Microsoft Copilot + M-Files: Ihre Fragen beantwortet

Wenn Unternehmen KI in die Produktion einführen, stoßen viele auf dasselbe Hindernis: operative Reibungsverluste aufgrund fragmentierter, dokumentengesteuerter Arbeitsabläufe.

Dokumente sind die Grundlage wichtiger Geschäftsprozesse – doch ohne Kontext, Steuerung und Struktur bergen sie Risiken statt Mehrwert. Aufgrund inkonsistenter, veralteter oder unvollständiger Informationen kann KI keine Ergebnisse liefern, denen die Menschen vertrauen.

M-Files eine kontextorientierte Dokumentenmanagement-Plattform, die Dokumente in eine kontrollierte, KI-fähige zentrale Informationsquelle verwandelt. Indem Dokumente über Metadaten, Verknüpfungen, Workflows und Zugriffsrechte mit ihrem geschäftlichen Kontext verknüpft werden,M-Files , dass sowohl Menschen als auch KI die richtigen Informationen finden und nutzen können.

Deshalb sind M-Files und Microsoft 365 so wichtig. Copilot passen perfekt zusammen.

M-Files die intelligente Ebene M-Files , die die KI im Unternehmen funktionsfähig macht, und stellt sicher, dass Copilot auf der Grundlage vertrauenswürdiger, kontextbezogener und kontrollierter Informationen Copilot – und nicht auf der Grundlage isolierter Dateien.

In unserem Webinar „ Microsoft 365 Copilot mit vertrauenswürdigen, kontextbezogenen Informationen optimieren: Einführung des nativen Zugriffs auf M-Dateien “ stellten Kunden, Partner und IT-Leiter praxisnahe Fragen zu Governance, Lizenzierung, Microsoft 365 Storage, Cloud vs. On-Premises und Einführung. Die wichtigsten Fragen und Antworten haben wir im Folgenden zusammengefasst.

Warum dies für Führungskräfte aus Wirtschaft und IT von Bedeutung ist

Die meisten Organisationen verfügen bereits über leistungsstarke Tools wie Microsoft 365 und Copilot Dennoch stehen sie weiterhin vor bekannten Herausforderungen wie Zeitverlust durch die Dokumentensuche, Doppelarbeit aufgrund veralteter Versionen, inkonsistenten Prozessen, Compliance-Risiken und KI-Ergebnissen, denen man nicht vollständig vertrauen kann. Die Ursache liegt in operativen Reibungsverlusten: unzusammenhängende Dokumente, fehlender Kontext und uneinheitliche Governance.

M-Files dieses Problem, indem es eine zentrale Informationsquelle für dokumentengestützte Arbeitsabläufe schafft, in der jedes Dokument vernetzt, geregelt und mit Kontextinformationen angereichert ist. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, eine bessere Einhaltung von Vorschriften und eine KI, die zuverlässige, nachvollziehbare Ergebnisse liefert.

Bringen kontextorientiertes Dokumentenmanagement in Microsoft 365

Im Webinar haben wir gezeigt, wie M-Files die kontextbezogene Dokumentenverwaltung in Microsoft 365 integriert, sodass Teams in vertrauten Tools bleiben und gleichzeitig die für KI erforderlichen Kontext- und Governance-Funktionen nutzen können. Copilot kann dann mit verknüpften, kontextbezogenen Dokumenten arbeiten, was Genauigkeit, Relevanz und Vertrauenswürdigkeit verbessert.

Was dies ermöglicht:

• Schnellere und sicherere Entscheidungen dank KI, die auf zuverlässigen, kontextbezogenen Dokumenten basiert
• Weniger Nachbesserungen und Fehler, indem sichergestellt wird, dass Teams und KI die richtige Version der Informationen verwenden
• Verbesserte Compliance und Unternehmensführung, die in jede Interaktion integriert sind
• Zuverlässigere KI-Ergebnisse, die den tatsächlichen geschäftlichen Kontext widerspiegeln und nicht auf isolierten Daten basieren
• Nahtlose Benutzererlebnisse innerhalb von Microsoft 365, ohne die bestehenden Arbeitsabläufe der Teams zu beeinträchtigen

Neu: Nativer Zugriff auf M-Dateien in Microsoft 365 Copilot Agent Builder und Microsoft Search

M-Files integriert nun verwaltete, kontextreiche Dokumente direkt in Microsoft 365. Copilot Agent Builder und Microsoft Search können mit vertrauenswürdigen Informationen im Arbeitsablauf arbeiten.

Das Ergebnis ist eine präzisere, nachvollziehbare KI, die auf vertrauenswürdigen Dokumenten und dem geschäftlichen Kontext basiert.

Warum M-Files für Copilot M-Files

Die Wirksamkeit Copilothängt von der Qualität der Daten ab, auf die es zugreifen kann. Ohne Kontext und angemessene Steuerung kann die KI veraltete, unvollständige oder ungeeignete Dokumente anzeigen.

M-Files dieses Problem, indem es als intelligente Ebene für Unternehmensinformationen fungiert und Folgendes bietet:

• Kontext durch Metadaten und Verknüpfungen, damit KI Dokumente versteht und erkennt, wie diese mit dem Unternehmen zusammenhängen
• Automatisierte Arbeitsabläufe und Lebenszyklusmanagement, damit nur die richtigen Dokumente verwendet werden
• Integrierte Governance- und Berechtigungsfunktionen, sodass Vertrauen von vornherein gewährleistet ist – und nicht manuell

Das Ergebnis: zuverlässige, kontrollierte Dokumente, die Copilot und die Teams effizienter machen.

Microsoft 365-Speicher: Das Beste aus beiden Welten

M-Files läuft nativ in Microsoft 365 und nutzt Microsoft 365 Storage als Grundlage für die Dokumentenverwaltung.

Dokumente bleiben sicher in Ihrem Microsoft 365-Tenant gespeichert, während M-Files Kontext, Governance und Automatisierung hinzufügt.

Hinweis zur Aktivierung: Eine SPE-Aktivierung ist erforderlich.

Sie erhalten:

• Native Microsoft-Kollaborationstools (Teams, OneDrive, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten)
• Microsoft Purview-Sensitivitätsbezeichnungen und Compliance-Richtlinien werden nativ durchgesetzt
• Microsoft 365 Copilot angereichert mit vertrauenswürdigen, verwalteten M-Files-Dokumenten

M-Files die KI M-Files die erforderliche Kontextebene und verwandelt Dokumente in ein vernetztes Arbeitssystem.

Die Cloud ist das Tor zur nativen Copilot

Native Microsoft 365 Copilot Die Integration ist ausschließlich mit M-Files Cloud verfügbar.

Voll Copilot Für solche Erlebnisse ist eine cloudbasierte, kontextreiche Architektur erforderlich, die sich direkt in Microsoft 365 integriert.

Lokale Bereitstellungen können nicht direkt integriert werden mit Copilot aufgrund von Microsoft-Plattformanforderungen.

Aino Und Copilot : Komplementär, nicht konkurrierend

Eine häufig gestellte Frage lautete: „Wenn wir haben Copilot Warum brauchen wir das? Aino ?"

Die Antwort lautet, dass jedes Element eine andere Rolle bei vertrauenswürdiger KI spielt:

Aino ist die KI-Infrastruktur von M-Files, eine Intelligenzschicht, die Dokumente strukturiert und anreichert, Beziehungen erfasst und dokumentengesteuerte Prozesse automatisiert, wodurch Unternehmensinformationen nutzbar, zuverlässig und bereit für KI werden.

Copilot Es agiert auf Benutzerebene und unterstützt Menschen bei der Interaktion mit diesen Informationen durch Zusammenfassung, Schlussfolgerungen und Abfragen in natürlicher Sprache. Zusammen bilden sie ein vollständiges KI-Ökosystem. Aino stellt sicher, dass Informationen strukturiert, verwaltet und KI-fähig sind, während Copilot ermöglicht es den Nutzern, auf diese Informationen zuzugreifen und entsprechend zu handeln.

Sie haben gefragt. Unsere Experten haben geantwortet.

Wir haben ein Expertenteam von M-Files und Microsoft zusammengestellt, um die wichtigsten Kundenfragen zu beantworten. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf wichtige Themen wie KI-Bereitschaft, Governance und die Zusammenarbeit von M-Files mit Microsoft. Copilot Die

Implementierung und Schulung

F: Wie sehen die Implementierung und die Schulung für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus?
Die Implementierung erfolgt in der Regel schnell und unkompliziert. Wir konfigurieren die zentralen Metadaten (Mandanten, Aufträge, Dokumenttypen), Berechtigungen und Arbeitsabläufe, damit Ihre Dokumente vom ersten Tag an den richtigen Kontext und die richtigen Governance-Vorgaben enthalten. Die Schulung ist rollenbasiert und umfasst kurze Sitzungen für Administratoren und Endnutzer, sodass die Teams das System schnell anwenden können und Reibungsverluste im Tagesgeschäft reduziert werden.

Dokumentenerstellung und -automatisierung

F: M-Files ein Tool zur Dokumentenerstellung mit Datenzusammenführung?
Ja. M-Files Dokumente anhand von Vorlagen unter Verwendung M-Files und Daten aus integrierten Systemen erstellen. Das Ergebnis sind kürzere Bearbeitungszeiten und weniger Fehler, da die Dokumente einheitlich, mit den richtigen Kunden- und Auftragskontexten sowie mit integrierten Governance-Funktionen erstellt werden.

F: Umfasst „Ihre Dokumente nutzbar machen“ auch OCR?
Ja. M-Files die intelligente Dokumentenverarbeitung mit OCR (einschließlich zonenbasierter OCR) und der Extraktion von Metadaten. Durch die Umwandlung von Scans und unstrukturierten Dokumenten in durchsuchbare Dokumente und Kontexte verbessern Sie die Auffindbarkeit und Automatisierung, sodass Copilot mit weniger manuellem Aufwand genauere und zuverlässigere Ergebnisse liefern Copilot .

Copilot , Sicherheit und Governance

F: Kann Copilot auf Dokumentmetadaten zugreifen?
Ja. Copilot M-Files nutzen, um den Dokumentkontext zu ergänzen und die Relevanz zu verbessern, wobei die Berechtigungen und Governance-Kontrollen des Benutzers weiterhin berücksichtigt werden. Das Ergebnis sind präzisere Zusammenfassungen und Antworten sowie weniger operative Reibungsverluste durch Suchen, Nachbearbeitung oder die Verwendung falscher Versionen.

F: Wie hilft „Native Access“ bei der Erstellung Copilot (Agent Builder)?
Es bindet kontrollierte M-Files und deren Kontext direkt in die Agenten-Erfahrungen ein, sodass Agenten anhand vertrauenswürdiger Informationen Antworten geben und Maßnahmen ergreifen können. Der Zugriff bleibt berechtigungsgesteuert, und Sie können mithilfe von Metadaten, Workflows und einer Copilot Eigenschaft Copilot festlegen, was Agenten nutzen dürfen. Dies trägt dazu bei, die Genauigkeit und das Vertrauen der Benutzer zu verbessern und gleichzeitig den operativen Aufwand bei sich wiederholenden, dokumentenintensiven Aufgaben zu reduzieren.

F: Kann man einschränken, auf welche Dokumente Copilot zugreifen Copilot ?
Ja. Copilot nur auf Dokumente zugreifen, für die ein Benutzer gemäß M-Files und -Richtlinien bereits Zugriffsrechte besitzt. Sie können außerdem eine expliziteCopilot(Ja/Nein) hinzufügen, um bestimmte Dokumente einzubeziehen oder auszuschließen. So stellen Sie sicher, dass Copilot an genehmigte Dokumente und den entsprechenden Kontext Copilot , was zu zuverlässigeren Ergebnissen führt.

F: Wie wird dadurch verhindert Copilot Entwürfe oder veraltete Dokumente zurückgreift?
M-Files Metadaten (Status, Version und Genehmigungsstatus) sowie Berechtigungen, um sicherzustellen, Copilot Copilot die richtigen Dokumente Copilot . In der Praxis können Sie Copilot mithilfe von Workflows, Metadatenregeln und dem Copilot Copilot genehmigte, endgültige oder veröffentlichte Dokumente beschränken und so Nacharbeiten reduzieren und das Vertrauen in KI-generierte Antworten stärken.

F: Werden in M-Dateien die Vertraulichkeitsbezeichnungen von Microsoft Purview berücksichtigt?
Ja. Da M-Files Cloud auf den Sicherheitsgrundlagen von Microsoft 365 basiert, werden die Vertraulichkeitsbezeichnungen und -richtlinien von Microsoft Purview zusammen mit der M-Files-Governance durchgesetzt. Dies stärkt die Compliance und reduziert das Risiko, sodass Benutzer und Copilot Arbeiten Sie im richtigen Kontext mit geschützten Dokumenten.

Transparenz und Vertrauen

F: Kann Copilot anzeigen, woher die Antworten stammen, wenn M-Files-Inhalte verwendet werden?
Ja. Wann? Copilot Da M-Files Inhalte verwendet, kann es auf freigegebene Quelldokumente verweisen, auf die der Benutzer Zugriff hat. Weil M-Files Dokumente mit Metadaten strukturiert und Versions- sowie Genehmigungsstatus verwaltet, können Benutzer leichter nachvollziehen, warum ein Ergebnis zurückgegeben wurde, und darauf vertrauen, dass es auf genehmigten, kontextbezogenen Informationen basiert – und nicht auf Vermutungen oder allgemeinen Daten.

Copilot und Genauigkeit

F: Wie verbessern M-Dateien die Qualität der Copilot -Antworten im Vergleich zur alleinigen Verwendung Copilot ?
Copilot ist nur so gut wie die Informationen, die es verarbeiten kann. M-Files verbessert Copilot Genauigkeit durch Hinzufügen von Struktur, Geschäftskontext und Governance zu Dokumenten vor Copilot Zugriff darauf wird immer gewährt. Metadaten, Beziehungen, Berechtigungen und Genehmigungsstatus helfen dabei. Copilot Die Antworten basieren auf den richtigen Dokumenten – so sind sie relevanter, konsistenter und vertrauenswürdiger, und es muss weniger aufgrund veralteter oder falscher Informationen nachgebessert werden.

Microsoft 365-Speicher & Microsoft 365

F: In welcher Beziehung stehen M-Files und SharePoint zueinander?
M-Files Cloud nutzt Microsoft 365 Storage als native Speicherschicht, sodass Dokumente innerhalb Ihres Microsoft 365-Mandanten und dessen Sicherheitsgrenzen gespeichert werden. Sie erhalten native Funktionen für die Zusammenarbeit und Copilot M-Files bietet Zugriff auf Dokumente, während M-Files Dokumentenkontext, Arbeitsabläufe, Berechtigungen und Governance hinzufügt, sodass Menschen und KI die richtigen Dokumente schneller finden und mit Zuversicht handeln können.

F: Können M-Files-Inhalte in der Microsoft-Suche (in Microsoft 365) angezeigt werden?
Ja. Dank des integrierten Zugriffs können relevante M-Files-Dokumente und Kontextinformationen in die Microsoft 365-Suche integriert werden, sodass Benutzer geschützte Informationen finden, ohne das Tool wechseln zu müssen. Die Suchergebnisse berücksichtigen weiterhin die Berechtigungen, und Metadaten verbessern die Relevanz. Dadurch wird die Suchzeit verkürzt und das Vertrauen in die gefundenen Informationen gestärkt.

F: Ist SharePoint Embedded nur für M-Files Cloud-Kunden verfügbar?
Ja. Microsoft 365 Storage wird mit M-Files Cloud verwendet und ist nicht für lokale Installationen verfügbar. Die SPE-Aktivierung ist als einmalige Einrichtung erforderlich, um Microsoft 365 Storage und die zugehörigen Funktionen nutzen zu können.

F: Was ist erforderlich, um Microsoft 365 Storage und native Funktionen zu aktivieren?
Die SPE-Aktivierung ist erforderlich. Es handelt sich um eine einmalige Einrichtung, die in der Regel von Ihrem Microsoft 365-/IT-Administrator durchgeführt wird, um Microsoft 365 Storage zu verbinden. Anschließend können Sie die zugehörigen nativen Funktionen aktivieren.

F: Wo werden die Metadaten von Dokumenten gespeichert?
M-Files verwaltet die Metadaten und Beziehungen (den Kontext) in der M-Files-Plattform, während die Dokumente selbst in Microsoft 365 Storage innerhalb des Microsoft 365-Tenants des Kunden gespeichert werden. Diese Trennung sorgt dafür, dass die Dokumente innerhalb des Tenants verbleiben, stärkt die Governance und ermöglicht präzisere Such- und KI-Ergebnisse.

Cloud vs. lokale Lösung

F: Ist eine native Copilot Integration für M-Files On-Premises verfügbar?
Nein. Native Microsoft Copilot Für die Integration ist M-Files Cloud erforderlich. Lokale Umgebungen können nicht nativ integriert werden. Copilot aufgrund der Architekturanforderungen der Microsoft-Plattform Copilot Antworten können in regulierten M-Files-Dokumenten nicht zuverlässig begründet werden.

F: Wie können On-Premise-Kunden heute Copilot in Kontakt treten?
Kunden, die eine On-Premises-Lösung nutzen, können M-Files verwenden. Aino Für KI-Szenarien wie Metadatenextraktion, Klassifizierung und verbesserte Suche im Datenspeicher, was dazu beiträgt, Kontext hinzuzufügen und operative Reibungsverluste bei dokumentenintensiven Aufgaben zu reduzieren. Um den vollen nativen Funktionsumfang freizuschalten. Copilot Bei umfassender Erfahrung mit Microsoft 365 (einschließlich besserer Kenntnisse im Umgang mit normierten Dokumenten) empfiehlt sich die Migration zu M-Files Cloud.

Lizenzierung, Speicherung und Kosten

F: Wie sieht das Preismodell für M-Files aus?
M-Files im AbonnementM-Files und umfasst die Tarife „Essentials“ und „Enterprise“. Die Preise variieren je nach Einsatzszenario und Umfang; die Abonnements sind darauf ausgelegt, Ihnen dabei zu helfen, die Governance zu standardisieren und Reibungsverluste bei der dokumentengestützten Arbeit zu reduzieren, wobei bei Bedarf zusätzlicher Speicherplatz zur Verfügung steht.

F: Welche Microsoft-Lizenz ist für die Nutzung Copilot mit M-Files erforderlich?
Benutzer benötigen eine gültige Microsoft 365-Lizenz (üblicherweise E3 oder E5) sowie eine Microsoft-Lizenz. Copilot Lizenz. Die M-Files-Lizenzierung ist separat und umfasst Governance sowie Dokumenten- und Kontextintelligenz (Metadaten, Workflows und Berechtigungen), die Genauigkeit und Vertrauen verbessern.

F: Zahlen Kunden doppelt für die Lagerung?
Nein. Bei M-Files Cloud werden Dokumente im Microsoft 365-Tenant des Kunden über Microsoft 365 Storage gespeichert. Die M-Files-Lizenz deckt Governance, Workflows und Dokumentenkontext ab, sodass Teams weniger Zeit mit der Suche, Überarbeitung oder Korrektur von Fehlern in veralteten Dokumenten verbringen.

Datenisolierung, Tests und KI-Bereitschaft

F: Können M-Files für Copilot
Copilot von anderen in SharePoint eingebetteten Daten getrennt werden? Ja. M-Files und M-Files Kontext werden durch Metadaten, Berechtigungen und das Copilot geregelt, sodass Agenten auf genehmigte Dokumente beschränkt werden können. Dies verringert das Risiko eines datenübergreifenden Informationslecks und trägt dazu bei, dass die Ergebnisse der Agenten korrekt und vertrauenswürdig bleiben.

F: Können Kunden das System vor einer flächendeckenden Einführung testen?
Ja. Die meisten Unternehmen beginnen mit einer Pilotgruppe, um Berechtigungen, Relevanz und Governance vor einer breiteren Einführung zu überprüfen. Dies ist eine praktische Methode, um frühzeitig die Genauigkeit und Effizienz nachzuweisen und gleichzeitig Risiken und operative Reibungsverluste zu minimieren.

F: Kann KI dabei helfen, Metadatenmodelle zu definieren oder zu verfeinern?
Ja – und dieser Bereich entwickelt sich rasant weiter. Viele Anbieter stellen branchen- und anwendungsspezifische Metadaten-Vorlagen zur Verfügung, und KI kann auf der Grundlage tatsächlicher Nutzungsmuster Verbesserungen vorschlagen. Das Ergebnis sind eine schnellere Amortisationszeit und weniger operative Reibungsverluste, während die Dokumente weiterhin einheitlich verwaltet werden und im Kontext aussagekräftig bleiben.

Nutzung von KI-Daten und Vertrauen in KI-Modelle

F: Werden Kundeninhalte zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?
Nein. Kundendokumente, die in M-Files gespeichert sind, verbleiben innerhalb des Microsoft 365-Mandanten und der Sicherheitsgrenzen des Kunden. Die Inhalte werden ausschließlich zur Beantwortung von Anfragen und zur Automatisierung für diesen Kunden verwendet, im Einklang mit den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien von Microsoft für Unternehmen. Kundendaten werden nicht zum Trainieren öffentlicher oder externer KI-Modelle verwendet, sodass Unternehmen KI vertrauensvoll und kontrolliert einsetzen können.

Sehen Sie es in Aktion

Unternehmen gehen über reine KI-Experimente hinaus und erzielen konkrete Ergebnisse: schnellere Entscheidungen, eine strengere Einhaltung von Vorschriften und effizientere Abläufe.

Um dies zu erreichen, Copilot vertrauenswürdige, kontextbezogene und kontrollierte Dokumente – und nicht noch mehr Tools. M-Files diese Grundlage, reduziert die Komplexität und ermöglicht es der KI, ihr volles Potenzial zu entfalten.

M-Files und Microsoft präsentieren sich auf dem UK Connected Content Summit am 29. April 2026 in den Londoner Büroräumen von Microsoft in Paddington. Die ganztägige Veranstaltung befasst sich mit modernen Methoden für Zusammenarbeit, Governance und Content-Management in Microsoft 365 und bietet praktische Anleitungen zur Optimierung dokumentenintensiver Arbeitsabläufe sowie zur Vorbereitung auf KI-gestütztes Arbeiten.