2022 et les grandes tendances de la dématérialisation
L’année 2022 est propice aux changements et aux améliorations. Que ce soit à titre personnel ou professionnel, chacun de nous a pu remarquer que le numérique poursuit sa courbe de déploiement et continue de faire partie des priorités des organisations.
Sur le marché de la dématérialisation, l’accent devrait être porté sur plusieurs points :
L’éco-responsabilité
Il est important de rappeler que le numérique pèse environ 4% des émissions de gaz à effet de serre au niveau mondial. Cependant, au vu de sa rapide croissance, des engagements urgents sont à lancer le plus rapidement possible.
Sur le plan du numérique et de la dématérialisation, l’éco-responsabilité sera au centre des initiatives en termes d’évaluation, de sensibilisation, de calcul du bilan carbone, de plan d’action, de feuille de route et de partage de bonnes pratiques. D’autant que pour les collectivités, l’éco-responsabilité se place en obligation avec la loi REEN qui vise à réduire
Le numérique peut se dire vertueux écologiquement lorsqu’il est capable de diminuer l’usage du papier, de prévenir l’apparition de doublons dans les contenus numériques, d’éviter le partage de contenus en pièce jointe dans les emails (hyperliens, portails…) et de réduire le nombre d’échanges entre différentes parties en repensant et en optimisant les processus métiers pour les fluidifier (éditeur et moteur de workflows).
La cybersécurité et le Zéro Trust
C’est un sujet qui revient tous les ans et qui prend de plus en plus d’ampleur avec les années. Cependant, en 2022, avec la prolifération des cyberattaques par ransomwares et autres, absolument toutes les organisations sont visées. Que ce soit le public comme le privé, les petites structures comme les grandes, des hôpitaux aux industries. Tous ont à la fois perdu des données ainsi que de l’argent et parfois même, certaines ont dû payer une rançon et ont vu leur image de marque être écornée. Mais alors comment faire pour sécuriser son information ?
Il s’agit de l’approche Zéro Trust. C’est une approche holistique basée sur le principe de n’accorder pleine confiance ni à aucun utilisateur ni à aucun système et d’attribuer des accès avec le moins de privilèges possibles. Jusque maintenant, l’attention se portait sur la sécurité du réseau physique, l’authentification et les contrôles d’accès. Désormais, cette dernière va se concentrer sur des contrôles au niveau des applications et du contenu, avec des politiques pour chaque type de données. Les plus sensibles devront être identifiées et gouvernées. Les organisations devront être en mesure de contrôler la manière dont les informations sont accessibles et déplacées tout au long de leur cycle de vie. Quant aux fournisseurs, ils devront, eux-aussi, s’adapter à des exigences de sécurité plus strictes mais sans que cela n’affecte la productivité.
Cette approche Zéro Trust devrait logiquement devenir la norme.
La gouvernance de l’information, traçabilité et archivage électronique
L’année 2022 s’avère être celle de la rationalisation, de la simplification ou de la complétion de cette chaîne de gestion de l’information puisque les solutions de traçabilité, de sécurité et de gestion des accès se traduisant par des outils comme les GED (Gestion Electronique des Documents), les SAE (services d’archivage électronique) ou les solutions de traitement des flux entrants (GEC) comme sortants (éditique) verront leur côte grimper en flèche ces prochains mois. Pour cause ? Trop souvent les organisations produisent des données et des contenus numériques mais le SAE est manquant.
La signature électronique
Bien qu’elle soit en pleine expansion depuis deux ans, et encore plus en 2022, on voit le déploiement de la signature électronique dans toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées. La grande nouveauté cette année réside dans l’émergence de solutions de vérification d’identité à distance (avec son smartphone, authentification faciale) et de différentes modalités d’identification, notamment via l’Identité numérique la Poste, mais également via France Connect et France Connect+.
La digitalisation de la relation citoyen pour le secteur public
Les collectivités territoriales ont de plus en plus besoin d’interagir avec les citoyens, que ce soit directement ou indirectement. Depuis environ 5 ans, la dématérialisation a pu voir de nouveaux domaines, comme le service public, s’ouvrir à elle grâce à une meilleure connaissance du marché et des solutions GED/ECM. La crise sanitaire a vu naître l’essor des usages et des outils collaboratifs qui ont également mis en lumière des besoins en matière de GED et de solutions permettant de sauvegarder et structurer l’information.
Certaines organisations se rendent désormais comptent du champ de possibilités que peuvent offrir les solutions qu’elles utilisaient déjà. Cela passe par des interconnexions aux outils métiers déjà en place et l’ajout de modules additionnels comme la signature électronique ou des fonctions d’automatisation qui permettent d’accélérer les circuits de décision / validation. Même si de nombreux projets ont été orchestrés autour des finances et des marchés publics en 2020 et 2021, il semble tout de même que la dématérialisation des processus RH soit désormais l’une des priorités dans la sphère publique.
Le travail hybride et la collaboration
Personne n’a pu y échapper durant ces deux dernières années : la gestion du travail hybride et de la collaboration en entreprise a été l’un des plus grands défis. La principale difficulté réside dans le fait de pouvoir mettre en place et développer le collaboratif ainsi que les interactions dans l’entreprise en mode hybride. Plusieurs questions se posent alors ; quel matériel choisir pour les visioconférences ? Quelle plateforme utiliser pour favoriser cette collaboration ? Une GED, un ECM, une Digital Workplace, Teams ? Quoiqu’il en soit, une nouvelle organisation d’équipe s’impose.
Des recrutements compliqués
Dans ce contexte particulier, les entreprises ont tout intérêt à soigner leur parcours RH afin de mettre toutes les chances de leur côté. On note pour cette année, selon le baromètre Business réalisé par Archimag pour le salon Documation, que 90% des exposants souhaitent embaucher en 2022, contre 54 % en 2021 ! Preuve de la vitalité du secteur de la digitalisation et de l’automatisation et de la hausse de la demande des besoins. Reste à voir si l’offre sera en adéquation avec la demande, si les compétences recherchées seront trouvées et si les entreprises arriveront à fidéliser leurs nouveaux talents. Le rapport est en train de s’inverser puisque ce sont désormais les entreprises qui doivent s’essayer à séduire les candidats. Et puisque ce rapport est nouveau, de nouvelles “normes” doivent être mises en place : le télétravail, les avantages sociaux, la culture et les valeurs de l’entreprise.
L’automatisation afin éviter les tâches répétitives et les erreurs
Qui dit automatisation dit workflow, RPA, IA, BPO, BPM, Case Management… autrement dit, toutes les technologies permettant d’automatiser certaines tâches (saisie manuelle d’informations, copier/coller d’un logiciel à un autre…), de fluidifier les processus d’entreprise, de les accélérer ou encore de les fiabiliser. Toutes ces technologies sont à l’honneur cette année. Bien que bon nombre d’entreprise avaient déjà sauté le pas de la transformation de leurs pratiques, dans le domaine de la dématérialisation, depuis plus de deux ans, le prochain grand pas, est à coup sûr, celui de l’automatisation.
L’IA et l’amélioration de la recherche d’information
Jusqu’à présent, en termes de gestion de l’information, l’IA était surtout concentrée sur la compréhension du contenu et les actions de l’utilisateur. Ces informations étaient utilisées pour classer les documents et en extraire la bonne information. L’évolution naturelle se tourne vers l’anticipation des besoins de l’utilisateur afin de lui servir sur un plateau les informations qui l’intéressent. Grâce à l’IA, votre recherche d’informations ne se limitera plus à seulement trouver des documents contenants des mots clés spécifiques mais bien à un ensemble de résultats basés sur la compréhension de ce que vous recherchez. Grâce à cela, les éditeurs de solutions peuvent commencer à fournir des recommandations de contenu plus pertinentes (parcours et rebonds documentaires etc.) selon votre identité et la tâche que vous souhaitez accomplir. L’objectif derrière cela est que le logiciel soit capable d’analyser seul les données afin de proposer des parcours utilisateurs enrichis ; plus ouverts dans l’utilisation des ressources et capable de guider au mieux chaque utilisateur vers les contenus qui feront la différence pour lui.
La collaboration à l’externe
Il s’agit tout à la fois de pouvoir partager et recevoir de l’extérieur ; de fédérer l’écosystème interne et externe de l’entreprise (clients, fournisseurs, partenaires). Pour pallier cela, les portails collaboratifs sont un outil clé connaissant un fort succès. Ces derniers doivent être couplés à un socle de gestion de l’information afin que les échanges se fassent de façon encadrée et sécurisée.
Les tendances que l’on découvre depuis le début de l’année 2022 sont donc synonymes de grands changements et de nouvelles habitudes sur le marché de la dématérialisation.