Entdeckungen im Garten
Backyard Discovery beschleunigt Change Management im Engineering Change Management die weltweite Zusammenarbeit mit M-Files
Höhepunkte
- Änderungsaufträge wurden bis zu 75 Prozent schneller abgewickelt, wodurch sich die Durchlaufzeiten von ein bis zwei Wochen auf etwa drei Tage verkürzten.
- Die Zugriffszeiten auf Dokumente wurden um mehr als 95 Prozent verkürzt, sodass globale Teams nahezu sofortigen Zugriff auf Zeichnungen, Stücklisten und Montageanleitungen haben.
- Eine einzige, zuverlässige Quelle für technische Dokumentationen, die Unklarheiten bezüglich der Versionen beseitigt und Audits vereinfacht.
- Nahtlose Integration mit ERP-, Produktlebenszyklus- und kundenorientierten Systemen, unterstützt durch eine Azure-basierte Infrastruktur.
Anwendungsfall
Produktinformationsmanagement
Kundeninformationsmanagement
Branche
Fertigung
Land
United States
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Vorstellung
Backyard Discovery entwirft, produziert und vertreibt Produkte für die Freizeitgestaltung und den Lebensstil im Freien, die den Garten in einen Ort verwandeln, an dem Familien zusammenkommen, spielen und sich entspannen können. Das Unternehmen begann mit Spielgeräten aus Holz und hat sein Sortiment rasch um Pavillons, Pergolen, Saunen, Außenküchen und hochwertige Grilllösungen erweitert.
Mit dem Ausbau des Produktportfolios erweiterte Backyard Discovery auch seine weltweite Produktionspräsenz und arbeitete dabei eng mit Partnern in Übersee zusammen, unter anderem in China und Indien. Dieses Wachstum stellte immer höhere Anforderungen an die technische Dokumentation, die Zusammenarbeit sowie die Fähigkeit, Produktänderungen schnell und präzise über Ländergrenzen hinweg zu verwalten.
Die Herausforderungen vor M-Files
Langsamer, fragmentierter Zugriff auf technische Informationen
Vor der Einführung M-Files nutzte Backyard Discovery zur Verwaltung technischer Dokumente zunächst FTP-Server und später ein Citrix-basiertes System zur Dateifreigabe. Diese ordnerbasierten Systeme führten zu erheblichen Reibungsverlusten, insbesondere bei globalen Teams.
Für Produktionspartner im Ausland war der Zugriff auf technische Dokumente langsam und unzuverlässig. Das Herunterladen von Zeichnungen, Stücklisten oder Montageanleitungen dauerte oft mehrere zehn Minuten pro Datei, was die Zusammenarbeit in Echtzeit erschwerte und die Produktivität der Konstruktions- und Fertigungsteams beeinträchtigte.
„Die Kommunikation über die FTP-Seite war sehr, sehr langsam. Es war einfach eine Katastrophe“, sagte Tim Goodwin, CADD-Manager bei Backyard Discovery.
Verwirrung bei den Versionen und Herausforderungen bei der Prüfung
Da es keine strukturierte Versionsverwaltung gab, befanden sich oft mehrere Dokumente mit demselben Namen am selben Speicherort. Die Teams hatten Schwierigkeiten festzustellen, welche Zeichnungen oder Stücklisten für die Produktion freigegeben und aktuell waren.
Änderungsaufträge im Bereich Engineering waren besonders schwer nachzuverfolgen. Änderungen wurden manuell verwaltet, und Rückmeldungen von Fertigungspartnern konnten ein bis zwei Wochen dauern – wenn sie überhaupt eintrafen. Um zu überprüfen, wann eine Änderung umgesetzt wurde, musste man oft E-Mails und unzusammenhängende Kommunikationskanäle durchforsten.
„Die Nachverfolgung unserer technischen Änderungsaufträge war ein Albtraum“, sagte Tim. „Wir wussten nicht, auf welche Bestellung sich eine Änderung bezog oder wann genau sie umgesetzt wurde. Für die Revision war das wirklich mühsam.“
Eine Infrastruktur, die Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Kontrolle einschränkte
Als Backyard Discovery rasch wuchs, hatten die Altsysteme Mühe, Schritt zu halten. Durch ordnerbasierte Zugriffsrechte gelangten Informationen gelegentlich in die Hände unbefugter Nutzer, was das Risiko erhöhte, während der langsame Zugriff über Regionen hinweg die Verzögerungen noch verstärkte.
Das Unternehmen erkannte, dass eine weitere Skalierung auf dieser Infrastruktur diese Herausforderungen nur noch verschärfen würde. Backyard Discovery benötigte eine weltweit zugängliche Lösung, die das Änderungsmanagement im Engineering unterstützen, die Geschwindigkeit erhöhen und eine klare Rückverfolgbarkeit gewährleisten konnte.
„Was mir besonders aufgefallen ist, war die Skalierbarkeit. Wir brauchten eine Lösung, die mit dem Unternehmen mitwachsen, sich in unsere anderen Programme integrieren und länderübergreifend funktionieren kann.“
Tim Goodwin, CADD-Manager, Backyard Discovery
„Wir nutzen M-Files Services nun schon seit einigen Wochen, und es hat sich bereits ausgezahlt. Wir können eine Ansicht aufrufen und sofort erkennen, welche Produkte aus kalkulatorischer Sicht genauer unter die Lupe genommen werden müssen.“
Tim Goodwin, CADD-Manager, Backyard Discovery
Die Lösung mit M-Files
Kontextorientiertes Dokumentenmanagement zur Beseitigung von Reibungsverlusten im Betriebsablauf
Nach der Prüfung mehrerer Dokumentenmanagement-Lösungen entschied sich Backyard Discovery für M-Files, das kontextorientierte Dokumentenmanagementsystem. M-Files durch seine Fähigkeit, global skalierbar zu sein, sich in bestehende Systeme zu integrieren und Informationen kontextbasiert statt nach Ordnern zu organisieren.
„Was mir besonders aufgefallen ist, war die Skalierbarkeit. Wir brauchten eine Lösung, die mit dem Unternehmen mitwachsen, sich in unsere anderen Programme integrieren und länderübergreifend funktionieren kann“, erklärte Tim.
Anstatt sich auf Ordnerpfade zu verlassen, M-Files technische Zeichnungen, Stücklisten, Testdokumente und Änderungsaufträge mithilfe von Metadaten, die verwandte Informationen automatisch miteinander verknüpfen. Dadurch lassen sich Inhalte leicht finden, wiederverwenden und als vertrauenswürdig einstufen, was eine schnellere und zuverlässigere Entscheidungsfindung über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg ermöglicht.
Optimiertes Change Management integrierter Nachvollziehbarkeit
M-Files für Backyard Discovery zur zentralen Informationsquelle für technische Dokumentation und Änderungsmanagement und ersetzte damit fragmentierte Dateifreigaben und manuelle Übergaben. Technische Änderungsaufträge werden nun über strukturierte Workflows verwaltet, die alle relevanten Beteiligten benachrichtigen, Rückmeldungen von Partnern im Ausland erfassen und die Umsetzungstermine klar dokumentieren.
„Wenn wir jetzt einen Änderungsauftrag erteilen, durchläuft dieser einen Workflow, alle sind darüber informiert, alle werden benachrichtigt, und wir erhalten Rückmeldung, sobald die Änderung umgesetzt wurde“, sagte Tim. Diese Transparenz ermöglicht es dem Entwicklungsteam, bessere Entscheidungen zu treffen, beispielsweise Änderungen zu bündeln oder Aktualisierungen zeitlich auf künftige Bestellungen abzustimmen.
Eine einzige, systemübergreifend integrierte Datenquelle
Backyard Discovery nutzt M-Files zentrales System für technische Informationen, während andere Abteilungen weiterhin mit den von ihnen bevorzugten Tools arbeiten können. Die in M-Files gespeicherten Daten M-Files über Azure Blob Storage-Integrationen M-Files nachgelagerte Systeme M-Files .
Diese Integrationen verbinden M-Files ERP-Systemen, Tools für das Produktlebenszyklusmanagement, Kundenservice-Portalen und der für Kunden bestimmten Dokumentation auf der Unternehmenswebsite.
„Auch wenn einige Teams ihre eigene Software nutzen, setzen sie dennoch M-Files ein. Sie nutzen die Informationen in M-Files ihre Systeme zu versorgen, sodass es nicht zu widersprüchlichen Dokumenten kommt“, sagte Tim.
Kontinuierliche Optimierung mit den M-Files Services
Backyard Discovery arbeitet eng mit M-Files Services zusammen, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Nutzung von Metadaten auszuweiten und komplexe Berichtsanforderungen zu erfüllen.
Ein Beispiel hierfür ist die direkte Übernahme von Holzmengen aus Stücklisten in Metadaten, wodurch eine sofortige Berichterstellung für Prognosen, Preisgestaltung und Kostenanalysen ermöglicht wird.
„Wir nutzen das System nun schon seit ein paar Wochen, und es hat sich bereits ausgezahlt“, stellte Tim fest. „Wir können eine Übersicht aufrufen und sofort erkennen, welche Produkte unter Kostenaspekten genauer unter die Lupe genommen werden müssen.“
Das Ergebnis
Änderungsaufträge werden nun innerhalb von Tagen statt Wochen abgewickelt
Durch die Beseitigung von operativen Reibungsverlusten, die durch langsamen Zugriff, Versionsverwirrung und manuelle Änderungsverfolgung verursacht wurden, M-Files Backyard Discovery eine erhebliche Beschleunigung der technischen Umsetzung.
Änderungsaufträge, deren Bearbeitung früher ein bis zwei Wochen dauerte, werden nun in etwa drei Tagen erledigt.
„Wir sind nicht mehr der Engpass“, sagte Tim. „Wir können sogar schneller handeln, als andere Abteilungen Entscheidungen treffen können.“
Nahezu sofortiger Zugriff auf wichtige Dokumente
Globale Teams können nun innerhalb von Sekunden statt Minuten auf Teilzeichnungen, Montageanleitungen und Stücklisten zugreifen. Für Fertigungspartner in China bedeutet dies eine drastische Verkürzung der Wartezeit auf technische Informationen.
Vor der Einführung von M-Files dauerte der Zugriff auf wichtige Dokumente über veraltete Dateifreigabesysteme regelmäßig 10 bis 45 Minuten pro Datei. Mit M-Files sind dieselben Dokumente fast sofort verfügbar, wodurch sich die Zugriffszeiten um mehr als 95 Prozent verkürzen.
Bei Produkten mit Hunderten von Teilen nahmen diese Verzögerungen früher den Großteil des Arbeitstages eines Ingenieurs oder Produktionsplaners in Anspruch. Durch die Eliminierung von Wartezeiten und wiederholten Download-Versuchen verschafft M-Files den Teams in Übersee pro Produktzyklus M-Files einen ganzen Tag an Produktivität zurück.
Das Ergebnis sind eine schnellere Problemlösung, eine verbesserte Reaktionsfähigkeit und eine reibungslosere Zusammenarbeit über alle weltweiten Standorte hinweg.
„Jetzt kann man eine Teilzeichnung im Ausland innerhalb von Sekunden aufrufen. Allein dadurch gewinnen wir einen Tag oder mehr an Produktivität zurück“, erklärte Tim.
„Wir sind nicht mehr der Engpass. Wir können sogar schneller handeln, als andere Abteilungen Entscheidungen treffen können.“
Tim Goodwin, CADD-Manager, Backyard Discovery
Verbesserte Genauigkeit und Selbstbedienung teamübergreifend
Dank einer zuverlässigen Versionsverwaltung und einer intuitiven Suchfunktion können Mitarbeiter aller Abteilungen sicher sein, die richtigen und aktuellen Dokumente zu finden, ohne auf die Unterstützung der Technikabteilung angewiesen zu sein. „Die Leute schicken mir keine E-Mails mehr, um nach Dokumenten zu fragen“, sagte Tim. „Sie finden selbst, was sie brauchen, und wissen, dass es sich um die richtige Version handelt.“
Durch diesen Self-Service-Zugang können sich die Ingenieurteams auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass alle auf der Grundlage verlässlicher Informationen arbeiten.
Eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum
Während Backyard Discovery weiter wächst, M-Files die Flexibilität, neue Benutzer hinzuzufügen, Arbeitsabläufe zu erweitern und neue Funktionen wie KI-gestützte Unterstützung und verbesserte Zusammenarbeit zu nutzen, ohne dass eine Umstellung auf eine neue Plattform erforderlich ist oder die Arbeitsweise der Teams beeinträchtigt wird.
„Was vor drei Jahren noch funktioniert hat, muss heute nicht mehr funktionieren. Mit M-Files können wir das System anpassen, erweitern und an unsere Bedürfnisse anpassen, während wir wachsen“, schloss Tim.
Sehen Sie sich auch das On-Demand-Webinar an
Wie Backyard Discovery betriebliche Reibungsverluste beseitigte und globale Engineering-Arbeitsabläufe beschleunigte
In dieser On-Demand-Veranstaltung M-Files Tim Goodwin, CADD-Manager bei Backyard Discovery, und Kelsey Doughten, Senior Product Marketing Manager im Bereich Fertigung bei M-Files , wie Backyard Discovery operative Reibungsverluste beim Änderungsmanagement im Konstruktionsbereich beseitigt und messbare Verbesserungen in Bezug auf Geschwindigkeit, Effizienz und Compliance erzielt hat.
Sehen Sie sich die On-Demand-Veranstaltung anund erfahren Sie, wie „Context-First Document Management“ Fertigungsteams dabei hilft, Konstruktionsprozesse zu beschleunigen, die Governance zu stärken und eine Grundlage für vertrauenswürdige KI und skalierbares Wachstum zu schaffen.
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