Von der Dokumentenfreigabe bis zur Freigabebereitschaft: KI an der Qualitätssicherung

Wir alle kennen das: Man findet die endgültige (oder wirklich endgültige) Version eines Dokuments und fragt sich, ob es sich tatsächlich um die genehmigte Fassung handelt. Für Hersteller und andere Organisationen, die kontrollierte Prozesse verwalten, kann diese Frage weitreichende Konsequenzen haben.

Eine Produktrevision kann von mehreren zusammenhängenden Dokumenten abhängen. Ein Qualitätssicherungsprozess kann die Unterzeichnung eines Dokuments erfordern, bevor die Arbeit fortgesetzt werden kann. Einem eingereichten Dokument fehlt möglicherweise eine erforderliche Seite oder ein Stempel. Oberflächlich betrachtet mag alles bereit erscheinen, doch ein übersehenes Detail birgt das Potenzial, erhebliche Nacharbeiten, Verzögerungen oder Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften nach sich zu ziehen.

Um festzustellen, ob alle erforderlichen Bedingungen und Genehmigungen erfüllt sind, müssen Organisationen verstehen, was vorhanden ist, beurteilen, ob die Informationen bereit sind, und handeln, falls etwas fehlt.

Hier kann ein M-Files Quality and Release Readiness Agent den Prozess verändern.

Die Kosten von „Fast fertig“

Qualitätsprozesse hängen von Präzision ab.

Bevor ein Vorgang von einer Phase zur nächsten übergeht, müssen die Mitarbeiter möglicherweise mehrere Informationen überprüfen: Sind alle erforderlichen Dokumente vorhanden? Ist der erforderliche Stempel vorhanden? Fehlt etwas?

Die Überprüfung dieser vergleichsweise einfachen Fragen in Hunderten oder Tausenden von Dokumenten und Prozessen verursacht einen erheblichen manuellen Aufwand. Die Problematik verschärft sich noch, wenn die Einsatzbereitschaft von den Beziehungen zwischen den Dokumenten abhängt.

Betrachten wir folgendes Beispiel: Eine Stückliste kann drei zugehörige Dokumente enthalten. Alle drei Dokumente sind vorhanden, sodass das Paket auf den ersten Blick vollständig erscheint. Allerdings wurden erst zwei Dokumente freigegeben. Eine alleinige Überprüfung der Dokumentenpräsenz könnte dazu führen, dass die Arbeit vorzeitig fortgesetzt wird.

Lernen Sie den M-Files-Qualitäts- und Release-Readiness-Agenten kennen.

Ein Quality and Release Readiness Agent (ein kundenspezifischer Manufacturing M-Files Custom Agent) kann als intelligente Überprüfung innerhalb eines dokumentengesteuerten Prozesses dienen und die relevanten Informationen zu dem Zeitpunkt analysieren, an dem eine Bereitschaftsentscheidung getroffen werden muss.

Der Agent kann

• Prüfen Sie, ob die erforderlichen Dokumente vorhanden sind und sich im entsprechenden Genehmigungsstatus befinden.
• Prüfen Sie den Inhalt, um festzustellen, ob eine erforderliche Unterschrift oder ein Stempel tatsächlich vorhanden ist.
• Prüfen Sie, ob erwartete Seiten zu fehlen scheinen.

Ziel ist es, die wichtige Frage „Ist das Projekt bereit für die nächste Phase?“ zu beantworten. Lautet die Antwort „Ja“, wird der Workflow fortgesetzt. Ist eine erforderliche Bedingung nicht erfüllt, wird ein Mitarbeiter zur Überprüfung des Problems hinzugezogen.

Der Prozess lässt sich in drei Phasen unterteilen.

1. Wichtig: Zunächst analysiert der Agent die Dokumente und ihren Kontext. Welche Dokumente sind mit diesem Prozess verknüpft? In welchem ​​Zustand befinden sie sich? Ist ein erforderliches Element im Inhalt enthalten? Sind die für den nächsten Schritt benötigten Informationen tatsächlich vorhanden? Diese Unterscheidungen sind wichtig, da das Hochladen eines Dokuments nicht automatisch bedeutet, dass die zugrunde liegenden Anforderungen erfüllt sind.
2. Richter: Anschließend wendet der Sachbearbeiter die vordefinierten Anforderungen der Organisation an. Beispielsweise müssen drei zusammengehörige Dokumente genehmigt sein, bevor eine Überarbeitung erfolgen kann. Möglicherweise ist für ein bestimmtes Dokument eine Unterschrift erforderlich. Ein anderer Prozess erfordert unter Umständen einen Stempel auf einer eingereichten Datei. Der Sachbearbeiter prüft die Ergebnisse anhand dieser definierten Kriterien. Wiederholbare Prüfungen beschleunigen die Prozesse und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.
3. Aktion: Abschließend reagiert der Workflow auf die Beurteilung. Sind alle Anforderungen erfüllt, wird die Bearbeitung fortgesetzt. Fehlt eine Unterschrift, kann das Dokument zur Überprüfung zurückgesendet werden. Ist eine andere Anforderung nicht erfüllt, wird die zuständige Person benachrichtigt.

Mit diesem kundenspezifischen Agenten wird die Qualitätsprüfung Teil des Arbeitsablaufs und nicht zu einer manuellen Aufgabe, die den Arbeitsablauf ergänzt. Dadurch werden Fehler denjenigen Personen angezeigt, die für deren Behebung zuständig sind.

Künstliche Intelligenz dort einsetzen, wo Entscheidungen getroffen werden

Agentische Qualitätsprozesse müssen relevante Informationen verstehen, diese Informationen anhand definierter Anforderungen bewerten und das Ergebnis nutzen, um die nächsten Schritte festzulegen.

Der kontextorientierte Ansatz von M-Files verknüpft Dokumente mit den Personen, Projekten und Prozessen, die sie umgeben. Ein Qualitätsnachweis steht in Zusammenhang mit einem Prozess. Eine Genehmigung ist mit einer Freigabeentscheidung verknüpft. Dieser Kontext bildet eine wichtige Grundlage für die Integration von KI in dokumentenintensive Arbeitsabläufe. Die benutzerdefinierten Agenten von M-Files sorgen dafür, dass KI nicht länger nur eine Randerscheinung ist, sondern aktiv in Entscheidungsprozesse eingreift und den Arbeitsablauf steuert – oder ihn stoppt, wenn die Dokumente noch nicht fertiggestellt sind.