Charles River Laboratories
Charles River Laboratories Prozessautomatisierung und spart Millionen
Höhepunkte
- Geschätzte jährliche Kosteneinsparungen von 2,4 Millionen Dollar durch verbesserte Prozesseffizienz
- 9.600 Stunden pro Jahr eingespart durch automatisierte Dokumenten-Workflows
- Jährliche Einsparungen von 326.400 US-Dollar bei den Kosten für elektronische Signaturen
Anwendungsfall
Risiko- und Compliance-Management
Projektinformationsmanagement
Kundeninformationsmanagement
Branche
CRO/Biowissenschaften: Arzneimittelforschung und -entwicklung
Land
United States
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Vorstellung
Mit mehr als 20.000 Mitarbeitern weltweit ist das Arzneimittelforschungsunternehmen Charles River Laboratories CRL) der weltweit größte Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Forschung, Datenerhebung, nichtklinische Entwicklung und Arzneimittelsicherheit. Das in Massachusetts ansässige Unternehmen war 2021 an 85 % der von der FDA zugelassenen Studien zur Arzneimittelentwicklung maßgeblich beteiligt.
CRL verarbeitet jedes Jahr Zehntausende von Dokumenten für Kunden, wobei enge Fristen und hohe Qualitätsansprüche gelten. Diese Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil der Einreichungsprozesse von Pharmaunternehmen für die Zulassung von Arzneimitteln. „Wir sind stets bestrebt, unseren Kunden Daten effizienter zur Verfügung zu stellen, und im Hinblick auf die Optimierung wird der Zugriff auf die Metadaten rund um die Dokumente immer wichtiger“, so Jenith Charpentier, Senior Director, Data and Report Delivery Services bei CRL.
Ein wichtiger Schwerpunkt von CRL ist die Überwachung der regulierten, studienbezogenen Dokumentation zur Sicherheitsbewertung. Komplexe Fachgebiete wie Arzneimittelprotokolle, Tabellen und Testberichte können innerhalb kurzer Zeit zu einem enormen Dokumentenaufwand führen. Der Geschäftsbereich Sicherheitsbewertung von CRL ist an 20 Datenstandorten tätig – gegenüber fünf Standorten im Jahr 2010. Das Team dieses Geschäftsbereichs arbeitet standortübergreifend zusammen, um Protokolle und Prozesse zu dokumentieren und wissenschaftliche Untersuchungen durchzuführen.
„Jedes Protokoll ist ein gemeinschaftlicher Prozess mit unseren Kunden, Aufsichtsbehörden und internen Wissenschaftlern, um sicherzustellen, dass wir die bestmögliche Studie für diese Untersuchung vorbereiten“, sagte Jenith. „Es gibt mehrere Ebenen interner Überprüfungen, die es zu bewältigen gilt, sowie einen regen Austausch mit dem Kunden, und wir müssen die Kommentare mit den Versionen abgleichen, um sicherzustellen, dass wir alles in der endgültigen Vereinbarung festhalten.“
Während ihr Team Studien verarbeitet, sammelt es Daten in mehreren regulierten Plattformen, die detaillierte Dokumentationen sowie formatierte Ausgaben für die Analyse und Datenpräsentation generieren. „Um den Hauptbericht zu erstellen, können wir Hunderte von Dateien kombinieren, die einer unabhängigen Überprüfung unterzogen wurden und komplexe Strukturen aufweisen“, fügte Jenith hinzu. „Dieses Dokument wird ebenfalls geprüft, überarbeitet und einer Qualitätssicherung unterzogen, bevor es an den Kunden weitergegeben wird.“
Offensichtlich erforderte die komplexe und umfangreiche Verarbeitung von Berichten, Datensätzen und regulatorischen Protokollen eine bahnbrechende, kontextbezogene Dokumentenmanagement-Plattform, die es den Mitarbeitern von CRL ermöglichen würde, Informationen schneller zu finden, Informationschaos zu beseitigen und optimale Prozesseffizienz und -genauigkeit zu gewährleisten. Die Plattform von CRL konnte die hohen Erwartungen des Unternehmens jedoch nicht erfüllen.
Die Herausforderungen vor M-Files
Mit einer klassischen Ordnerstruktur verfügte die Dokumentenmanagement-Plattform von CRL nicht über die Fähigkeit, Dokumente aus Standardsystemen automatisch hochzuladen – Wissensarbeiter mussten Stunden damit verbringen, Dateien manuell an den richtigen Stellen abzulegen.
Darüber hinaus wurden Dateien in der Dokumentenmanagement-Infrastruktur häufig in einem „schwarzen Loch“ gespeichert, was die Suche erschwerte und frustrierend machte. Mit der Zeit beeinträchtigten Abweichungen bei der Benennung und Speicherung von Dateien die Produktivität.
„Also, ich klicke mich durch – ich arbeite auf dieser Website und arbeite an dieser Studie und dieser Art von Datei unter dieser Art von Kategorie“, sagte Jenith. „Möglicherweise müssen Sie sieben Ebenen durchgehen, bevor Sie zu Ihrer Datei gelangen.“
„Und dann – hoppla – was wäre, wenn Ihr Kollege anders interpretiert hätte, wo diese Datei abgelegt werden sollte?“, fügte sie hinzu. „Dann müssen Sie vier Ebenen zurückgehen und die andere Pipeline des Baums durchlaufen, um zu sehen, ob Sie sie dort finden können. Das war also unsere Aufgabe, und das war sozusagen eines der Probleme, die damit verbunden waren.“
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigte CRL eine Lösung, mit der Projekte schneller an Kunden geliefert werden konnten und gleichzeitig klare Berichtsstandards und einheitliche Systeme an allen über 20 Standorten durchgesetzt werden konnten. CRL benötigte außerdem eine Lösung, die mit minimalen Unterbrechungen implementiert werden konnte, um die aktuelle Datenlast zu bewältigen und mit dem raschen Wachstum Schritt zu halten.
„Charles River befand sich an einem technologischen Scheideweg und benötigte eine verbesserte Dokumentenmanagement-Lösung, um sein Wachstum zu unterstützen. M-Files die Konkurrenz in den Berechnungen von CRL hinsichtlich Zeitersparnis bei vorrangigen Aufgaben und Gesamtkosteneinsparungen.“
Jenith Charpentier, Senior Director, Daten- und Berichtslieferungsdienste, Charles River Laboratories
Die Lösung mit M-Files
Nach der Untersuchung von 19 Anbietern von Dokumentenmanagement-Lösungen hat CRL die Auswahl auf fünf Anbieter eingegrenzt. Teil dieses Prozesses war auch die Durchsicht Gartner . M-Files von Kunden in der Gartner Peer Insights Voice of the Customer: Content Services Platforms” vom März 2022 als „Customers’ Choice” ausgezeichnet. In dem Bericht M-Files einer von fünf Anbietern, die eine über dem Marktdurchschnitt liegende Bewertung und die Auszeichnung „Customers’ Choice“ erhielten. Tatsächlich würden 95 Prozent der Befragten M-Files weiterempfehlen.
Jenith merkt jedoch an, dass die Flexibilität M-Filesden Ausschlag gegeben hat: „Als Auftragsforschungsinstitut stellen wir manchmal fest, dass Standardlösungen nicht unseren Anforderungen entsprechen“, sagte sie. „Wir waren begeistert von der Möglichkeit, Tresore und Workflows auf der Grundlage unserer Prozesse zu erstellen, und auch von den Möglichkeiten der systemübergreifenden Verbindung.“
Als branchenführende, metadatengesteuerte und kontextbezogene Dokumentenmanagement-Plattform half M-Files dem CRL zu verstehen, wie Dokumentenworkflows für die untersuchten Designs des CRL am besten automatisiert werden können, was wiederum die Effizienz anderer Prozesse steigerte.
„Die Bemühungen, die wir gemeinsam mit dem M-Files im Hinblick auf die Konfigurationen für die Berichterstellung und Veröffentlichungsvorbereitung unternommen haben, haben uns wirklich neue Möglichkeiten eröffnet“, sagte Jenith.
„Wir haben beispielsweise ein separates Veröffentlichungssystem entwickelt, das auf einer Sammlung von Informationen, Dokumenten und Metadaten aus M-Files basiert. Dies war eine wirklich kreative und kollaborative Lösung, die unsere Leistungsfähigkeit deutlich gesteigert hat.“
Das Ergebnis
Heute nutzt CRL M-Files spezielle Ansichten zu erstellen, mit denen Workflow-Status überwacht und die Akzeptanz und der Fortschritt bewertet werden können. Benutzer können die Arbeitsbelastung einzelner Mitarbeiter und Teams auf eine Weise einsehen und nachvollziehen, die mit einer herkömmlichen Datei-Ordner-Struktur nicht möglich gewesen wäre.
Darüber hinaus nutzt CRL M-Files automatisierte Übergaben innerhalb von Workflows zu erleichtern, erforderliche elektronische Signaturen zur effizienten Erfüllung gesetzlicher Vorschriften einzuholen und einen aufschlussreichen Überblick über den Status jedes einzelnen Dokuments zu erhalten. Mit M-Files reduziert CRL außerdem Geschäftsrisiken, indem es zugängliche Dokumentenhistorien pflegt, um die erforderlichen Prüfpfade zu erstellen und gesetzliche Vorschriften zu erfüllen.
Jenith fügte hinzu, dass ihr Team die Metadaten von Dokumenten innerhalb einer Arzneimittelstudie nutzen kann, um geeignete Vorlagen auszuwählen.
„Das alles geschieht also ganz organisch innerhalb des Dokumentenmanagementsystems“, sagte Jenith.
„Und wir müssen nicht mehr auswählen und das Ganze in einem Veröffentlichungssystem neu erstellen. Es ist alles schon da. Das ist ein großer Gewinn in Bezug auf die Zeit. Auch in Bezug auf die Lizenzierung war das ein großer Gewinn“, fügte sie hinzu. Vor M-Files verwendete CRL nach einer Reihe von Fusionen und Übernahmen drei verschiedene Veröffentlichungssysteme. Jetzt verwendet Jeniths Team nur noch eines. „Wenn wir also an einem Standort wenig Arbeit haben und an einem anderen Standort viel, können wir ganz einfach Aufgaben übernehmen.“
Heute, Charles River Laboratories Das Unternehmen nutzt M-Files, um Studienprozesse zu optimieren und so Zeit, Kosten und manuellen Aufwand zu sparen und gleichzeitig den ROI zu steigern. „Mit M-Files können wir Elemente des Studiendesigns verstehen – wir erhalten Informationen über unseren Kunden, unsere Vorlagen und unsere Standorte und können anhand dieser Metadaten gezielte Maßnahmen ergreifen. Dies ist Teil dessen, was wir in unserer gesamten Datenpipeline und unseren Bemühungen zur Datenbereitstellung implementieren möchten“, sagte Jenith.
Ein Vergleich der Einsparungen zwischen dem früheren Dokumentenmanagementsystem von CRL und M-Files Folgendes:
- Optimierte elektronische Signaturen, Validierung, Berichterstellung und Veröffentlichung
- Verbesserte, kontextorientierte Dokumentenmanagementplattform, integriert mit externen
Repositories ohne kostspielige Migration. - 15 Sekunden Zeitersparnis pro verarbeitetem Dokument – 8.658 Stunden pro Jahr
- Geschätzte Gesamteinsparungen: 2,4 Millionen Dollar
„Vor der Einführung von M-Files verwendete CRL nach einer Reihe von Fusionen und Übernahmen drei verschiedene Veröffentlichungssysteme. Mit M-Files haben wir ein separates Veröffentlichungssystem entwickelt, das auf einer Sammlung von Informationen, Dokumenten und Metadaten aus M-Files basiert. Dies war eine wirklich kreative und kollaborative Lösung, die unsere Leistungsfähigkeit gesteigert hat.“
Jenith Charpentier, Senior Director, Daten- und Berichtslieferungsdienste, Charles River Laboratories
„Ich mache das schon seit langer Zeit und es fällt mir leicht zu erkennen, wenn ein Anbieter aktiv auf Ihre Bedürfnisse eingeht und Ihnen Wege aufzeigt, wie das System Ihnen dabei helfen kann, diese zu erfüllen – anstatt nur die Marketingmaterialien umzuformulieren“, sagte Jenith. „Es war spannend, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das sich von Anfang an für unsere Ideen interessiert hat, und ich freue mich sehr über die Fortsetzung dieser Zusammenarbeit.“
Für Jenith ist der Erfolg der Partnerschaft ein natürliches Spiegelbild des Erfolgs des CRL-Teams: „Wir haben weltweit etwa 20.000 Mitarbeiter. Ihre Zusammenarbeit und Effizienz trugen dazu bei, dass wir 2021 einen Umsatz von 3,5 Milliarden US-Dollar erzielten, was einem Wachstum von mehr als 20 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht“, sagte sie.
M-Files in der Praxis
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