Alle Unternehmen müssen ihre eigenen Daten und die von anderen bereitgestellten Daten schützen. Außerdem unterliegen sie alle rechtlichen Verpflichtungen und müssen die Vorschriften einhalten. Das ist jedoch oft leichter gesagt als getan und erfordert von den Mitarbeitern zusätzliche Anstrengungen. Angesichts des Risikos von Bußgeldern, Rufschädigung und Geschäftsaufgabe tragen die Unternehmen gerne die Kosten und setzen Mitarbeiter ein, die sich um die Einhaltung der Vorschriften kümmern.
Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, die Compliance-Kontrollen in die tägliche Arbeit einzubetten? Was wäre, wenn es möglich wäre, die Mitarbeiter produktiver zu machen und gleichzeitig das Compliance-Risiko zu verringern? Mit gezielten Investitionen in moderne intelligente Informations- und Dokumentenmanagementlösungen können Unternehmen den Compliance-Prozess deutlich verbessern.

Durchsetzung der Einhaltung der Vorschriften

Der erste Schritt zur Kontrolle der Compliance-Risiken ist die Transparenz. Keine Geschäftsinformationen sollten sich außerhalb der vom Unternehmen bereitgestellten Informationssysteme befinden, und der gesamte Zugriff sollte festgelegten Richtlinien folgen. Dies erfordert entweder die Konsolidierung von Informationen in einem einzigen Repository oder die Implementierung eines systemübergreifenden Ansatzes.

In der Vermögensverwaltung zum Beispiel legen die Berater die Gelder ihrer Kunden nach einem gemeinsam vereinbarten Plan an. Bevor solche Pläne gemacht werden können, müssen Eignungs- und Risikobewertungen durchgeführt werden. Und vor jeder Transaktion muss ein schriftlicher Nachweis über die Zustimmung des Kunden erbracht werden. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen all diese Informationen im Falle einer Kundenbeschwerde oder einer Prüfung leicht zugänglich sein.

Automatisierung von Compliance- und Datenprozessen

Der zweite Schritt zur Produktivität ist die Automatisierung. Alles, was automatisiert werden kann, sollte automatisiert werden, um das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren und die Arbeit zu vereinfachen. Alles, was in eine Vorlage eingefügt, automatisch ausgefüllt oder im Namen des Mitarbeiters überprüft werden kann, steigert die Produktivität. Warum sollte man sich auf das menschliche Gedächtnis verlassen und eine wichtige Compliance-Maßnahme dem vielbeschäftigten Wissensarbeiter überlassen, wenn sie automatisch erledigt werden kann?

Beispiel: Buchhaltungs-, Steuer- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen müssen eine Reihe von Prüfungen durchführen, bevor sie einen neuen Kunden oder einen neuen Auftrag annehmen. Haben wir mit dieser Person schon einmal Geschäfte gemacht? Haben wir Beweise für ihren Status und ihre Befugnisse im Kundenunternehmen? Steht irgendetwas, was wir getan haben oder gerade tun, im Widerspruch zu dieser neuen Gelegenheit? Diese Überprüfungen können in der Regel so weit gestrafft werden, dass nur noch unklare Fälle zu klären sind, was in den meisten Fällen Zeit spart und eine einheitliche Durchführung dieses Prozesses ermöglicht.

Einbettung der Kontrollen in die tägliche Arbeit

Im letzten Schritt geht es darum, die Compliance-Kontrollen in einen nahtlosen Teil der täglichen Arbeit einzubetten. Durch die direkte Einbindung von Daten und Dokumenten in die Geschäftsprozesse ist es möglich, die Einhaltung aller Arten von Kontrollen zu gewährleisten, unabhängig davon, ob diese aus Gesetzen und Vorschriften, Normen, Kundenanforderungen oder internen Unternehmensrichtlinien resultieren.

Stellen Sie sich einen vielbeschäftigten Berater vor, der gerade einen neuen Auftrag für die Entwicklung einer neuen Markteinführungsstrategie für einen wachsenden Kunden erhalten hat. Da die benachbarte Abteilung für einen Konkurrenten arbeitet, ist es besonders wichtig, dass alles Wissen über diesen Fall in einer Blase der Vertraulichkeit bleibt. Anstelle manueller und fallspezifischer Verfahren kann der Name des Kunden automatisch kodifiziert und der Zugriff auf alle Kundeninformationen automatisch auf das Geschäftsteam beschränkt werden. Auf diese Weise kann sich das Team einfach auf seine Arbeit konzentrieren und das zugrunde liegende System mit der Einhaltung der Vorschriften betrauen.

Compliance-Management kann äußerst kompliziert sein, aber eine Tatsache ist einfach: Mit diesen drei Schritten können Unternehmen die Einhaltung aller geltenden Vorschriften und Gesetze sicherstellen, ohne die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu beeinträchtigen.