationen von Behörden oder anderen Dritten im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften erhoben und aktualisiert werden. Diese Aktualisierung der Daten erfolgt manuell oder automatisiert.

9. An wen geben wir Daten weiter und übermitteln wir Daten außerhalb der EU oder des EWR?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an externe Parteien weiter. Davon ausgenommen sind folgende Fälle: an unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen oder einen nachfolgenden Eigentümer, Miteigentümer oder Betreiber der Services und deren Berater im Zusammenhang mit einer Unternehmensfusion, Konsolidierung, Restrukturierung, dem Verkauf im Wesentlichen aller unserer Anteile und/oder Vermögenswerte oder im Zusammenhang mit Insolvenzverfahren oder anderen Unternehmensumstrukturierungen. M-Files kann einige oder alle seiner Vermögenswerte, einschließlich Ihrer persönlichen Daten, im Zusammenhang mit einer Fusion, einem Erwerb, einer Reorganisation oder einem Verkauf von Vermögenswerten oder im Falle einer Insolvenz verkaufen, übertragen oder auf andere Weise teilen.

Wir setzen Subunternehmer ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf weiter, um eine Transaktion abzuschließen oder einen von Ihnen angeforderten Service bereitzustellen. Wir geben Daten innerhalb der M-Files-Gruppe an unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen weiter; an vertrauenswürdige Dritte, die personenbezogene Daten verarbeiten und Dienstleistungen im Namen von M-Files bereitstellen, wie z. B. für Hosting und Wartung, Kundenbeziehung, Kundensupport, Datenbankspeicherung und -verwaltung sowie Verkauf und Marketing von M-Files-Produkten und -Dienstleistungen. Nutzungsdaten bezüglich des M-Files-Produkts können in aggregierter Form an Ihr Unternehmen (Kunden von M-Files) weitergegeben werden.

Wir übermitteln personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR. Wenn personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass sich der Empfänger (Unterauftragnehmer oder Tochterunternehmen) der Daten verpflichtet hat, die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zu verwenden oder andere geeignete Garantien gemäß Artikel 46 der DSGVO zu gewähren.

10. Wie schützen wir die Daten und wie lange speichern wir sie?

Zur Nutzung des Systems mit personenbezogenen Daten sind nur diejenigen unserer Mitarbeiter berechtigt, die im Auftrag ihrer Tätigkeit zur Verarbeitung von Kundendaten berechtigt sind. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort für das System. Die Daten werden in Datenbanken gesammelt, die durch Firewalls, Passwörter und andere technische Maßnahmen geschützt sind. Die Datenbanken und ihre Sicherungskopien befinden sich in verschlossenen Räumlichkeiten und sind nur bestimmten vorab bestimmten Personen zugänglich.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder wir benötigen sie zur Wahrung unserer gesetzlichen Rechte. Danach werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht oder anonymisiert.

Wir schätzen die Notwendigkeit der Datenspeicherung regelmäßig unter Berücksichtigung der geltenden Gesetze ein. Darüber hinaus sorgen wir unter Berücksichtigung des Verarbeitungszwecks für angemessenen Maßnahmen, die sicherstellen, dass keine inkompatiblen, veralteten oder ungenauen personenbezogenen Daten gespeichert werden. Wir berichtigen oder löschen diese Daten unverzüglich.

11. Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Sie haben das Recht, die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten einzusehen und die Berichtigung oder Löschung unrichtiger, veralteter, unnötiger und rechtswidriger Daten zu verlangen. Wenn Sie Zugriff auf Ihre Daten haben, können Sie die Daten selbst bearbeiten. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie zudem das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen oder zu ändern. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt.

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen oder eine Einschränkung zu verlangen und sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, haben Sie auch das Recht, anderen Verarbeitungstätigkeiten zu widersprechen, wenn die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse ist. Im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage müssen Sie die konkrete Situation angeben, aufgrund derer Sie der Verarbeitung widersprechen. Wir können das Widerspruchsverlangen nur aus rechtlichen Gründen ablehnen.

12. Privatsphäre von Kindern

Unsere Dienstleistungen richten sich nicht an Kinder und wir beabsichtigen nicht, personenbezogene Daten von Kindern zu erheben. Wir bitten Sie, die Dienste nicht zu nutzen und uns keine Informationen über sich selbst bereitzustellen, wenn Sie unter dem in Ihrer Gerichtsbarkeit festgelegten Alter sind und die Zustimmung der Eltern oder die Genehmigung zur Verarbeitung personenbezogener Daten benötigen.

13. Mit wem können Sie in Kontakt treten?

Alle Kontakte und Anfragen zu dieser Datenschutzerklärung sind schriftlich an die in Ziffer 2 (2) „Kontaktinformationen zum Datenschutz“ genannte Adresse zu richten.

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