Verwaltung von Projektinformationen

Liefern Sie Projekte budget-, zeit- und qualitätsgerecht mit automatisierter Wissensarbeit. Organisieren Sie Informationen und verbessern Sie das Dokumentenmanagement entsprechend den Anforderungen Ihrer Stakeholder. Automatisieren Sie Prozesse mit Workflows und behalten Sie den Überblick über den Fortschritt mit Transparenz auf Dokumentenebene. Verbessern Sie die Kundenbindung, indem Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die richtigen Projektdaten haben.

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50%

Verbesserung der Einfachheit der Dokumentenerstellung durch M-Files Kunden unter Verwendung von Vorlagen.

88%

aller Datenschutzverletzungen werden durch menschliches Versagen verursacht, was die Bedeutung der Datensicherheit unterstreicht.

65%

der Arbeitnehmer gaben an, weniger gestresst zu sein, da die Arbeitsaufgaben automatisiert wurden und weniger manuelle Prozesse anfallen.

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Die Herausforderungen: Herkömmliche Ansätze zur Verwaltung von Informationen lassen sich bei wachsenden Projekten nicht skalieren

Die Verwaltung eines kurzen Projekts mit einer Handvoll Personen mag auch ohne spezielle Werkzeuge einfach sein. Im Laufe der Zeit wachsen die Projekte und die Mitarbeiter kommen und gehen. Es wird immer schwieriger zu wissen, wo die Dinge gespeichert wurden und wie der Gesamtstatus eines Projekts ist. Manuelle und hierarchische Ansätze versagen einfach, vor allem, wenn Kunden, Partner oder Unterauftragnehmer hinzukommen. Dies wirkt sich auf die Kundenbeziehungen und die Projektabwicklung aus.

Informationen sind schwer zu finden

Je tiefer die Ordnerhierarchien werden, desto schwieriger wird es, sich bei der Suche nach Informationen oder beim Speichern neuer Dokumente zurechtzufinden, was zu Zeitverlusten, Nacharbeit und doppelten Dokumenten führt.

Versionskontrollprobleme führen zu nachgelagerten Problemen

Wenn Dokumente nicht auffindbar sind oder Versionen mit Namensnennung verfolgt werden, ist die Gefahr groß, dass jemand eine alte Version verwendet und falsche Entscheidungen oder Versprechungen macht.

Der Projekt- und Dokumentenstatus ist unklar

Herkömmliche Dokumentenspeicher bieten keine Möglichkeit, den Projekt- und Dokumentenstatus zu kennzeichnen, so dass man sich auf Namenskonventionen und die manuelle Erfassung des Dokumentenstatus in separaten Trackern verlässt.

Externe Zusammenarbeit erfordert zusätzliche Arbeit

Für die Zusammenarbeit mit externen Partnern sind oft separate Dateifreigabesysteme erforderlich, was zu mehr Arbeit und mehr Problemen bei der Duplizierung, Versionskontrolle und Sichtbarkeit führt.

Lösung: Automatisiertes Projektinformationsmanagement und externe Zusammenarbeit

Klassifizieren und organisieren Sie Informationen automatisch, um die Anforderungen interner und externer Interessengruppen zu erfüllen. Definieren Sie Projektphasen, -abläufe, -aufgaben, -disziplinen oder andere relevante Kriterien und nutzen Sie fortschrittliche Klassifizierungsmethoden, wie z. B. die KI-basierte Datenorganisation, um Projektabläufe zu verbessern. Integrieren Sie die Workflow-Automatisierung und die Statusverfolgung auf Dokumentenebene, um einen genauen Überblick über den Fortschritt zu erhalten. Binden Sie die externe Zusammenarbeit als natürliches Element in die tägliche Arbeit ein.

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Automatisieren Sie die Klassifizierung und Organisation von Informationen

Die automatische Benennung, Organisation und Klassifizierung von Dokumenten ermöglicht eine einfache Speicherung und Suche sowie mehrere Navigationsoptionen und Hierarchien für unterschiedliche Anforderungen.

Statusverfolgung über Ansichten und Lebenszyklen von Dokumenten

Der integrierte Lebenszyklus zeigt jederzeit den Dokumentenstatus an, und die Ansichten machen eine manuelle Statusverfolgung überflüssig. Der kombinierte Status selbst großer und komplexer Projekte wird deutlich.

Ausweitung der täglichen Prozesse auf externe Mitarbeiter

Nutzen Sie Portale für die Zusammenarbeit, um automatisch Informationen mit externen Interessengruppen auszutauschen, ohne die Kontrolle über Ihre Daten zu verlieren oder Prüfpfade zu erstellen.

Automatisieren Sie Versionskontrolle, Überprüfungen und Veröffentlichung

Wo Ansichten helfen zu verstehen, helfen automatisierte Versionskontrolle, Workflows und Zuweisungen bei der Ausführung. Dateibenennung, Konvertierung, Signierung und Veröffentlichung können mit Workflows automatisiert werden.

Lösungen für Ihre Branche

Management von Kundenaufträgen im Rechnungswesen

Kundenaufträge in den Bereichen Rechnungswesen, Steuern und Wirtschaftsprüfung sind in der Regel Teil einer langfristigen Kundenbeziehung mit vielen historischen Informationen über den Kunden und sein Geschäft. Darüber hinaus muss jede Beratung oder Leistung sachlich richtig sein und den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Die Auftragsteams müssen eine Vielzahl spezifischer Informationen aus den Kundenunterlagen heraussuchen, die Arbeitspapiere mit Fachleuten überprüfen und die Ergebnisse von den Kundenpartnern absegnen lassen. Ein gut funktionierendes System zur Verwaltung von Dokumenten und Aufträgen, das all diese Arbeiten erleichtert, spart viel Zeit, Energie und Sorgen, vor allem in den arbeitsreichen Zeiten rund um den Abschluss.

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Investitionsprojektmanagement im Energiebereich

Der Bau einer neuen Energieerzeugungsanlage ist ein großes Investitionsprojekt mit einer langen Vorlaufzeit. Effiziente Projektmanagement-Tools sorgen für Abstimmung und Klarheit von den frühen Planungsphasen bis hin zum Bau und zur Inbetriebnahme der Anlage. Die Verwaltung der überwältigenden Menge an Dokumentation über alle Projektphasen hinweg ist von entscheidender Bedeutung, und die Automatisierung spielt eine Schlüsselrolle bei der Handhabung von Genehmigungen und der Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften. Die Workflow-Automatisierung hilft bei der Verfolgung von Genehmigungen und Fristen und gewährleistet einen nahtlosen Ablauf der Aufgaben und einen sicheren Informationsaustausch mit den Beteiligten. Die Verwendung eines Projektmanagement-Informationssystems stellt sicher, dass alle Teammitglieder, ob intern oder extern, aufeinander abgestimmt sind und dass die personalisierte Interaktion mit den Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus aufrechterhalten wird.

Kunden-Fallstudien

Mehr als 5.000 Unternehmen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Dokumente tagtäglich auf M-Files .

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Elomatic

  • Elomatic, ein Industriedesignunternehmen, hat sich mit M-Files zusammengetan, um Dokumente für mehr als 1.500 jährliche Projekte zu verwalten.
  • M-Files Ein metadatenbasiertes System verbessert die Speicherung von Dokumenten, die Versionskontrolle und die Sicherheit.
  • Das Ergebnis war ein schnelleres Auffinden von Dokumenten, eine höhere Produktivität und eine bessere globale Zusammenarbeit.
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HEB Construction

  • HEB Construction in Neuseeland arbeitete mit M-Files zusammen, um kostspielige und zeitaufwändige Probleme mit dem Papierkram zu lösen.
  • Das Unternehmen führte M-Files Lösungen für Dokumentenmanagement, Arbeitsabläufe und Prozessoptimierung ein.
  • Einsparung von 80.000 $ an Reisekosten durch bequeme Digitalisierung von Informationen, wodurch unzählige Arbeitsstunden eingespart wurden.
Charles River Laboratories - Vorschaubilder

Charles River Laboratories

  • Mit über 20.000 Mitarbeitern weltweit hat sich Charles River Laboratories mit M-Files zusammengeschlossen, um die Automatisierung von Prozessen zu optimieren.
  • M-Files wurde verwendet, um Dokumenten-Workflows zu automatisieren und ein Publishing-System zu betreiben, das die Leistungen erhöht.
  • 9.600 Stunden Einsparung pro Jahr durch automatisierte Dokumenten-Workflows und 2,4 Millionen Dollar Einsparung durch verbesserte Effizienz.

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