Verwaltung des Vertragslebenszyklus

Verträge generieren Umsatz, steuern Risiken, prägen Lieferantenbeziehungen und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften. Dennoch ist das Vertragslebenszyklusmanagement in vielen Unternehmen nach wie vor dateiorientiert: Verträge sind über verschiedene Ordner verstreut, Genehmigungen gehen in E-Mails unter und Vertragsverlängerungen werden manuell nachverfolgt. Mit zunehmender Komplexität führt diese Fragmentierung zu operativen Reibungsverlusten, die Entscheidungen verlangsamen, wichtige interne oder externe Onboarding-Prozesse verzögern, Risiken erhöhen und den Nutzen von KI einschränken. M-Files das Vertragsmanagement in eine Governance-Infrastruktur, indem es Vereinbarungen danach organisiert, was sie sind und in welcher Beziehung sie zum Geschäft stehen, und so statische Dateien in geregelte, vernetzte Geschäftsressourcen umwandelt.

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50%

Verbesserung der Einfachheit der Dokumentenerstellung durch M-Files unter Verwendung von Vorlagen.

88%

aller Datenschutzverletzungen werden durch menschliches Versagen verursacht, was die Bedeutung der Datensicherheit unterstreicht.

65%

der Arbeitnehmer gaben an, weniger gestresst zu sein, da die Arbeitsaufgaben automatisiert wurden und weniger manuelle Prozesse anfallen.

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Herausforderungen: Das Vertragslebenszyklusmanagement stützt sich auf manuelle Arbeitsschritte und fragmentierte Systeme

Verträge regeln Umsatz, Risiken, Lieferantenbeziehungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dennoch stützt sich das Vertragslebenszyklusmanagement in vielen Unternehmen nach wie vor auf gemeinsame Laufwerke, E-Mail-Verläufe und Tabellenkalkulationen. Ohne strukturierte Systeme, die in die tägliche Arbeit integriert sind, hängt die Steuerung davon ab, dass sich die Mitarbeiter an Prozesse erinnern und Details manuell nachverfolgen. Selbst bei erheblichem Aufwand ist das Ergebnis oft nur eine einfache Speicherung: keine echte Transparenz, Kontrolle oder Auswirkungen auf die Leistung.

Manuelles, fragmentiertes Vertragsmanagement

Verträge regeln Umsatz, Risiken, Lieferantenbeziehungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dennoch stützt sich das Vertragslebenszyklusmanagement in vielen Unternehmen nach wie vor auf gemeinsame Laufwerke, E-Mail-Verläufe und Tabellenkalkulationen. Ohne strukturierte Systeme, die in die tägliche Arbeit integriert sind, hängt die Steuerung davon ab, dass sich die Mitarbeiter an Prozesse erinnern und Details manuell nachverfolgen. Selbst bei erheblichem Aufwand ist das Ergebnis oft nur eine einfache Speicherung: keine echte Transparenz, Kontrolle oder Auswirkungen auf die Leistung.

Verträge und Verlängerungen lassen sich nur schwer proaktiv verwalten

Ablaufdaten, Verlängerungen und Meilensteine zur Einhaltung von Vorschriften werden manuell überwacht, was das Risiko von Umsatzausfällen, unbeabsichtigten Verlängerungen und regulatorischen Risiken erhöht.

Verträge werden als Dateien gespeichert und müssen manuell nachverfolgt werden

Verträge werden in Ordnern gespeichert, wobei wichtige Details wie Verlängerungen, Verpflichtungen und Risiken separat erfasst werden. Mit steigendem Volumen nimmt die Übersichtlichkeit ab, und wichtige Verpflichtungen können leicht übersehen werden.

Die Vorbereitung auf eine Prüfung ist mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden

Die Rekonstruktion von Genehmigungsverläufen und die Versionskontrolle erfordern manuellen Aufwand über mehrere Systeme hinweg, was das Compliance-Risiko und den betrieblichen Aufwand erhöht.

Lösung: M-Files Verträge

Das Vertragslebenszyklusmanagement sollte nicht von Gedächtnisleistung, manueller Nachverfolgung oder isolierten Systemen abhängen. Um operative Reibungsverluste zu beseitigen und die Governance zu stärken, müssen Verträge strukturiert, vernetzt und im Kontext verwaltet werden.

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Verträge sind mit dem geschäftlichen Kontext verknüpft und durch ihre Gestaltung geregelt

Kontrollierte Workflows für die Überprüfung, Genehmigung und Veröffentlichung von Dokumenten sorgen dafür, dass immer die richtige Version verwendet wird. Viele der Qualitätsaktivitäten können auch in die täglichen Arbeitsabläufe eingebettet werden.

Verträge und Verlängerungen werden proaktiv verwaltet

Wichtige Termine und Verpflichtungen werden als verwertbare Metadaten erfasst, ergänzt durch automatische Erinnerungen und Auslöser, um Terminüberschreitungen zu vermeiden und den Umsatz zu sichern.

Genehmigungsworkflows sind automatisiert und werden konsequent durchgesetzt

Festgelegte Phasen für die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Ausführung gewährleisten einen einheitlichen Arbeitsablauf und klare Verantwortlichkeiten. Jede Aktion wird automatisch protokolliert, wodurch vollständige Transparenz über den gesamten Lebenszyklus und die Bereitschaft für Audits gewährleistet sind.

Governance, Sicherheit und KI basieren auf einem vertrauenswürdigen Kontext

Die Berechtigungen passen sich automatisch an die Geschäftsbeziehungen und Rollen an. Da Verträge strukturiert und miteinander verknüpft sind, stützen sich die KI-gestützte Suche, Zusammenfassung und Klauselanalyse auf kontrollierte, kontextreiche Informationen. Als integraler Bestandteil von Microsoft M-Files sichere Vertragsinformationen direkt in die tägliche Arbeit M-Files .

Lösungen für Ihre Branche

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Professionelle Dienstleistungen

Behalten Sie den Überblick über Kundenverträge, Leistungsbeschreibungen und Auftragsbedingungen über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg. M-Files Verträge mit Kunden, Projekten und Projektteams, sodass alle Beteiligten auf der Grundlage eines gemeinsamen Verständnisses von Umfang und Verpflichtungen arbeiten. Standardisierte Arbeitsabläufe beschleunigen Genehmigungsprozesse, während wichtige Termine und Verlängerungsmöglichkeiten automatisch angezeigt werden. Dies hilft Unternehmen, Umsatzverluste zu reduzieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass jedes Projekt gemäß den vereinbarten Bedingungen abgewickelt wird.

Fertigung

Stellen Sie sicher, dass Lieferanten-, Beschaffungs- und Partnerverträge stets mit Ihrer betrieblichen Realität verknüpft sind. M-Files Verträge mit Lieferanten, Materialien und Projekten, sodass Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten immer dort sichtbar sind, wo die Arbeit stattfindet. Automatisierte Workflows beschleunigen Genehmigungsprozesse, während strukturierte Metadaten dafür sorgen, dass die aktuellen Vertragsbedingungen leicht zu finden und zu verwalten sind. Dank eines klaren Überblicks über Verpflichtungen und Vertragsverlängerungen können Hersteller Risiken in der Lieferkette reduzieren, Störungen vermeiden und die Kontrolle über komplexe Abläufe behalten.

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