Qu’est-ce-que l’automatisation des flux de travail ? En quoi est-elle importante et pourquoi en avez-vous besoin ?

S'il est vrai qu'un grand nombre de vos processus d'entreprise sont importants, il est également vrai qu'ils exposent votre entreprise à de nombreux problèmes potentiels dont vous ne connaissez même pas l'existence.

Chaque processus manuel effectué par un de vos employés laisse la porte ouverte à de possibles goulots d'étranglement en termes de productivité. Les tâches sont réalisées, mais pas aussi rapidement qu'elles le devraient. Cela peut créer un risque de mauvaise communication – par exemple, deux personnes peuvent évoluer sur un même projet, mais si elles ne sont pas sur la même longueur d'onde, cela se ressentira dans les résultats. La mauvaise gestion des informations, la baisse du moral des employés etc. tels sont les coûts cachés de ces processus manuels fastidieux.

Cependant, il y a une bonne nouvelle. En effet, il existe une solution afin de faire en sorte que tout ce travail soit effectué de manière à ce que vous évitiez tous problèmes décrits précédemment. Cette solution c'est l'automatisation des flux de travail. Et si votre entreprise n'a pas encore commencé à explorer ses nombreux avantages, c'est le moment idéal pour le faire.

Qu'est-ce-que l'automatisation des flux de travail ? Récapitulatif

A la base, l'automatisation des flux de travail implique à la fois la numérisation et l'automatisation des processus d'entreprise, le tout dans le but de réduire autant que possible la quantité de travail manuel de vos employés.

En somme, il existe un large panel de différents types de flux de travail qui laissent de larges choix pour l'automatisation. Il s'agit notamment, mais pas exclusivement, des flux suivants :

• Classer ou modifier les documents selon une structure cohérente
• Examiner et approuver les modifications apportées aux documents
• Notifier les personnes (comme les chefs d'équipe) lorsqu'un employé a apporté des modifications à un document
• Traiter les comptes fournisseurs ou d'autres fonctions administratives similaires
• La gestion de la conservation des dossiers et du stockage des documents
• L'exécution des rapports de gestion des processus
• Et bien d'autres encore.

Avec une solution de gestion intelligente des documents comme M-Files, vous pouvez vous assurer que les documents seront toujours acheminés vers la bonne personne lorsqu'ils sont créés ou lorsque certains changements de statut ont été effectués. Si par exemple un seul document doit être approuvé par dix chefs d'équipe avant d'être transmis à un client, l'employé qui a crée ce document ne doit pas passer son temps à courir après chacun d'entre eux afin de faire avancer les choses. Grâce à l'automatisation du flux de travail, chacun de ces chefs d'équipe peut être instantanément averti qu'un document doit être signé et, une fois qu'il l'a fait, le document peut continuer sa progression. De même, de nombreuses solutions d'automatisation des flux de travail vous permettent de surveiller, de rendre compte et même d'analyser vos processus d'entreprise actuels, afin de vous aider à tirer parti des possibilités d'amélioration de manière continue. Par exemple, Nombre d'entre elles fournissent des tableaux de bord de reporting qui permettent aux gestionnaires de processus de visualiser chaque étape d'un flux de travail particulier dans les moindres détails. Ils sont ainsi mieux à même d'éliminer les goulots d'étranglement qui font perdre du temps et de l'argent, ce qui leur permet d'améliorer ces processus de manière significative.

Ils offrent même la possibilité de montrer aux utilisateurs un historique complet de toutes les étapes du processus d'entreprise, confirmant sans l'ombre d'un doute que le logiciel d'automatisation accomplit le travail d'une manière bien plus efficace que les employés ne pourraient le faire seuls.

Dans un sens plus large, l'automatisation des flux de travail facilite également la communication entre les employés, ce qui est un excellent moyen de renforcer leur capacité à collaborer. Un grand nombre de solutions d'automatisation des flux de travail que vous utilisez comprennent des outils de communication intégrés qui facilitent le partage des documents et d'autres données importantes liées aux projets. Lorsque vous facilitez la collaboration de vos employés, vous augmentez les chances qu'ils le fassent, ce qui améliore leur moral et la qualité du travail qu'ils sont en mesure d'accomplir.

En fin de compte, l'automatisation des flux de travail est plus qu'une simple tendance informatique ou un engouement passager. C'est l'occasion d'optimiser les processus dans tous les services de manière à éliminer les erreurs humaines, à supprimer les goulots d'étranglement et à améliorer la qualité du travail que vous êtes en mesure d'accomplir avec vos clients. La rapidité d'action de votre organisation s'en trouve améliorée, car elle libère le temps précieux de vos employés afin qu'ils puissent se concentrer sur les questions et problématiques essentielles.

C'est également un moyen d'économiser de précieuses ressources tout en améliorant la transparence interne et externe, ce qui, pour de nombreuses entreprises, pourrait bien être le plus important de tous les avantages.