Pourquoi mettre en place une GED au travail ?
Qu’est-ce qu’une solution GED ?
La GED ou Gestion Electronique de Documents consiste à optimiser la gestion et l’exploitation de ses documents à l’aide de moyens électroniques spécialisés et performants. Ce procédé comprend un certain nombre d’actions destinées à traiter et à exploiter un document.
Aujourd’hui, la dématérialisation croissante des documents pousse les entreprises à utiliser des outils de communication et de gestion informatique pour produire et générer toujours plus de documents électroniques.
Les étapes de fonctionnement
- La numérisation ou dématérialisation : cette étape consiste à scanner le document papier puis à lui appliquer un traitement de reconnaissance de texte. Afin de pouvoir le modifier ensuite au besoin. Pour ce faire, il est conseillé d’utiliser un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
- Le traitement : cette opération est destinée à l’organisation, au référencement et à l’indexation du document numérique. Il convient alors de le classifier et de décrire son contenu. En lui donnant un titre et en définissant son type, sa date de création et son auteur. Dans le futur, ce procédé facilitera l’exploitation de vos documents.
- Le stockage : il est très important de choisir une solution qui réponde à toutes vos attentes : espace de stockage et rapidité d’accès. Celui-ci doit aussi vous permettre de réaliser des sauvegardes pour écarter tous risques de perte de données. En cas de panne matérielle par exemple.
- La diffusion : afin que celle-ci se déroule sans encombre, il est nécessaire de bien définir en amont les accès à vos documents. C’est-à-dire les actions externes que vous autorisez ou non. En effet, en fonction du degré de confidentialité de vos documents, vous aurez besoin d’un outil qui vous permette de modifier facilement les droits de vos utilisateurs internes et externes.
- L’archivage : il concerne d’avantage les documents qui doivent être légalement conservés. Mais ce n’est pas tout, il peut aussi être utile pour stocker des documents anciens dont on souhaite garder une trace.
Quels sont les avantages de la GED pour ses utilisateurs ?
- Gagnez jusqu’à 80% de temps dans l’accès et le traitement de vos documents.
- Partagez des données avec autant de personnes que vous le souhaitez.
- Offrez à vos utilisateurs la possibilité de lire, modifier ou mettre à jour un document.
- Gérez tout le « cycle de vie » d’un document, de sa création à son archivage.
- Accédez à vos données où et quand vous le souhaitez.
Les bénéfices pour l’entreprise
- Réduction des coûts : favorise la productivité et permet de faire des économies.
- Meilleure structuration des dossiers : base de données et de classement commune à tous les collaborateurs. Cela permet une circulation de l’information plus rapide tant en interne qu’en externe.
- Solution personnalisée : s’adapte à tous les types de métier et d’organisation.
- Système sécurisé : accès et partage de données sécurisé et gestion des différents profils utilisateurs.
Les enjeux d’une GED en entreprise
Des études ont révélé que l’utilisation d’une GED au travail était beaucoup plus rentable qu’un environnement papier traditionnel. Lorsque l’on prend en compte les coûts relatifs au stockage physique, à l’espace de rangement, aux fournitures et à la recherche des documents mal rangés. On se rend vite compte que l’utilisation d’une solution de gestion électronique des documents est bien plus économique et écologique. En effet, des chiffres ont démontré que les salariés perdraient jusqu’à 50% de leur temps à chercher un document. Il s’agit, dans 7,5% des cas, de documents perdus ou mal classés. On estime un coût de 200€ en cas de remplacement. Le recours à une GED élimine donc progressivement toutes ces dépenses annuelles dites inutiles. Elle permet également aux collaborateurs de gagner du temps sur des missions plus importantes.
Cependant, au vu du coût financier que peut représenter l’installation d’une GED, le retour sur investissement doit être important. Et pour ce faire, il ne faut pas uniquement compter sur une simple utilisation du logiciel, l’investissement doit être complet. C’est pourquoi il est important d’affecter un budget à la formation et l’information de ses collaborateurs. Selon des chiffres récents, la bonne application d’une GED peut améliorer la rentabilité d’une entreprise de 3 à 5% de son chiffre d’affaires.
Les éditeurs de gestion de documents travaillent chaque jour pour faire évoluer leurs produits. Ils proposent à leurs clients une solution adaptée à l’évolution du monde du travail. Depuis quelques années, ils proposent notamment des solutions pour améliorer le travail collaboratif. Comme la possibilité d’échanger des documents ou de gérer à distance des projets communs.
Une chose est sûre, nous ne sommes pas au bout de nos surprises.