Max Grundig Klinik
Transformation des Informationsmanagements im Gesundheitswesen mit M-Files in der Max Grundig Klinik
Höhepunkte
- Zentralisiertes und konformes Informationsmanagement: Einheitliche Verwaltung von mehr als 1,6 Millionen Patientendokumenten unter vollständiger Einhaltung der DSGVO und des deutschen Digitales-Versogungs-Gesetz (DVG).
- Geringere Betriebskosten mit M-Files Cloud: 17 % geringere monatliche Gesamtbetriebskosten und um fast 20 % reduzierte jährliche IT-Wartungskosten im Vergleich zur bisheringen Lösung.
- Nahtloser Zugriff und Zusammenarbeit: Sicherer Zugriff auf Patientenakten jederzeit und von jedem Gerät aus.
- Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation mit Patienten durch M-Files Hubshare.
- Zukunftsfähige digitale Grundlage: Skalierbare und flexible Plattform, die KI-gesteuerte Innovationen unterstützt und vollständig papierlose klinische Arbeitsabläufe ermöglicht.
Anwendungsfall
Management von Kundeninformationen
Qualitätsmanagement
Branche
Medizin & Gesundheit
Land
Deutschland
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Vorstellung
Die Max Grundig Klinik ist eine Privatklinik im Südwesten Deutschlands nahe der französischen Grenze, die sich auf Innere Medizin, Psychosomatik und Radiologie spezialisiert hat. Die Klinik legt Wert auf einen ganzheitlichen Gesundheitsansatz, bei dem Körper und Geist als Einheit betrachtet werden und fortschrittliche Diagnostik mit Vorsorge kombiniert wird. Die Abteilung für Innere Medizin bietet umfassende Gesundheitscheck-Programme an, während die spezialisierte psychosomatische Klinik eine personalisierte Behandlung für psychische Gesundheit unterstützt. Das hauseigene Radiologiezentrum verfügt über moderne Bildgebungsgeräte, um eine nahtlose Diagnostik und effiziente Versorgung zu gewährleisten.
Um weiterhin hochwertige, patientenorientierte Dienstleistungen anbieten zu können, erkannte die Klinik die Notwendigkeit einer umfassenden digitalen Transformation. Ihre IT-Landschaft, die auf mehreren Altsystemen und einer lokalen Infrastruktur basierte, war nicht mehr geeignet, um moderne Abläufe im Gesundheitswesen zu unterstützen. Die Organisation machte sich daran, eine einheitliche, sichere und kompatible Informationsmanagementumgebung zu schaffen, die die Effizienz verbessern, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und einen nahtlosen Informationsfluss zwischen allen Abteilungen ermöglichen sollte.
Die Herausforderungen vor M-Files
Unverbundene Systeme und Informationssilos
Vor der Einführung von M-Files arbeitete die Max Grundig Klinik in einer komplexen und unverbundenen IT-Umgebung, die zu erheblichen Ineffizienzen führte. Jede Abteilung, einschließlich Radiologie, Verwaltung und Pflege, verwendete ihr eigenes System, um Informationen separat zu speichern. Die meisten Dokumente waren statische PDF-Dateien ohne Metadaten, was es für die Mitarbeiter schwierig und zeitaufwändig machte, wichtige Patienten en zu finden. Ärzte mussten oft mehrere Systeme durchsuchen, um ein einzelnes Dokument zu finden, was die Entscheidungsfindung verlangsamte und die Produktivität beeinträchtigte.
Eingeschränkte Suchbarkeit und starre Archivierung
Der SAP-basierte Archivierungsprozess der Klinik sorgte für zusätzliche Komplexität. Jedes Dokument erhielt eine eindeutige ID, die es mit dem System verknüpfte. Wenn die Archivierungsschnittstelle ausfiel oder die ID verloren ging, war die Datei nicht mehr zugänglich. Eine Suche innerhalb von Dokumenten oder nach medizinischen Begriffen war nicht möglich, was die Möglichkeit einschränkte, wichtige Informationen schnell abzurufen. Gleichzeitig wurden in einigen Abteilungen weiterhin papierbasierte Arbeitsabläufe verwendet, was die Ineffizienz weiter verstärkte.
Herausforderungen hinsichtlich Skalierbarkeit und Compliance
Speicherung und Compliance waren ein ständiges Problem. Mit über 1,6 Millionen Dokumenten in ihren Systemen, darunter Patientenakten, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, und radiologische Bilder (Röntgenbilder), die dreißig Jahre lang aufbewahrt werden müssen, war die Infrastruktur der Klinik stark belastet. Die Erweiterung der Kapazitäten erforderte manuelle Eingriffe, und Ausfallzeiten während der Wartung waren an der Tagesordnung. „Wir mussten ständig die Speicherkapazität und die Systemstabilität überwachen“, erklärt Arne Lehmann, Chief Information Officer der Max-Grundig-Klinik. „Es war klar, dass wir eine intelligentere und skalierbarere Lösung brauchten.“
„M-Files ist für uns zu einem Felsen in der Brandung geworden. Selbst wenn lokale Systeme ausfallen, können wir von überall aus sicher auf Patientendaten zugreifen.“
Arne Lehmann, Chief Information Officer, Max Grundig Klinik
„Wir haben viel von dem einzigartigen Ansatz von M-Files zum Informationsmanagement gelernt, der sich auf Metadaten und nicht nur auf Dokumente konzentriert.“
Arne Lehmann, Chief Information Officer, Max Grundig Klinik
„Durch die Kombination von M-Files und KI können wir Patientendaten vorab analysieren und nur das präsentieren, was relevant ist“, erklärt Arne. „Das spart Zeit und hilft unseren Ärzten, sich auf die Behandlung zu konzentrieren.“
Arne Lehmann, Chief Information Officer, Max Grundig Klinik
Die Lösung mit M-Files
Nach der Bewertung mehrerer Anbieter entschied sich die Max Grundig Klinik aufgrund der metadatengesteuerten Architektur und des cloudbasierten Designs für M-Files. Die Klinik suchte nicht nur nach einer Speicherlösung, sondern nach einem System, das Informationen innerhalb der gesamten Organisation intelligent organisieren, strukturieren und verknüpfen konnte.
Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit mit M-Files Cloud
Die Klinik ersetzte ihre lokalen Server durch eine moderne, sichere und skalierbare M-Files Cloud-Umgebung. Diese Bereitstellung verbesserte sofort die Zuverlässigkeit und beseitigte Ausfallzeiten aufgrund von Wartungs- oder Hardwareproblemen. M-Files entspricht außerdem vollständig dem deutschen Digitalen Gesundheitsgesetz (DVG) und den neuesten deutschen Cybersicherheitszertifizierungen, die eine zertifizierte Cloud-Speicherung von Patientendaten unter strengen gesetzlichen und Sicherheitsstandards ermöglichen.
Zentraler Zugriff und Integration mit M-Files Web Client
M-Files dient nun als zentrale Informationsdrehscheibe für alle medizinischen und administrativen Dokumente. Dank seines metadatengesteuerten Ansatzes können Benutzer Informationen nach Patientennamen, Dokumenttyp oder klinischer Relevanz suchen, anstatt sich auf Dateinamen oder Ordner zu verlassen. Durch die Volltext-OCR ist jedes Dokument durchsuchbar. Der M-Files Web Client bietet sicheren Zugriff von jedem Gerät aus und gibt Ärzten und Mitarbeitern die Flexibilität, auf Desktops, Tablets oder Smartphones zu arbeiten, ohne lokale Software installieren zu müssen.
Nahtlose KIS-Integration und externe Zusammenarbeit mit M-Files Hubshare
Die Integration von M-Files in das Krankenhausinformationssystem (KIS) hat die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessert. Ärzte können Dokumente direkt aus einer Patientenakte öffnen und alle relevanten Informationen in einer Ansicht aufrufen. Die Klinik nutzt außerdem M-Files Hubshare, wodurch sie Berichte, Einverständniserklärungen und Rechnungen sicher mit Patienten und externen Partnern austauschen kann. „M-Files ist für uns zu einem Felsen in der Brandung geworden“, sagt Arne. „Selbst wenn lokale Systeme ausfallen, können wir von überall aus sicher auf Patientendaten zugreifen.“
Das Ergebnis
Verbesserte Effizienz und Compliance
Seit der Einführung von M-Files hat die Max Grundig Klinik ihre Informationsmanagementprozesse umgestellt. Ärzte können nun Patienteninformationen innerhalb von Sekunden finden, unterstützt durch Metadaten und Volltextsuche in allen digitalisierten Unterlagen. Jede Abteilung verfügt über angepasste Zugriffsansichten, die auf ihre Arbeitsabläufe abgestimmt sind. So sehen Kardiologen beispielsweise sofort Elektrokardiogramme (EKGs) und frühere Testergebnisse, während das Finanzteam nur Zugriff auf autorisierte Finanzdokumente hat. Dieser maßgeschneiderte Ansatz hat sowohl die Effizienz als auch die Compliance verbessert.
Geringere jährliche IT-Kosten und reduzierte Gesamtbetriebskosten
Die Umstellung auf M-Files Cloud hat zu messbaren Kosteneinsparungen geführt. Durch die Abschaffung des alten Archivierungssystems konnte die Klinik die jährlichen IT-Wartungs- und Infrastrukturkosten um fast 20 % senken und gleichzeitig eine zuverlässigere und skalierbarere Umgebung schaffen. Die Speicherkapazität passt sich nun automatisch an, sodass keine manuelle Verwaltung mehr erforderlich ist. „Ich muss mir keine Gedanken mehr über den Speicherplatz machen“, bemerkt Arne. „Der benötigte Speicherplatz passt sich automatisch in der Cloud an.“
Eine detaillierte Analyse der Gesamtbetriebskosten (TCO) bestätigte weitere finanzielle Vorteile. Durch die Entscheidung für M-Files entfiel für die Klinik die Notwendigkeit, in neue Hardware, Software und Lizenzen für ein Ersatzarchivierungssystem zu investieren. Über einen Vergleichszeitraum von fünf Jahren hinweg waren die monatlichen Gesamtkosten für den Betrieb von M-Files um 17 % niedriger als die Kosten für die Wartung einer lokalen Installation.
„Ich muss mir keine Gedanken mehr über den Speicherplatz machen. Er passt sich automatisch in der M-Files Cloud an.“
Arne Lehmann, Chief Information Officer, Max Grundig Klinik
Wichtig ist, dass das alte Archivierungssystem über die grundlegende Speicherung hinaus keine zusätzlichen Funktionen bot. M-Files hingegen bietet erweiterte Funktionen wie Metadaten, Workflow-Automatisierung und M-Files Hubshare für eine sichere Zusammenarbeit. Die berechneten Einsparungen spiegeln nur die Infrastrukturkosten wider und beinhalten noch nicht die umfassenderen Prozesseffizienzen und Produktivitätssteigerungen, die M-Files der Klinik gebracht hat.
Verbessertes Patientenerfahrung und Zukunftsvision
Auch die Kommunikation mit den Patienten hat sich deutlich verbessert. Über M-Files Hubshare können Patienten vor ihrem Besuch Dokumente, Einverständniserklärungen und radiologische Bilder in digitaler Form erhalten. Internationale Patienten können aus der Ferne auf Berichte zugreifen, und die Verwaltungsteams können Informationen sicher austauschen. „Unsere Patienten sind begeistert“, sagt Arne. „Sie können die Unterlagen zu Hause durchsehen und leichter mit uns kommunizieren.“
Für die Zukunft plant die Max Grundig Klinik den Aufbau eines Patientenportals, das Online-Terminvereinbarungen, Telemedizin-Dienste und digitale Signaturen umfasst und vollständig von M-Files und M-Files Hubshare unterstützt wird. Die Klinik bereitet außerdem die Integration KI-gestützter Lösungen vor, die Arzt-Patienten-Gespräche transkribieren und wichtige medizinische Informationen automatisch extrahieren können. „Durch die Kombination von M-Files und KI können wir Patientendaten vorab analysieren und nur das präsentieren, was relevant ist“, erklärt Arne. „Das spart Zeit und hilft unseren Ärzten, sich auf die Behandlung zu konzentrieren.“
Kundenerfahrung und Zusammenarbeit mit M-Files
Der Implementierungsprozess verlief reibungslos und effizient. Das Projektteam der Max Grundig Klinik hob die Professionalität und Reaktionsfähigkeit von M-Files während der gesamten Zusammenarbeit hervor. „Die Projekterfahrung war sehr unkompliziert“, erinnert sich Arne. „Wir haben viel von dem einzigartigen Ansatz von M-Files zum Informationsmanagement gelernt, der sich auf Metadaten und nicht nur auf Dokumente konzentriert.“ Er stellte fest, dass die technischen und Support-Teams von M-Files stets schnelle Antworten und praktische Lösungen lieferten. Selbst als neue Anforderungen hinzukamen, wie beispielsweise die Integration von KI-gesteuerten Diensten, zeigte M-Files Flexibilität und Offenheit für Innovationen. „Der Support ist schnell, die Zusammenarbeit ist lösungsorientiert und es herrscht das klare Gefühl, dass nichts unmöglich ist“, fasst Arne zusammen. „Das macht M-Files zu einem wertvollen langfristigen Partner für uns.“
„Unsere Patienten lieben M-Files Hubshare. Sie können Unterlagen zu Hause durchsehen und leichter mit uns kommunizieren.“
Arne Lehmann, Chief Information Officer, Max Grundig Klinik
Wichtigste Vorteile
- Einheitliches und cloudbasiertes Dokumentenmanagement in allen Abteilungen
- Schnelle und genaue Suche in mehr als 1,6 Millionen Datensätzen
- Verbesserte DSGVO-Konformität und rollenbasierte Datensicherheit
- 17 % niedrigere monatliche Gesamtbetriebskosten im Vergleich zu Altsystemen
- Fast 20 % geringere laufende IT-Wartungskosten pro Jahr
- Bessere Zusammenarbeit und Patientenkommunikation durch M-Files Hubshare
- Skalierbare Grundlage für KI-gestützte Innovation und papierlosen Betrieb
„Der M-Files Support ist schnell, die Zusammenarbeit ist lösungsorientiert und es herrscht das klare Gefühl, dass nichts unmöglich ist. Das macht M-Files zu einem wertvollen langfristigen Partner für uns.“
Arne Lehmann, Chief Information Officer, Max Grundig Klinik
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