METTEN Stein+Design
METTEN Stein+Design transformiert die Rechnungsbearbeitung mit M-Files: Von sieben auf einen Tag
Höhepunkte
- Verkürzte Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen verringerte sich um fast 90 % von bis zu sieben Tagen auf nur einen Tag.
- Verbesserte Zugänglichkeit und Effizienz: Mitarbeiter haben jetzt über den M-Files Desktop-Client oder den Web-Client für Mac-Benutzer vollen Zugriff auf alle Geschäftsdokumente.
- Digitalisierung: Die Umstellung von der manuellen auf die digitale Dokumentenbearbeitung hat zu erheblichen jährlichen Kosteneinsparungen geführt.
- Verbesserte Genauigkeit: Durch die automatisierte Datenerfassung und die Integration mit dem bestehenden ERP-System wurden Fehleingaben minimiert und die Genauigkeit der Rechnungsbearbeitung verbessert.
Anwendungsfall
Rechnungsbearbeitung
Qualitätsmanagement
Branche
Produktion und Handel
Land
Deutschland
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Vorstellung
METTEN Stein+Design GmbH & Co KG, ein Familienunternehmen und Innovationsführer in der deutschen Betonsteinfertigung, ist seit über 80 Jahren am Markt präsent. Gegründet 1938 von zwei Brüdern in Bergisch Gladbach, hat sich METTEN auf die Entwicklung und Patentierung von Spezialsteinen konzentriert. Heute werden die Produkte nicht nur in Europa und den USA hergestellt, sondern auch in Südkorea, Saudi-Arabien, Dubai und Israel, dank eines weltweiten Netzes von Lizenznehmern.
Die Herausforderungen vor M-Files
METTEN Stein+Design stand bei seinen Dokumentenmanagement-Prozessen vor mehreren großen Herausforderungen. Das Unternehmen erhält durchschnittlich 750 Rechnungen pro Monat, von denen 70 % noch in Papierform vorliegen. Der manuelle Prozess des Sichten, Stempelns und Versendens von Rechnungen an die zuständigen Abteilungen zur Genehmigung konnte bis zu sieben Tage dauern. Dies führte häufig dazu, dass Skontofristen versäumt wurden und die Übersicht über die ausstehenden Posten fehlte. Mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie wurde die Notwendigkeit der elektronischen Dokumentenverarbeitung durch die Verlagerung von Arbeitsplätzen and andere Orte noch deutlicher. Anfänglich mussten alle eingehenden Rechnungen an die von zu Hause aus arbeitenden Buchhaltungsmitarbeiter geschickt werden, was auf Dauer nicht praktikabel war. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen führte zu häufigen Fehlern bei der Dateneingabefehlern und zu Ineffizienzen bei der Verfolgung und Bearbeitung von Dokumenten.
"Wir haben erkannt, dass dieser Ansatz nicht nachhaltig ist, und haben dies unserem ERP-Systemanbieter OGS mitgeteilt", erklärt Ronny Hilden, der bei METTEN Stein+Design für Personal, Organisation und IT zuständig ist.
Die Lösung mit M-Files
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, implementierte METTEN Stein+Design mit Hilfe von DMSFACTORY mehrere Lösungen. Das Unternehmen führte das System M-Files Knowledge Work Automation ein, das in sein ERP-System OGSiD integriert ist. Ergänzt wurde dies durch DMSFACTORY ContextView für ein optimales Benutzererlebnis und DMSFACTORY SmartCapturing für die automatische Datenerfassung. METTEN forderte seine Lieferanten auf, Rechnungen elektronisch zu versenden und erreichte damit eine Erfüllungsquote von 95 %. Dadurch wurde die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen erheblich reduziert. Mit SmartCapturing werden die Daten von Rechnungen regelmäßig ausgelesen und einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen. Wenn alle relevanten Daten eindeutig erkennbar sind, wird die Rechnung automatisch in M-Files verarbeitet. Fehlen Informationen, werden diese manuell ergänzt und der Lieferant wird in OGSiD für die Zukunft neu angelegt.
"Unsere Partnerschaft mit DMSFACTORY war ausgezeichnet. Wir standen in ständigem Kontakt, um alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen, und alle Probleme wurden umgehend gelöst. Die Live-Installation verlief reibungslos und es gab keine Probleme. Dieser Ansatz hat natürlich die Akzeptanz der Mitarbeiter von Anfang an erhöht", so Herr Ronny Hilden.
Das Ergebnis
Verkürzung der Bearbeitungszeit auf einen Tag bei gleichzeitiger Ermöglichung des Arbeitens von jedem Ort aus
Die Einführung von M-Files brachte METTEN Stein+Design zahlreiche Vorteile. Die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen verringerte sich von bis zu sieben Tagen auf nur einen Tag. Diese Verbesserung ermöglichte es dem Unternehmen, Skontofristen auszunutzen und eine bessere Übersicht über ausstehende Posten zu behalten. Mitarbeiter, auch solche, die von unterwegs arbeiten, haben nun über den M-Files Desktop-Client oder den Web-Client für Mac-Benutzer vollen Zugriff auf alle Geschäftsdokumente. Dadurch wurden die Suchzeiten minimiert und die Gesamteffizienz verbessert. Das Unternehmen muss nicht mehr jährlich alte Papierdokumente schreddern und vernichten, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Durch die automatisierte Datenerfassung und die Integration mit dem ERP-System wurden Fehleingaben minimiert und die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung verbessert. Zusätzlich zu den Rechnungen speichert METTEN nun auch eingehende Lieferantenrechnungen, ausgehende Lieferscheine, Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen in M-Files. Das umfassende System zur Automatisierung der Wissensarbeit hat die Abläufe in den verschiedenen Abteilungen rationalisiert.
"Wir haben die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen von bis zu sieben Tagen auf nur einen Tag reduziert", sagt Anne Mathiak, Leiterin der Buchhaltung bei METTEN Stein+Design.
Pläne für die Zukunft
METTEN Stein+Design baut die Nutzung von M-Files weiter aus. Das Team arbeitet daran, bestimmte eingehende E-Mail-Bestellungen langfristig über M-Files zugänglich zu halten, um sicherzustellen, dass wichtige Bestellungen über Jahre hinweg verfügbar und nachvollziehbar bleiben. Außerdem plant das Unternehmen, Warenrechnungen mit Bestellbezug im neuen System zu verarbeiten, um die Effizienz und Genauigkeit weiter zu steigern.
"Unsere Partnerschaft mit DMSFACTORY war ausgezeichnet. Wir standen in ständigem Kontakt, um alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen, und alle Probleme wurden umgehend gelöst. Die Live-Installation verlief reibungslos und es gab keine Probleme. Das hat natürlich die Akzeptanz bei den Mitarbeitern von Anfang an erhöht."
Ronny Hilden, METTEN Stein+Design
Partner
DMSFACTORY
Die Digitalisierung und der tecnische Fortschritt verändern die Welt, in der wir leben und arbeiten. Unsere Mission ist es, Unternehmen dabei zu helfen, die Vortveile dieser Entwicklung für sich zu nutzen. Als zuverlässiger Partner helfen wir unseren Kundlinnen dabei, papierbasierte Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren, um flexibler, effizienter und sicherer arbeiten zu können.
Kontakt
DMSFACTORY
[email protected]
+49 6074 86546-0
Warum M-Files?
M-Files ist die führende Plattform für die Automatisierung von Wissensarbeit. Mit der Plattform M-Files können Wissensarbeiter Informationen schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files verfügt über eine innovative metadatengesteuerte Architektur, eine eingebettete Workflow-Engine und fortschrittliche künstliche Intelligenz. Dies ermöglicht es den Kunden, das Informationschaos zu beseitigen, die Prozesseffizienz zu verbessern und die Sicherheit und Compliance zu automatisieren.
