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7 modifications du système de gestion des documents qui peuvent faire une grande différence

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Au fil des ans, les systèmes de gestion de documents ont évolué au point de devenir un facteur majeur de la productivité de votre organisation… si ce n'est pas le cas ils peuvent encore le devenir, dans les meilleures conditions possibles.

Alors comment exploiter les atouts qui rendent ces solutions si puissantes, en tirant parti de ces “meilleures conditions” à chaque occasion ? Tout simplement en apportant sept petits changements à votre approche, qui se traduisent par une grande, très grande différence avant même que vous vous en rendiez compte.

Créer une culture d'entreprise qui englobe les nouveaux logiciels

La chose la plus importante que vous puissiez faire pour améliorer votre système de gestion de documents est, tout d'abord, d'adopter un nouveau logiciel dès que la situation l'exige. Mais ne vous contentez pas de juste proposer une nouvelle solution à vos employés. Commencez lentement : programmez des sessions de formation pour vous assurer que vos employés savent réellement comment l'utiliser (ce qui en augmentera certainement l'adoption) et soyez disponible pour répondre à leurs questions et préoccupations. La gestion du changement est essentielle ici et la façon dont votre organisation y parviendra sera déterminante pour l'adoption de votre système de gestion documentaire.

Favoriser la collaboration

Vous devez également vous assurer que vous faites de la collaboration un point central de tous vos efforts de gestion documentaire. Elle aura un impact presque immédiat sur la création de contenu, par exemple, car la qualité du travail que vos employés seront en mesure de fournir sera toujours meilleure s'ils peuvent librement s'associer les uns aux autres lors du processus.

De même, les employés doivent comprendre leur rôle dans l'organisation des fichiers, l'étiquetage correct des documents, la suppression des fichiers en double, etc. Tout cela contribue grandement à faire de votre système de gestion de documents un outil performant et donnant des résultats.

Permettre une meilleure communication

Si vous deviez dresser une liste de tous les éléments qui constituent la pierre angulaire de tout projet réussi, la communication figurerait sans aucun doute en tête de liste. L'une des principales raisons pour lesquelles les projets échouent est généralement liée à un manque de communication. C'est pourquoi votre système de gestion de documents est indispensable.

En faisant de votre système de gestion de documents le point central de la communication, vous évitez aux employés d'avoir à utiliser plusieurs applications pour faire avancer leurs projets. De plus, vous éliminerez un autre silo de données dans lequel l'information risquerait de se perdre. C'est pourquoi il est important que vous mettiez en place cette mesure le plus tôt possible.

Un seul administrateur pour superviser

Il s'agit d'une bonne pratique que beaucoup trop d'organisations négligent : avoir un chef de projet (également connu sous le nom d'administrateur de communauté) pour superviser votre système de gestion de documents.

Pour obtenir les meilleurs résultats possibles, essayez de trouver une personne ayant déjà une idée de la façon de faire fonctionner chaque aspect du système. Non seulement cela vous aidera à continuer à donner du sens aux choses, mais cela donnera également un repère vers qui vos employés pourront se tourner en cas de questions ou de préoccupations.

La puissance du versionnage

Le versionnage est un changement formidable à mettre en œuvre dans votre système de gestion de documents. Il permet aux employés d'apporter autant de modifications qu'ils le souhaitent à un fichier, sans écraser le contenu original qu'il contient.

Ainsi, vous pourrez toujours vous référer à une version antérieure d'un document si nécessaire, ce qui est particulièrement important lors de l'édition. De plus, vous serez en mesure de savoir qui a modifié un fichier, pourquoi et quand, ce qui peut être utile à long terme.

L'importance des droits d'accès

Une autre bonne pratique importante que vous voudrez mettre en œuvre consiste à définir des droits d'accès pour chaque fichier et document de votre système. Gardez à l'esprit que tous les employés n'ont pas besoin d'accéder au moindre kilooctet de données pour accomplir correctement leur travail.

Non seulement les droits d'accès vous aideront à éviter toute confusion en veillant à ce que personne ne puisse accéder à un document ou même le modifier s'il n'en a pas expressément besoin, mais vous contribuerez également à la protection de ces documents.

Balisage, balisage, balisage

Enfin, l'un des changements les plus importants que vous pouvez apporter à votre système de gestion de documents consiste à prendre conscience de l'importance des métadonnées et du balisage. Ces derniers permettent de trouver les données essentielles que vous recherchez beaucoup plus facilement qu'auparavant.

Au minimum, vous devriez éliminer toute approximation de l'équation en formant vos employés à étiqueter les fichiers et autres documents de la bonne manière au moment de leur création. Cela permet non seulement de gagner un temps considérable, mais aussi d'augmenter la productivité.

Comme vous pouvez le constater, l'amélioration de votre système de gestion de documents est moins le résultat d'une action majeure que d'une série de petites actions. Mais ces petits ajustements s'ajoutent tous à quelque chose de bien plus puissant qu'ils ne pourraient l'être à eux seuls.

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