La plateforme collaborative, l’outil indispensable des managers de demain
De nos jours, un aspect important du travail en entreprise est de plus en plus mis en lumière : la collaboration. En effet, les modes de travail ont évolué et les employés avec. Bon nombre d’entre eux sont amenés à travailler à distance et deviennent donc nomades. Cependant, face à ces nouvelles méthodes, il n’est pas toujours aisé de gérer la communication entre collaborateurs. Cela a donc poussé les entreprises à revoir leur mode de management et pour certaines, même, leur organisation.
Une plateforme collaborative est par définition un espace de travail virtuel. Ce dernier centralise tous les outils utiles à votre quotidien dans le but de rendre plus accessibles les interactions et la communication entre les différents collaborateurs d’une entreprise. C’est une véritable base de la gestion de projets et du travail collaboratif.
La plateforme collaborative, aussi appelée Digital Workplace, offre bon nombre de possibilités et avantages à quiconque l’utilisera : gain de temps, centralisation de l’information, communication plus fluide… Selon l’étude Deloitte de 2020, les organisations ayant adopté une plateforme collaborative ont vu leur productivité augmenter de 7 %.
Ces plateformes, seulement qualifiées de « tendances » au début de leur développement, se tendent de plus en plus à être utilisées au quotidien par bon nombre d’entreprises.
Comment manager avec une plateforme collaborative ?
En choisissant d’opter pour une plateforme collaborative en leur sein, les organisations entament leur transformation numérique mais aussi managériale. Ce changement de management peut faire peur aux premiers concernés : les managers. Cependant, ces plateformes peuvent leur offrir une belle opportunité de changement pour une méthode de management plus moderne et devenir une nouvelle source de motivation pour les collaborateurs. De plus, l’efficacité de ces plateformes résulte du management donné ainsi que de l’accompagnement des collaborateurs. Elle dépend donc de l’entreprise et de ses managers.
En effet, si ces derniers n’interviennent plus et se contentent d’installer la plateforme sans accompagner leurs collaborateurs, il y aura peu de chances d’observer de rapides résultats et de voir germer l’efficacité tant attendue. Ce qu’il faut donc retenir c’est que le facteur humain a une grande importance sur l’efficacité de la plateforme.
Le facteur humain peut être représenté par la fidélité et l’engagement des employés dans leur travail et dans les outils leurs étant proposés, impactant de manière positive les résultats de leur travail. En effet, la plateforme collaborative améliore les processus métier de l’entreprise.
Avant l’arrivée des plateformes collaboratives, les réseaux sociaux internes étaient à l’honneur : mise à disposition d’informations, annonces de nouveautés…
Des recherches de l’Université d’Harvard démontrent que les réseaux sociaux internes permettraient :
- L’accélération à l’accès à la base d’informations ;
- La réduction des frais de déplacements ;
- L’amélioration de la gestion des documents ;
- La réduction des coûts de communication ;
- L’augmentation de la satisfaction des employés ;
Cependant, pour les plateformes collaboratives, l’évaluation de la rentabilité ne peut être basée telle que les autres systèmes comme avec l’indicateur ROI (Return of Investment) ou la fidélité des salariés. Des indicateurs quantitatifs en constante hausse comme le nombre d’employés utilisant la plateforme, le nombre de fichiers partagés… signifieront que les employés voient un intérêt en la plateforme et surtout l’utilisent. Également, une baisse des e-mails envoyés peut témoigner de la popularité de la plateforme auprès des employés.
Vers des opportunités de management collaboratif
De nouveaux besoins apparaissent avec l’évolution du travail de nos jours : la capacité à travailler sur différents appareils, l’autonomie, la mobilité, le besoin d’être informé en temps réel… Ces derniers ne peuvent être résolus que par des plateformes collaboratives. En face, les outils dits « traditionnels » n’y pourront rien.
Voici donc une sélection d’opportunités induites par les plateformes collaboratives :
- Plus de transparence : les managers sont amenés à diffuser plus largement les informations et à démontrer que tous les employés ont le même droit d’accès à celles-ci.
- Plus d’agilité : Grâce à la plateforme collaborative, les équipes peuvent être amenées à travailler plus souvent par petits groupes afin de développer une culture agile. Multiplier les échanges et les interactions, les collaborations… permet d’innover plus efficacement.
- Plus d’informations : la plateforme permet de diffuser des informations et du contenu facilement et beaucoup plus rapidement. Les bonnes personnes sont directement ciblées. Les managers jouent alors un rôle important dans la diffusion de contenus pouvant intéresser leurs équipes.
- Plus de relations en interne : la mise en relation de personnes pouvant créer de la valeur ensemble devient beaucoup plus facile. Des groupes d’experts peuvent se former, source d’innovation et d’expertise, indispensable pour toute entreprise
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