Guide ultime : comment bien choisir sa plateforme collaborative ?

Vous souhaitez adopter une plateforme collaborative au sein de votre entreprise, mais ne savez pas comment vous lancer ? En effet, mettre en place une plateforme collaborative est impactant sur l'ensemble de votre organisation, il faut donc être sûr de son choix.

Ce guide vous donnera les étapes essentielles pour bien choisir votre future interface de travail. Grâce à nos conseils, vous aurez toutes les clés en main pour vous poser les bonnes questions et réussir votre projet.

Plateforme collaborative : définition

Qu'est-ce qu'une plateforme de travail collaborative ?

Une plateforme collaborative est une espace de travail numérique dont l'objectif est de simplifier la collaboration et la communication d'une entreprise en centralisant l'ensemble des informations. Cet environnement virtuel permet aussi bien de regrouper des logiciels métiers que des documents, des contacts ou des conversations instantanées. Depuis plusieurs années, les plateformes collaboratives prennent progressivement une place de plus en plus importante dans le quotidien des entreprises, notamment avec l'essor du télétravail. Ces interfaces offrent de nombreux avantages : mobilité, flexibilité, communication en temps réel et bien d'autres.

Comment fonctionne une plateforme collaborative ?

Le principe d'une telle plateforme est de centraliser les informations à un endroit en les rendant accessibles à tous, en tout moment et en tous lieux. Son fonctionnement repose majoritairement sur le contenu qui va y être déposé par les différents utilisateurs et des interactions qui en découlent. De nombreuses fonctionnalités sont disponibles sur ces interfaces : gestion documentaire, suivi de projets, annuaire de contacts, messagerie instantanée, agendas et calendriers partagés, etc. La plateforme collaborative est un véritable outil digital tout-en-un du quotidien.

Comment mettre en place une plateforme collaborative ?

Avant de mettre en place une plateforme de travail collaborative dans votre organisation quelques étapes sont à suivre pour être certain de faire le bon choix. Dans ce guide, nous vous partageons 10 éléments clés pour vous aider dans votre décision.

1. Faites le point sur vos besoins

La première étape de votre réflexion va être de déterminer vos besoins sur cette plateforme, en vous posant quelques questions :

• Pourquoi souhaitez-vous mettre en place une plateforme de travail collaborative au sein de votre organisation ?
• Qui seront les utilisateurs de cette interface : des internes, des externes, des clients, des partenaires… ? Combien seront-ils ?
• Quelles sont vos attentes et quelles problématiques souhaitez-vous régler grâce à ce nouvel espace ?
• Préférez-vous développer la solution en interne ou utiliser une plateforme externe ?

Ces questions vont vous permettre de définir clairement vos attentes et vos besoins. Vous pouvez conserver vos réponses afin de vous assurer, tout au long de votre recherche, que tous les critères sont bien remplis.

Notre conseil

L'objectif d'une telle plateforme étant de dynamiser la collaboration entre vos équipes, il est conseillé d'intégrer de futurs utilisateurs dans ce projet dès la définition des besoins. En effet, en interrogeant des membres de divers services, vous serez à même de définir avec eux les besoins et fonctionnalités métiers qu'ils attendent de la future plateforme.

De plus, le passage d'un logiciel à un autre ou l'arrivée d'une nouvelle solution peut parfois être mal vécue par les employés, voire même une source de stress. En impliquant des salariés dans la démarche, vous lèverez plus facilement les éventuelles craintes. Par ailleurs, les employés investis dans le projet peuvent devenir de véritables porteurs du changement au sein de votre entreprise et promouvoir les atouts de cette innovation auprès des personnes les plus réfractaires.

2. Listez les fonctionnalités nécessaires pour votre plateforme collaborative

Une fois vos besoins déterminés, vous devriez pouvoir lister facilement les fonctionnalités nécessaires pour votre future interface.

Les fonctionnalités essentielles d'une plateforme collaborative sont les suivantes :

• Tableau de bord ou “dashboard” : l'élément central de votre espace de travail permettant de vous donner des informations clés en un coup d'œil.
• Gestion documentaire (GED) : permettant le partage, stockage, édition et coédition de documents.
• Messagerie instantanée : échanges en temps réel avec vos équipes, partenaires ou clients.
• Gestion de projets : pour suivre l'évolution de vos projets et assigner des tâches.
• Annuaire de contacts : regroupe l'ensemble des contacts dans un espace sécurisé.
• Calendrier partagé : centralise les réunions, rendez-vous et deadlines au sein d'une équipe.
• Portail client : espace dédié à vos clients permettant de regrouper toutes les informations dont ils ont besoin.
• Formulaire : pour mener des enquêtes, créer un système de ticketing avec vos contacts.
• Signature électronique de documents : facilite la signature officielle de documents à distance.

Ces espaces étant adaptables, il est possible d'imaginer de nombreuses autres fonctionnalités à intégrer dans votre future interface. Les logiciels comme Hubshare donne une grande liberté dans le choix des fonctionnalités pour votre espace de travail virtuel.

3. Assurez-vous de la bonne compatibilité avec vos outils actuels

Vos équipes, clients, partenaires et vous-mêmes utilisez certainement de nombreux outils dans votre quotidien au travail. Afin de ne pas bousculer l'ensemble de votre organisation, il est important de s'assurer que vos outils essentiels déjà implémentés soient connectables avec votre future interface.

Lier deux logiciels est possible par le biais de connecteurs ou d'API. Si aucune solution ne propose un connecteur pour l'un de vos outils, renseignez-vous si l'interface propose des connecteurs sur mesure.

Déterminez avec vos équipes les logiciels que vous souhaiteriez retrouver sur votre interface. Voici quelques exemples d'intégrations fréquentes :

• Messagerie électronique
• Logiciel de facturation
• Gestion électronique de documents (GED)
• Suivi des temps
• ERP
• Suite Office
• CRM

Cette liste de critères vous permettra de mieux identifier vos besoins essentiels dans le choix de votre plateforme de travail collaborative.

Vous souhaitez être accompagnés dans votre recherche ?

Les équipes d'Hubshare contribuent à améliorer la collaboration auprès de plus de 25 000 utilisateurs chaque jour. Pourquoi pas vous ?

4. La flexibilité, critère essentiel dans votre choix

L'un des atouts d'une plateforme collaborative réside dans la capacité des équipes de travailler depuis n'importe où et à n'importe quel moment. Il est donc primordial de s'assurer que chaque utilisateur pourra travailler sur cette interface comme il le souhaite.

La question de la flexibilité est d'autant plus pertinente si votre organisation pratique le télétravail, le “full remote” ou dispose de bureaux dans plusieurs villes voire même à l'étranger. L'essor de ces pratiques dû à la crise sanitaire, rend ce critère encore plus important dans votre recherche. Voici quelques questions à se poser :

• Est-il possible d'accéder à la plateforme depuis n'importe quel lieu ?
• La solution est-elle responsive et accessible depuis une tablette, un smartphone, un ordinateur ?
• Est-elle supportée par l'ensemble des systèmes d’exploitations ?
• L'interface est-elle disponible dans plusieurs langues et lesquelles ?

5. Une interface personnalisée et simple d'utilisation

La plateforme collaborative que vous choisirez va devenir l'un des lieux d'échanges principaux de vos employés et un point de contact entre les personnes externes (clients, partenaires…) et vous. L'ergonomie et le design de la plateforme auront donc besoin d'être les plus qualitatifs possibles pour que vos employés et clients aient une image positive de votre entreprise.

Design

Pour correspondre à votre entreprise, le design de l'interface doit être adaptable. Afin de rendre cet espace virtuel accueillant et en cohérence avec votre image de marque, il est nécessaire que vous puissiez l'adapter selon vos goûts. Les plateformes en marque blanche telle que Hubshare, vous permettent de créer des espaces 100% personnalisables à votre image. Vous pouvez ainsi modifier les logos, la typographie, les couleurs, la page d'accueil, les icônes du menu et bien d'autres. L'aspect visuel permet également d'aider vos collaborateurs à distinguer facilement les différents espaces de travail que vous pourrez créer.

Intuitive

D'autre part, il faut vous intéresser à l'intuitivité de la solution. Plus un outil sera simple dans sa prise en main, moins les utilisateurs seront réfractaires à son utilisation. Pour qu'une plateforme collaborative soit adoptée, chaque tâche doit pouvoir être effectuée simplement en quelques clics et sans connaissances techniques particulières. Avec la solution Hubshare, il suffit d'une minute pour créer son espace de travail et de quelques heures de formation pour travailler en toute autonomie.

6. Un espace sécurisé pour vos données

Trop souvent mis de côté, la question de la sécurité est primordiale et doit être abordée en toute connaissance de cause. Entourez-vous d'experts IT pour répondre à plusieurs questions :

• Quelles données souhaitez-vous échanger grâce à cette plateforme ?
• Quel niveau de sécurité avez-vous besoin d'appliquer à cet espace ?
• De quels types d'infrastructures disposez-vous actuellement ?
• De quel volume de stockage avez-vous besoin ?

Plusieurs possibilités d'hébergements s'offrent à vous. Les deux types d'hébergements les plus courants pour les plateformes collaboratives sont les suivants :

Cloud 

L'hébergement cloud est certainement le plus répandu pour les plateformes de collaboration. Il offre de nombreux avantages car il est flexible, rapide à mettre en œuvre et ne demande pas d’équipement particulier. Néanmoins, vous êtes dépendants du niveau de sécurité et de sauvegarde de l'hébergeur sélectionné.

+ Simple et rapide à mettre en place

+ Aucun équipement requis

+ Payez uniquement pour l'espace dont vous avez besoin

– Dépendant du niveau de sécurité et de sauvegarde de l'hébergeur

– Connexion internet nécessaire

On-Premises

L'hébergement sur ses propres serveurs est moins courant car souvent plus onéreux. Cependant, c'est la méthode qui vous correspondra le mieux si  vous avez des critères de protection de la donnée et de stockage strictes. Cet hébergement a également l'avantage d'être accessible sans accès internet.

+ Disposez d'un contrôle complet de vos données

+ Aucun tiers ne peut accèder à vos données

+ Pas de connexion internet nécessaire

– Nécessite des connaissances techniques spécifiques

– Investissements importants dans des hardwares requis

Cloud ou On-Premises, comment faire le bon choix ?

La solution Hubshare propose différentes possibilités d'hébergements notamment Cloud ou On-Premises. Nos équipes sont disponibles pour échanger avec vous et déterminer celui qui sera le plus adapté à votre entreprise.

7. Des offres tarifaires claires et adaptées à votre entreprise

Les logiciels collaboratifs pour les entreprises sont souvent sources d'économies car, grâce à leur aspect tout-en-un, elles peuvent remplacer de multiples outils. Les coûts varient d'une solution à l'autre et certaines plateformes proposent des offres plus adaptées que d'autres.

Quelques questions sont à prendre en compte lorsque vous comparerez deux services :

• Le tarif est-il évolutif ?
• Y a-t-il une période d'engagement ?
• Quelle est votre capacité de stockage ?
• Le nombre d'utilisateurs est-il limité ?
• Quel sera mon accompagnement ?

8. Testez la plateforme collaborative sélectionnée

Certains éditeurs de plateformes collaboratives vous permettent d'accéder gratuitement pendant une période limitée à leur solution. Pour vous rendre compte de ce que proposent ces interfaces, nous vous conseillons de vous inscrire à ces essais gratuits pour tester leur utilisation réelle. C'est en testant que vous pourrez vous rendre compte de la facilité de la prise en main et de la qualité de la plateforme.

9. Démarrer avec un accompagnement

Une fois que vous aurez trouvé la plateforme qui répond à vos attentes, il sera temps de vous lancer ! Mais par n'importe comment.

Si vous souhaitez que votre plateforme soit utilisée correctement et dans son intégralité, optez pour une solution qui vous propose un accompagnement personnalisé et sur mesure.

Hubshare propose un on-boarding pas à pas pour faire de votre plateforme une réussite. Que vous préfériez bénéficier d'un accompagnement par visio-conférence, téléphone ou en présentiel, une équipe dédiée vous accompagne à chaque étape de votre projet. Les formations sont menées en français ou en anglais selon vos besoins. Après la formation, notre service client reste à votre disposition pour toute autre interrogation ou évolution.

10. Faites le choix d'une plateforme qui évolue au rythme de vos besoins

Le déploiement d'une solution collaborative dans votre organisation ne doit pas être une fin en soi. Les modes de travail et le numérique évoluent rapidement, votre plateforme de travail doit donc être en mesure de s'adapter à tous ces changements.

Chez Hubshare nous sommes conscients de ces enjeux, c'est pourquoi nous nous investissons quotidiennement dans l'innovation et l'amélioration continue de notre interface. Depuis notre création en 2018, nous sommes à l'écoute de nos clients qui sont à l'initiative de nombres évolutions de la plateforme. Dans cette optique, tous les trois mois nous mettons à disposition une nouvelle version de notre solution pour que celle-ci dépasse vos attentes.

Prêts à vous lancer ? 

La mise en place d'une plateforme collaborative est impactant pour votre entreprise et demande du temps. Un bon accompagnement vous permettra de prendre la meilleure décision. L'équipe Hubshare accompagne plus de 25 000 utilisateurs dans le monde et se tient disponible pour vous accompagner dans votre prochain projet.